संचार चैनलों की प्रचुरता के बावजूद, व्यावसायिक संपर्कों के लिए ई-मेल सबसे विश्वसनीय बना हुआ है। मौखिक संपर्क से पहले इसका स्पष्ट नुकसान यह है कि प्राप्तकर्ता केवल पत्र को अनदेखा कर सकता है। शून्य में न लिखने के लिए, व्यावसायिक ईमेल पत्राचार के नियमों को जानना महत्वपूर्ण है।
विषय सिर है
इलेक्ट्रॉनिक व्यापार पत्राचार की प्रभावशीलता काफी हद तक सही विषय पर निर्भर करती है। भेजे गए संदेशों की सूची के माध्यम से स्क्रॉल करने के बाद, प्राप्तकर्ता संभवतः अधिक महत्वपूर्ण शीर्षकों को वरीयता देते हुए, कार्य दिवस के अंत में एक विषय के बिना एक पत्र छोड़ देगा।
"अलेक्जेंडर से", "विटाली के लिए" और अन्य सार शीर्षकों के प्रारूप में विषय केवल तभी उपयुक्त होते हैं जब प्राप्तकर्ता एक पत्र की प्रतीक्षा कर रहा हो और हाल की बातचीत में महत्वपूर्ण जानकारी के आसन्न भेजने के बारे में सूचित किया गया हो। अन्य सभी मामलों के लिए, ऐसे विषय दुर्भाग्यपूर्ण हैं। वे अपील के कारण, पत्र के सार और महत्व को नहीं दर्शाते हैं।
२-४ शब्दों का सुपरिभाषित वाक्य एक अच्छा विषय माना जाता है। उदाहरण के लिए: "अनुमोदन के लिए ड्राफ्ट रिपोर्ट", "एलएलसी से वाणिज्यिक प्रस्ताव" बिजनेस-ट्रेड "," स्लेट की आपूर्ति पर "," स्लेट। विचार के लिए प्रस्ताव "।
अपील का उद्देश्य चाहे जो भी हो, पत्र के लेखक को ध्यान आकर्षित करने में सावधानी बरतनी चाहिए। तो, नोट "तत्काल!", "निदेशक व्यक्तिगत रूप से", "महत्वपूर्ण!" विषय पंक्ति में केवल उन मामलों में इंगित किया जाना चाहिए जहां संदेश का वास्तव में अत्यधिक महत्व है, और न केवल प्रेषक के लिए, बल्कि प्राप्तकर्ता के लिए भी। यदि एक ही संपर्क व्यक्ति के प्रत्येक पत्र के साथ ध्यान के अनुचित संकेत हैं, तो प्राप्तकर्ता उनका जवाब देना बंद कर देगा, और चरम मामलों में, उन्हें काली सूची में भेज देगा या अधीनस्थों को पुनर्निर्देशित कर देगा।
अपील
ईमेल एक संदेश से शुरू होना चाहिए। प्राप्तकर्ता के पूरे नाम का उपयोग करना और उन्हें त्रुटियों के बिना लिखना अनिवार्य है। एक चौकस अभिभाषक जिसने अपने नाम में वर्तनी की गलती देखी, वह निश्चित रूप से अपील के लेखक और संवाद जारी रखने में रुचि खो देगा।
ऐसा होने से रोकने के लिए, सामूहिक मेलिंग के साथ भी, आपको इसे भेजने से पहले कवर लेटर के टेक्स्ट को प्रूफरीड करने की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए। जटिल उपनामों को संबोधित करते समय, अक्सर मामले के अंत में त्रुटियां छिप सकती हैं। प्राप्तकर्ता की स्थिति के बावजूद, नाम और संरक्षक द्वारा आवेदन करना अधिक सही है, यदि वे ज्ञात नहीं हैं, तो पारंपरिक रूप से तटस्थ निर्माणों का उपयोग करने की अनुमति है: "शुभ दोपहर", "हैलो"। यदि लेखक और पत्र का प्राप्तकर्ता अलग-अलग समय क्षेत्रों में रहते हैं, तो निम्नलिखित अपील की अनुमति है: "अच्छे दिन", "अच्छे घंटे"।
अपने और दूसरों के समय की सराहना करें
ईमेल छोटा, स्पष्ट और कष्टप्रद या अनावश्यक विवरण से रहित होना चाहिए। यह गुण उन मामलों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जहां इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार व्यावसायिक सहयोग की शुरुआत के रूप में कार्य करता है, न कि इसकी निरंतरता।
अपील के पहले पैराग्राफ में, लेखक को अपना परिचय देना चाहिए यदि पत्राचार पहले नहीं किया गया था या लंबे समय से बाधित था। इसके लिए इष्टतम डिजाइन पारंपरिक वाक्यांश है: "आप व्यापार व्यापार के एक कर्मचारी वसीली कुज़नेत्सोव के बारे में चिंतित हैं। मैं एक चैनल की आपूर्ति के प्रस्ताव पर विचार करने के बारे में अपनी बातचीत जारी रखना चाहता हूं।"
इसके अलावा, प्रस्ताव को यथासंभव संक्षिप्त रूप से प्रस्तुत किया जाना चाहिए और सूचना के विस्तारित स्रोत के रूप में, पत्र के साथ एक वाणिज्यिक प्रस्ताव संलग्न किया जाना चाहिए।
एक वाक्य में सभी पूर्ण विचारों को तार्किक रूप से पैराग्राफ में विभाजित किया जाना चाहिए, सूचियों को दर्ज किया जाना चाहिए, बोल्ड हाइलाइटिंग और अंडरलाइनिंग का उचित उपयोग किया जाना चाहिए, जिससे पाठक की जानकारी की धारणा में सुधार होता है और विषय में डूबने का समय कम हो जाता है। आमतौर पर, एक ईमेल में शायद ही कभी 3-5 से अधिक पैराग्राफ होते हैं।
अंतिम निर्माण
ईमेल को इस शैली में अलविदा कहना उचित है: "शुभकामनाओं के साथ, …", "ईमानदारी से, …", आदि। लेकिन "हमेशा तुम्हारा, …" जैसे विदाई शब्दों के साथ।, आपको यथासंभव सावधान रहना चाहिए, क्योंकि अनौपचारिक स्वर और अत्यधिक अभिसरण प्राप्तकर्ता के लिए अस्पष्ट हो सकते हैं।
हस्ताक्षर संपर्क विवरण के साथ होना चाहिए। फोन नंबर, फैक्स, प्रतिनिधित्व किए जा रहे संगठन की आधिकारिक वेबसाइट, साथ ही एक बैकअप ई-मेल पता इंगित करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि प्राप्तकर्ता पत्र में ही संपर्क पता देखता है।
दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया में आने वाले विचारों को पोस्टस्क्रिप्ट में औपचारिक रूप नहीं दिया जाना चाहिए। जैसा कि आप जानते हैं, लेखन के लिए विलंबित विचारों की ऐसी अभिव्यक्ति केवल व्यक्तिगत पत्राचार में ही उपयुक्त है। और इलेक्ट्रॉनिक टाइपिंग आपको किसी भी समय अपील की टेक्स्ट सामग्री को संशोधित करने की अनुमति देती है। एक पत्र में प्रयोग करें पी.एस. प्राप्तकर्ता द्वारा नकारात्मक रूप से माना जा सकता है, जो बिना कारण के नहीं, यह सोच सकता है कि पताकर्ता ने पत्र में अतिरिक्त जानकारी को सामंजस्यपूर्ण रूप से शामिल करने के लिए समय लिया और खुद को एक त्वरित पोस्टस्क्रिप्ट तक सीमित रखने का फैसला किया।
