व्यावसायिक पत्राचार कई उत्पादन प्रक्रियाओं का एक अभिन्न अंग है। इसमें एक महत्वपूर्ण स्थान पर नियंत्रण करने वाले सहित विभिन्न संगठनों की आधिकारिक अपीलों के जवाब हैं। ऐसे पत्रों के लिए, एक आधिकारिक व्यावसायिक शैली की आवश्यकता होती है, यह काफी स्वीकार्य है, इसके अलावा, नौकरशाही मोड़ बेहतर हैं। उनमें भावनाओं के लिए कोई जगह नहीं है, भले ही आपके द्वारा प्राप्त अपील के दावे अनुचित हों।
ज़रूरी
- - एक कंप्यूटर;
- - इंटरनेट का उपयोग या प्रिंटर;
- - कंपनी का पत्रशीर्ष;
- - पता करने वाले के कार्यालय में मेल, कूरियर या व्यक्तिगत यात्रा (सभी मामलों में नहीं);
- - उस पत्र का पाठ जिसका आप उत्तर दे रहे हैं।
अनुदेश
चरण 1
अपनी प्रतिक्रिया लिखने के लिए लेटरहेड का प्रयोग करें। पत्र को एक आउटगोइंग नंबर निर्दिष्ट करना न भूलें, इसे सचिव या कार्यालय में पंजीकृत करें और तारीख डालें।
चरण दो
उस व्यक्ति को उत्तर संबोधित करें जिसके हस्ताक्षर पत्र के नीचे हैं। आमतौर पर यह आद्याक्षर के साथ शीर्षक और उपनाम का प्रतिनिधित्व करता है। उसका नाम और मध्य नाम जानने की कोशिश करें। इसे इंटरनेट या फोन कॉल का उपयोग करके सीधे उस संगठन से करें जिससे पत्र आया था। आमतौर पर आधिकारिक पत्र के निचले भाग में कलाकार का उपनाम और उसका फोन नंबर दर्शाया जाता है। जरूरत पड़ने पर यह जानकारी आगे की बातचीत के लिए उपयोगी होगी। हालाँकि, उत्तर उस व्यक्ति के नाम पर निर्देशित किया जाना चाहिए जिसके हस्ताक्षर आपके पास आई अपील के तहत हैं। उत्तर के "हेडर" में उनके आद्याक्षर पर्याप्त हैं। लेकिन पत्र नाम और संरक्षक के पते से शुरू होना चाहिए: "प्रिय इवान इवानोविच!"
चरण 3
अपने उत्तर की शुरुआत में, पत्र के आउटपुट डेटा को इंगित करें। आमतौर पर, आधिकारिक अपील में एक आउटगोइंग नंबर होता है, तारीख अनिवार्य है। पहले वाक्यांश के आम तौर पर स्वीकृत शब्द: "आपके पत्र के जवाब में (अपील, सूचना अनुरोध, दावा, शिकायत - स्थिति के आधार पर) नहीं। ऐसे और ऐसे नंबर से, हम इसे आवश्यक मानते हैं (विकल्प - हम कर सकते हैं) निम्नलिखित की रिपोर्ट करें।"
चरण 4
फिर पत्र में दिए गए प्रश्नों के उत्तर उसी क्रम में दें जिस क्रम में वे उसमें दिए गए हैं।
चरण 5
यदि, आपकी राय में, पत्र के लेखक द्वारा व्यक्तिगत रूप से या आपके संगठन के खिलाफ किए गए कोई भी दावे या दावे गैरकानूनी हैं, तो यह इंगित करें कि वे संतुष्ट नहीं हो सकते हैं और वर्तमान कानून के प्रावधानों का जिक्र करते हुए इसका कारण बताते हैं, जो आपके राय, विरोधाभास।
चरण 6
अपने उत्तर के अंत में "सादर" वाक्यांश का प्रयोग करें। आपको ऐसा करना होगा, भले ही आपको लगता है कि पता करने वाला सम्मान के योग्य नहीं है। हालाँकि, इस राय को प्रदर्शित करने की कोई आवश्यकता नहीं है। अपना शीर्षक, उपनाम और आद्याक्षर भी शामिल करना न भूलें। यदि आप एक कागजी प्रतिक्रिया प्रस्तुत कर रहे हैं, तो कृपया उसके नीचे अपना हस्ताक्षर करें।
