कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के युग में, साझेदार तेजी से दूर से संवाद करते हैं, व्यक्तिगत बैठकों और बातचीत में समय बर्बाद नहीं करना पसंद करते हैं। इसलिए, यह आश्चर्य की बात नहीं है कि आधुनिक प्रबंधक के जीवन में कार्य पत्राचार का कोई छोटा महत्व नहीं है। इसे सही रखना हर ऑफिस वर्कर का काम होता है।
अनुदेश
चरण 1
यदि काम पर आपको ग्राहकों या आपूर्तिकर्ताओं के साथ संवाद करना है, तो निश्चित रूप से, आपको अक्सर औपचारिक पत्र लिखना पड़ता है। यह उतना आसान नहीं है जितना पहली नज़र में लगता है: व्यावसायिक पत्राचार कई नुकसानों से भरा होता है, जिन्हें एक सक्षम भागीदार के रूप में अपनी प्रतिष्ठा बनाए रखने के लिए दरकिनार किया जाना चाहिए। यदि व्यापार पत्राचार की कला में पाठ्यक्रम लेना संभव नहीं है, तो नीचे दिए गए नियमों का पालन करें।
चरण दो
आधिकारिक पत्र पंजीकृत होना चाहिए। इसे संकलित करना शुरू करने से पहले ऐसा करें और इसके लिए दिए गए स्थान में नंबर डालें (आमतौर पर ऊपरी बाएं कोने में, कंपनी के लोगो के नीचे, यदि कोई हो)। ऊपरी दाएं कोने में पताकर्ता निर्दिष्ट करें। शीर्षक से शुरू करें, फिर अंतिम नाम डालें (या अंतिम नाम यदि पत्र एक से अधिक लोगों के लिए अभिप्रेत है)। पदों को एक पदानुक्रमित क्रम में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए, अर्थात। पहले आता है, उदाहरण के लिए, निदेशक, फिर उसके डिप्टी, फिर सेवाओं और विभागों के प्रमुख।
प्राप्तकर्ताओं के नाम के तहत, प्रेषक का शीर्षक और नाम इंगित करें। मत भूलो: इस मामले में "से" पूर्वसर्ग का उपयोग नहीं किया जाता है; यह सामान्य गलतियों में से एक है! इसके बाद, पत्र के विषय और इसे संकलित करने की तारीख का संकेत दें। पत्र के विषय को यह स्पष्ट करना चाहिए कि यह दस्तावेज़ किस बारे में बात करेगा; इसे स्पष्ट और स्पष्ट रूप से बताएं।
चरण 3
पत्र का पाठ एक अपील के साथ शुरू होता है। यदि यह एक व्यक्ति को संबोधित है, तो पहले नाम और संरक्षक या वैकल्पिक रूप से, अंतिम नाम से लागू करें: "प्रिय श्री इवानोव।" किसी भी मामले में पत्र में परिचित होने की अनुमति न दें, भले ही आप व्यक्तिगत रूप से पता करने वाले से परिचित हों और उसके साथ "एक छोटे पैर पर" रिश्ते में हों। याद रखें कि यह एक आधिकारिक दस्तावेज है, इसे संग्रह में दर्ज किया जाना चाहिए और कई सालों बाद भी काम में इस्तेमाल किया जा सकता है।
पत्र का पाठ स्वयं स्पष्ट और समझने योग्य होना चाहिए। "पेड़ के साथ विचार" न फैलाएं, पत्र को अनावश्यक विवरण से न भरें, प्रसिद्ध तथ्यों का हवाला न दें। किसी दस्तावेज़ को पढ़ने में समय बर्बाद करने से ज्यादा कष्टप्रद कुछ नहीं है, जिसका पूरा अर्थ 4 वाक्यों में रखा जा सकता है, लेकिन आपको 4 शीट पढ़ने होंगे। अपने प्रस्तावों को संक्षेप में और समझदारी से तैयार करें, यदि आपको स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, तो उन्हें अनुलग्नक के रूप में रखें और पत्र के साथ संलग्न करें।
