कभी-कभी जो लोग व्यावसायिक संचार के लिए पत्रों का उपयोग करते हैं, वे खुद से पूछते हैं कि क्या किसी भी तरह से पता करने वाले के निर्णय को प्रभावित करना संभव है। कुछ लोग सोचते हैं कि यह असंभव है; अन्य लोग सकारात्मक में प्रश्न का उत्तर देते हैं। कौन सही है? व्यापार पत्राचार एक बहुत ही नाजुक काम है। पत्र भरने के बाद, आपको पता करने वाले के प्रति सम्मान दिखाना चाहिए, सही और विनीत होना चाहिए! आप किसी व्यक्ति को कागज के माध्यम से प्रभावित कर सकते हैं, लेकिन इसके लिए आपको कुछ नियमों का पालन करने की आवश्यकता है।
मनोवैज्ञानिक संपर्क स्थापित करना
व्यावसायिक पत्राचार में मनोवैज्ञानिक संपर्क बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि इसकी अनुपस्थिति में सहयोग लगभग असंभव है। "प्रिय" शब्द का उपयोग करके संबोधित करने वाले को संबोधित करना सुनिश्चित करें। हेडर में शब्दों को कभी भी संक्षिप्त न करें। यही है, यदि आप उस व्यक्ति को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, तो आप "प्रिय श्री पेट्रोव" के रूप में आवेदन कर सकते हैं, न कि "यूवी। श्री पेट्रोव "।
यदि आप पहले किसी व्यक्ति से मिले हैं और अपने काम से संबंधित कुछ विषयों के बारे में बात की है, तो इस तथ्य का परिचय में उपयोग करना सुनिश्चित करें। यदि आप प्राप्तकर्ता से परिचित नहीं हैं, तो उसकी कंपनी के बारे में पूछताछ करें।
परिचय का एक उदाहरण।
1. प्रिय पेट्र पेट्रोविच! इस साल 12 अक्टूबर को अंगारा रेस्तरां में हुई एक व्यावसायिक बैठक में, हमने लघु व्यवसाय निवेश के विषय पर चर्चा की।
2. प्रिय श्री पेट्रोव! हमें पता चला है कि आपकी कंपनी बैंड आरी के उत्पादन में इरकुत्स्क क्षेत्र में अग्रणी है। हमारी कंपनी आरा मिलों के उत्पादन में लगी हुई है। हम भविष्य में आपके साथ सहयोग करना चाहते हैं।
यदि आप इस बात से अवगत हो जाते हैं कि संगठन का मुखिया अपनी प्रतिष्ठा को लेकर बहुत चिंतित है और भागीदारों की तलाश में है, तो आप उससे सलाह ले सकते हैं। ऐसा व्यक्ति मदद के लिए सहर्ष सहमत होगा, क्योंकि आप कंपनी की प्रतिष्ठा को प्रभावित कर सकते हैं। ऐसे संगठन के साथ सहयोग करना बहुत सुविधाजनक है, क्योंकि प्रबंधक अनुबंध की सभी शर्तों को पूरा करने का प्रयास करेगा, ताकि नकारात्मक समीक्षा अर्जित न करें।
तर्क और तथ्य ढूँढना
एक ग्राहक को यह समझाने के लिए कि आप सही हैं, आपको तर्क खोजने होंगे। वे मध्यम, मजबूत और मजबूत हैं। मनोवैज्ञानिक एक पत्र की रचना करते समय निम्नलिखित क्रम का पालन करने की सलाह देते हैं: मजबूत - मध्यम - सबसे मजबूत।
मजबूत लोगों में निम्नलिखित तर्क शामिल हैं:
- प्रस्तुति में बैंड आरी के उत्पादन के लिए उपकरणों में नवीनतम विकास की सुविधा होगी।
- प्रस्तावित उपकरणों की कीमत बाजार मूल्य से 30% कम होगी।
औसत तथ्यों में शामिल हैं:
- प्रस्तुति में भाग लेने वालों के पास नए उपकरणों को काम करते हुए देखने का अवसर होगा, साथ ही साथ उपकरणों के संचालन के बारे में सलाह लेने का भी अवसर होगा।
- प्रस्तावित उपकरणों की वारंटी में 2 साल की वृद्धि की जाएगी।
मजबूत लोगों में निम्नलिखित तर्क शामिल हैं:
- प्रस्तुति के अंत में, एक प्रचार होगा, जिसके प्रतिभागी उपकरण खरीदते समय दूसरा पूरी तरह से निःशुल्क प्राप्त कर सकेंगे।
पता करने वाले की समस्या का पता लगाना
कुछ प्रस्तावित करने से पहले, ऐसा कारण खोजने का प्रयास करें जो पाठक को आपकी सेवाओं का उपयोग करने या आपसे कोई उत्पाद खरीदने के लिए प्रेरित करे। उदाहरण के लिए, आप माल ढुलाई सेवा प्रदान करते हैं। पता करने वाले के काम का ध्यानपूर्वक अध्ययन करें, उसकी असंतोष की पहचान करें। ऐसा करने के लिए, आप एक "जासूस" भेज सकते हैं। आप यह भी पता लगा सकते हैं कि वह किस कंपनी का इस्तेमाल करता है। फिर ट्रकिंग करने वाले संगठन के नकारात्मक पहलुओं का पता लगाएं। किसी तृतीय पक्ष के साथ कार्य करते समय उत्पन्न होने वाली समस्या की पहचान करने का प्रयास करें।
यदि आप ऐसे उपकरण की पेशकश करते हैं जो प्राप्तकर्ता द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरण से बेहतर है, तो इसके बारे में पत्र में लिखना सुनिश्चित करें, इस तथ्य का जिक्र करते हुए कि आपके उपकरणों के साथ उत्पादन की मात्रा में नाटकीय रूप से वृद्धि होगी।
विचार तैयार करना
अपने विचारों को सही ढंग से तैयार करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, मनोवैज्ञानिक सलाह देते हैं कि व्यावसायिक पत्राचार में "नहीं" और "न ही" कण का उपयोग न करें।
उदाहरण।
गलत मुहावरा: 12 अक्टूबर को हमारी प्रदर्शनी में जाने से आपको कोई नुकसान नहीं होगा।
सही मुहावरा: 12 अक्टूबर को हम आपको अपनी प्रदर्शनी में देखकर प्रसन्न होंगे।
पत्र डिजाइन
आपकी कंपनी को संबोधित करने वाले का रवैया आउटगोइंग पत्राचार के डिजाइन पर निर्भर करता है। व्यावसायिक पत्राचार में कॉर्पोरेट लेटरहेड का उपयोग शामिल है। आपको फ़ॉन्ट और आकार के साथ प्रयोग नहीं करना चाहिए, मानकों को चुनना बेहतर है, यानी टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट और आकार 12। भले ही ये छोटी चीजें हैं, लेकिन मनोवैज्ञानिक स्तर पर, इसका व्यक्ति पर बहुत प्रभाव पड़ता है!
