बॉस को एक मेमो लिखने के लिए, आपको पहले मेमो के लिए एक सम्मोहक कारण खोजना होगा, जिसकी सत्यता, यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेजों, तीसरे पक्ष की गवाही, ऑडियो या वीडियो मीडिया पर रिकॉर्डिंग की मदद से आसानी से साबित की जा सकती है। इसके बाद, आपको स्पष्ट करना चाहिए कि रिपोर्ट किसको संबोधित की जाएगी, संघर्ष की स्थितियों को हल करने और टीम में उल्लंघन की निगरानी के लिए अधिकृत एक विशिष्ट अधिकारी का चयन करें। साथ ही, यह सुनिश्चित करने की सलाह दी जाती है कि यह अधिकारी किसी भी व्यक्तिगत कारणों से उस बॉस के साथ सहानुभूति नहीं रखता है जिसके लिए रिपोर्ट तैयार की जा रही है। इस मामले में, एक और अधिकारी चुना जाना चाहिए, अन्यथा रिपोर्ट का प्रभाव अपेक्षा के विपरीत होगा। एक ज्ञापन प्रस्तुत करने की एक महत्वपूर्ण बारीकियां इसकी गुमनामी या खुले लेखकत्व पर निर्णय है। अंतिम चरण मेमो को प्राप्तकर्ता तक पहुँचाना है और यह सुनिश्चित करना है कि इसे पढ़ा गया है।
ज़रूरी
कागज पर रिपोर्ट या डिजिटल, आधिकारिक, रिपोर्ट में निर्धारित आरोपों का सबूत।
अनुदेश
चरण 1
अपने अपराध का सबूत प्रदान किए बिना प्रमुख को एक अनाम रिपोर्ट अक्सर उच्च अधिकारियों द्वारा अनुपयुक्त छोड़ दी जाती है, इसलिए, एक रिपोर्ट को सही ढंग से प्रस्तुत करने के लिए, न केवल उल्लंघन के बारे में सटीक जानकारी होना आवश्यक है, बल्कि तैयार करने के लिए भी आवश्यक है सबूत। साक्ष्य के रूप में किसी भी दस्तावेज, कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों, फोटोग्राफ, वीडियो और ऑडियो रिकॉर्डिंग का उपयोग करें। सहकर्मियों की गवाही को मुख्य सबूत के रूप में इस्तेमाल न करें, क्योंकि बॉस के दबाव में लोग उसके खिलाफ गवाही देने से मना कर सकते हैं।
चरण दो
यह निर्धारित करने के लिए स्टाफिंग टेबल का विश्लेषण करें कि किस वरिष्ठ प्रबंधक को इस बॉस की रिपोर्ट सबसे दिलचस्प लगेगी। बड़े संगठनों में, यह प्रबंधन नहीं हो सकता है, लेकिन उदाहरण के लिए, एक शेयरधारक परिषद या एक नियंत्रण संगठन। कुछ मामलों में, मेमो की सफलता सुनिश्चित करने के लिए, कई पते का चयन करना बेहतर होता है: विभाग का प्रमुख, उद्यम की सुरक्षा सेवा, कार्मिक विभाग और शेयरधारकों की परिषद।
चरण 3
जांचें कि क्या बॉस और रिपोर्ट के प्राप्तकर्ता के बीच घनिष्ठ, मैत्रीपूर्ण या अंतरंग संबंध हैं, अन्यथा बॉस नहीं, बल्कि नौकरी खोने का खतरा है।
चरण 4
विचार करें और विश्लेषण करें कि क्या अपनी रिपोर्ट को गुमनाम रूप से या खुले तौर पर जमा करना फायदेमंद है। गुमनामी एक बल्कि विवादास्पद लाभ प्रदान करता है: यह बॉस की ओर से संभावित बदला लेने से बचाता है। लेकिन यह मत भूलो कि मेमो के लेखक को ढूंढना इतना मुश्किल नहीं है। नाम न छापने की स्थिति में, मेमो बस प्राप्तकर्ता तक नहीं पहुंच सकता है। उदाहरण के लिए, सचिव इसे केवल फेंक देगा या मेल से स्पैम के रूप में हटा देगा।
चरण 5
यदि मेमो खुले तौर पर दायर किया जाता है, तो यह गारंटी देगा कि यह निश्चित रूप से प्राप्तकर्ता तक पहुंच जाएगा। एक पेपर मेमो जमा करते समय, अधिकारी या उसके सचिव से एक प्रति पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें कि दस्तावेज़ प्राप्त हो गया है। ई-मेल के रूप में एक मेमो जमा करते समय, पत्र के महत्व को उच्च पर रखना सुनिश्चित करें, एक पठन रसीद का अनुरोध करें और पत्र की विषय पंक्ति में लिखें कि संदेश में ऐसी जानकारी है जो कार्य के लिए बहुत महत्वपूर्ण है उद्यम।
