किसी भी प्रकार के स्वामित्व वाले उद्यम का एक निश्चित सिद्धांत के अनुसार व्यवस्थित, विभिन्न प्रकार के कागजात के एक सेट के रूप में अपना कार्यप्रवाह होता है। मसौदा तैयार करते समय एक ज्ञापन पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
एक ज्ञापन क्या है
मेमो के रूप में बिजनेस पेपर सूचनात्मक और अनुशंसात्मक प्रकृति का होता है। यह तत्काल श्रेष्ठ या संगठन के प्रमुख को प्रदान किया जाता है। मेमो प्रबंधन के निर्देश पर और कर्मचारी की पहल पर तैयार किया जा सकता है।
दस्तावेज़ में एक विशिष्ट मुद्दे के संबंध में विशिष्ट तथ्य होते हैं। ज्यादातर मामलों में, मेमो कर्मचारी की व्यक्तिपरक राय होती है, जिसे लिखित रूप में निर्धारित किया जाता है। कभी-कभी, उद्यम में होने वाली घटनाओं के आलोक में, प्रबंधक के लिए अपने आगे के कार्यों को समायोजित करने के लिए अधीनस्थों की राय जानना अत्यंत महत्वपूर्ण है। कर्मचारियों को अपने स्वयं के विचारों और सिफारिशों के पूरक के रूप में एक विस्तृत प्रतिक्रिया लिखने की आवश्यकता होती है।
जहां तक रिपोर्ट की विषय वस्तु का संबंध है, यह भिन्न हो सकती है: सूचना के एकमुश्त प्रावधान से लेकर आवधिक रिपोर्टिंग तक। व्याख्यात्मक और सेवा नोटों के विपरीत, ज्ञापन का उपयोग उद्यम के भीतर किया जा सकता है या उच्च प्राधिकारी के लिए रिपोर्टिंग दस्तावेज़ की भूमिका निभा सकता है।
दस्तावेज़ तैयार करने का कारण
एक प्रक्रिया नियंत्रण से बाहर होने के परिणामस्वरूप एक ज्ञापन तैयार किया जाता है, जो उद्यम को नुकसान पहुंचा सकता है। ऐसा तब होता है जब कर्मचारी इसी तरह सभी सूचनाओं को वरिष्ठों के ध्यान में ला सकता है। उदाहरण के लिए, यह एक जिम्मेदार व्यक्ति की कई अनुपस्थिति या नियोजित लक्ष्यों की पूर्ति के लिए उपेक्षा हो सकती है, जो निश्चित रूप से पूरे उद्यम के प्रदर्शन को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकती है। सामान्य तौर पर, दस्तावेज़ का उद्देश्य आंतरिक नीति में बदलाव के लिए एक संकेत बनना है, जिसे वर्तमान में नेतृत्व द्वारा लागू किया जा रहा है।
मेमो को सही तरीके से कैसे तैयार करें
आमतौर पर एक दस्तावेज़ में कई भाग होते हैं। सबसे पहले, उस कारण को स्पष्ट रूप से तैयार करना आवश्यक है जो ज्ञापन लिखने का कारण था। यह विशिष्ट स्थिति की रूपरेखा तैयार करता है और तथ्यों को सूचीबद्ध करता है। फिर जो हो रहा है उसके बारे में अपनी राय व्यक्त करने के लिए यह काफी स्पष्ट रूप से अनुशंसित है। साथ ही, सभी पक्षों से स्थिति का विश्लेषण करना और समस्या का अपना समाधान प्रस्तुत करना आवश्यक है।
जो कुछ हुआ उसकी विषय-वस्तु का पालन करते हुए सभी सूचनाओं को पर्याप्त रूप से पर्याप्त रूप से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। वास्तविकता की विकृति और अनुमानों की अभिव्यक्ति जो एक साक्ष्य आधार द्वारा समर्थित नहीं हैं, अस्वीकार्य हैं।
दस्तावेज़ को इकाई के नाम के ऊपरी बाएँ कोने में अनिवार्य संकेत के साथ A4 प्रारूप की शीट पर रखा गया है। ऊपर दाईं ओर, आपको नोट के प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी रखनी चाहिए। थोड़ा नीचे, एक लाल रेखा से, दस्तावेज़ का नाम और उसकी संख्या, साथ ही संकलन की जगह बड़े अक्षरों में लिखी जाती है।
फिर, जानकारी को काफी मुक्त रूप में सेट किया जाता है, जो उस कर्मचारी के हस्ताक्षर द्वारा समर्थित होता है जिसने दस्तावेज़ तैयार किया था।
ज्ञापन भेजने से पहले, उपरोक्त सभी परिस्थितियों की वास्तविकता की सावधानीपूर्वक जांच करने की सिफारिश की जाती है।
