नौसिखिए क्लर्क के लिए, आने वाले पत्राचार का डिज़ाइन ताकत की परीक्षा हो सकता है। हालाँकि, जैसे ही प्रक्रिया को सरल और समझने योग्य चरणों में विभाजित किया जाता है, यह कार्य दिवस का एक अगोचर हिस्सा बन जाता है।
अनुदेश
चरण 1
संगठन द्वारा प्राप्त सभी दस्तावेजों को उसी दिन पंजीकृत किया जाना चाहिए, भले ही वे वहां कैसे पहुंचे (ई-मेल द्वारा, कूरियर द्वारा, फैक्स द्वारा, आदि)। ई-मेल मुद्रित होने चाहिए, टेलीफोन संदेशों को रिकॉर्ड किया जाना चाहिए।
चरण दो
जर्नल का कॉलम # 1 प्रत्येक दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख को इंगित करता है। कॉलम # 2 - इसकी पंजीकरण संख्या। संख्या को प्राप्ति के क्रम में असाइन किया गया है, प्रत्येक कैलेंडर वर्ष एक से शुरू होता है। फिर प्रत्येक वितरित दस्तावेज़ की जाँच की जाती है: क्या यह सही ढंग से वितरित किया गया था, क्या पैकेज बरकरार है। यदि यह "व्यक्तिगत रूप से" चिह्नित नहीं है, तो लिफाफा या बैग खोला जाता है और सामग्री की जांच की जाती है। यदि कोई माल है, तो वे इसकी जांच करते हैं। यदि कुछ निर्दिष्ट दस्तावेज गायब हैं, तो आपको एक उपयुक्त अधिनियम तैयार करना होगा, और "नोट्स" अनुभाग में आने वाले पत्राचार के जर्नल में एक नोट डालना होगा। संलग्नक के साथ चादरों की संख्या कॉलम संख्या 3 में इंगित की गई है।
चरण 3
पत्राचार का प्रकार कॉलम संख्या 4 में दर्ज किया गया है। यह एक अनुरोध, एक सुलह रिपोर्ट, एक पत्र, एक प्रमाण पत्र, एक तार, एक अधिसूचना आदि हो सकता है। अगले दो कॉलम प्रेषक और पत्र के आउटगोइंग नंबर को इंगित करते हैं।
चरण 4
शिपमेंट का सारांश कॉलम संख्या 7 में दर्शाया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, "एए इवानोव के ऋण पर एक प्रमाण पत्र के प्रावधान पर। बैंक "या" वीवी सिदोरोवा के वेतन की पुनर्गणना के लिए आवेदन "।
चरण 5
फिर पत्राचार को संबोधित करने वालों को सौंप दिया जाता है, और संकल्प प्राप्त करने के बाद, इसे कॉलम नंबर 8 में दर्ज किया जाता है, जो अगले दो निष्पादकों और दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा को दर्शाता है। नोट्स इंगित करते हैं कि दस्तावेज़ निष्पादित किया गया है और जहां इसे दायर किया गया है।
