संगठन में प्रवेश करने वाले दस्तावेज़ लेखांकन के अधीन हैं। आमतौर पर आने वाले पत्रों को दर्ज करना कार्यालय का काम होता है, लेकिन छोटी टीमों में यह जिम्मेदारी अक्सर सचिव को सौंपी जाती है। पत्राचार प्रसंस्करण की विधि, एक नियम के रूप में, कार्यालय के काम के लिए आंतरिक निर्देशों में विस्तार से वर्णित है। यदि यह अनुपस्थित है, तो नए दस्तावेजों को संसाधित करते समय, आपको कार्यों के एक निश्चित क्रम का पालन करना होगा।
ज़रूरी
- - आने वाले पत्राचार के पंजीकरण की पत्रिका;
- - टिकट "आने वाले पत्र"।
निर्देश
चरण 1
आने वाले पत्राचार को स्वीकार करें और क्रमबद्ध करें। विशेष चिह्न वाले पत्रों को छोड़कर, सभी पत्रों को खोलने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, "व्यक्तिगत रूप से प्रबंधक को" या "गोपनीय", आदि। लिफाफा फेंकने के लिए जल्दी मत करो, पहले जांच लें कि पाठ में वापसी का पता इंगित किया गया है या नहीं। पंजीकरण के लिए लेखांकन दस्तावेजों (चालान, चालान), बधाई, विज्ञापन सामग्री की आवश्यकता नहीं होती है।
चरण 2
आने वाले पत्राचार के लॉग में प्राप्त पत्रों की जानकारी दर्ज करें। यह इलेक्ट्रॉनिक या पारंपरिक (कागज) हो सकता है। इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म भरते समय, प्रोग्राम डेवलपर्स की सिफारिशों का पालन करें। कंप्यूटर सिस्टम लिपिकीय कार्य की सुविधा देता है, आपको आवश्यक जानकारी को जल्दी से खोजने में मदद करता है। हालांकि, उनमें एकीकरण महत्वपूर्ण है, जानकारी दर्ज करने के नियमों का कड़ाई से पालन करना, अन्यथा दस्तावेज़ डेटाबेस में खो सकता है।
चरण 3
एक प्रिंटिंग हाउस में एक पारंपरिक लॉगबुक खरीदें या इसे स्वयं A4 नोटबुक में व्यवस्थित करें। इसके लिए मुख्य आवश्यकता खोज में आसानी, स्पष्टता और भरने की सटीकता है। एक जर्नल को निम्नलिखित कॉलम वाली तालिका के रूप में रखना सुविधाजनक है: 1. पंजीकरण की तारीख। प्राप्ति के दिन आने वाले पत्रों पर विचार करें और शाम को उन्हें प्रबंधक के पास विचार के लिए प्रस्तुत करें, जब तक कि संगठन ने एक अलग प्रक्रिया नहीं अपनाई हो; पंजीकरण संख्या। इस दस्तावेज़ विशेषता में प्राप्त पत्र के फ़ाइल-केस "आने वाले दस्तावेज़" (संगठन के मामलों के अनुमोदित नामकरण के अनुसार) और सीरियल नंबर (कैलेंडर वर्ष की शुरुआत से) की संख्या शामिल है। उदाहरण के लिए, "नंबर 01-12-273", जहां 01-12 मामले की नामकरण संख्या है, 273 अक्षर की अद्वितीय संख्या है। इलेक्ट्रॉनिक सहित, बाद में प्राप्त प्रतियों की संख्या की परवाह किए बिना, सभी प्राप्त पत्राचार एक बार पंजीकृत किए जाते हैं; 3. पत्र के लेखक (संगठन, व्यक्ति), उदाहरण के लिए, "Vstrecha LLC" या "क्षेत्रीय प्रशासन, उप प्रमुख वी.एस. सिदोरोव", आदि। 4. दस्तावेज़ का विषय। आप इस कॉलम को पत्र के शीर्षक से जानकारी भर सकते हैं या इसे पढ़ने के बाद संक्षेप में मुख्य विचार तैयार कर सकते हैं। इस तरह से लिखें कि बाद में आप आसानी से याद रख सकें कि कौन सा दस्तावेज़ प्रश्न में है और अपने सहयोगियों को समझाएं। उदाहरण के लिए, "परिवहन सेवाओं के लिए एक अनुबंध के समापन पर" या "12.12.2011 से पहले आयकर पर सूचना के प्रावधान पर", आदि; 5. निष्पादक। प्रबंधक का वीजा प्राप्त करने के बाद बॉक्स भरें। उस व्यक्ति का नाम दर्ज करें जो प्रतिक्रिया तैयार करेगा। यहां नियत तारीख नोट करें। अत्यावश्यक पत्र के उत्तर की तिथि को हाइलाइट या रेखांकित करें। टिप्पणियाँ। यहां आप प्रबंधक के आदेश की पूर्ति पर नोट्स बना सकते हैं, या पत्र में महत्वपूर्ण अनुलग्नकों की उपस्थिति का संकेत दे सकते हैं, या उन प्रतियों की संख्या को चिह्नित कर सकते हैं जो कर्मचारियों के पास काम पर हैं।
चरण 4
जैसा आप उचित समझें तालिका को पूरा करें। उदाहरण के लिए, दस्तावेजों की सुरक्षा के डर से, पत्र प्राप्त करते समय ठेकेदार के हस्ताक्षर के लिए बॉक्स का चयन करें। हालांकि, अत्यधिक वर्बोज़ प्रविष्टियों के साथ जर्नल और स्वयं को अधिभारित न करें। दस्तावेज़ में सभी आवश्यक जानकारी है, पंजीकरण फॉर्म केवल उस पर काम के चरण का पता लगाने में मदद करते हैं।
चरण 5
सभी पत्रों पर एक विशेष मुहर लगाएं, जो पत्राचार के प्रकार को इंगित करता है - "आने वाली"। प्रिंट दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ के निचले दाएं कोने में होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि प्रिंट टेक्स्ट को ओवरलैप नहीं करता है। मैन्युअल रूप से प्रिंट लाइन में सीरियल नंबर और प्राप्ति की तारीख दर्ज करें।
