एक पीआर मैनेजर को अपने काम की जानकारी होनी चाहिए। यह महत्वपूर्ण सूचनाओं के संग्रह को बनाए रखने की आवश्यकता की व्याख्या करता है, जिन्हें प्रेस डोजियर या मीडिया डोजियर कहा जाता है।
पीआर मैनेजर आर्काइव
उन सभी महत्वपूर्ण समाचारों, व्यक्तियों और घटनाओं के लिए एक प्रेस डोजियर एकत्र किया जाता है जो प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से संगठन की प्रतिष्ठा को प्रभावित करते हैं।
इसके अनुसार अलग फाइलिंग कैबिनेट रखना इष्टतम है:
- नियमित और एक बार के कार्यक्रम: प्रदर्शनियां, सेमिनार, गोल मेज, बैठकें और व्यापार रात्रिभोज;
- प्रमुख व्यक्ति, राय नेता, संगठन की स्थिति के सहयोगी और उसके विरोधी;
- पीआर-सेवा द्वारा नियमित रूप से कवर किए जाने वाले विषय। न केवल संगठन की अपनी सामग्री एकत्र करना महत्वपूर्ण है, बल्कि सार्वजनिक प्रतिक्रिया, संपादकीय सामग्री, विशेषज्ञ टिप्पणियां आदि भी एकत्र करना महत्वपूर्ण है।
- उद्योग मीडिया और पत्रकार।
एक प्रेस डोजियर, किसी भी संग्रह की तरह, एक गतिशील सूचना आधार होना चाहिए जिसमें जानकारी नियमित रूप से अपडेट की जाती है और ताजा जानकारी श्रमसाध्य रूप से एकत्र की जाती है।
संग्रह तकनीक
तकनीकी पक्ष पर, प्रेस डोजियर मुद्रित या इलेक्ट्रॉनिक हो सकता है। अक्सर, प्रेस डोजियर पर काम को कम करने के लिए, दोनों पूरक संग्रह विकल्प रखने की अनुमति है।
प्रेस डोजियर में मीडिया में प्रकाशन, पीआर-सेवा की अपनी सामग्री शामिल है। व्यक्तियों के लिए, जीवनी, फोटो, व्यक्तिगत डेटा (व्यक्ति की अनुमति के साथ), व्यक्तिगत संपर्क विवरण और सहायकों के फोन का उपयोग किया जाता है। कार्यक्रम के कार्यक्रमों, संकल्पों, प्रतिभागियों के हैंडआउट्स और आयोजकों के संपर्कों से घटनाओं के लिए प्रेस डोजियर संकलित करना महत्वपूर्ण है।
प्रेस डोजियर में एक विशेष स्थान पर मीडिया और पत्रकारों के बारे में जानकारी होती है। एक पीआर विशेषज्ञ को प्रत्येक विशेष मीडिया का विस्तृत विवरण देना चाहिए, भले ही संगठन वर्तमान में संपादकीय कार्यालय के साथ बातचीत कर रहा हो या नहीं। कच्चे डेटा में संचलन (यदि यह एक प्रिंट प्रकाशन है), उपस्थिति (इंटरनेट संसाधनों के लिए), संस्थापकों, सीईओ, संपादक और उद्योग के पत्रकारों के बारे में जानकारी शामिल होनी चाहिए।
सभी मीडिया भागीदारों के जन्म की तारीखें, चाहे वे संपादकीय पदानुक्रम में किसी भी पद पर हों, कभी भी अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होंगी। एक साधारण कर्मचारी और एक मीडिया निगम का मुखिया समान रूप से प्रसन्न होगा यदि किसी मित्र संगठन की पीआर-सेवा उन्हें एक छोटे पोस्टकार्ड या फूलों के रसीले गुलदस्ते के साथ बधाई देती है। पत्रकारों के बारे में जानकारी संगठन की सूचना क्षमता तक ही सीमित है। यदि पीआर सेवा ने सामग्री तैयार करने के लिए संगठन के एक विश्लेषक को संवाददाता को तैयार और सौंप दिया है, तो आपको इस बारे में प्रेस डोजियर में एक निशान छोड़ना चाहिए। इससे बार-बार संपर्क करने वाले सहकर्मियों के बीच जागरूकता के शुरुआती बिंदु को जानना आसान हो जाएगा।
प्रेस डोजियर को भरना सीधे तौर पर उस सीमा से संबंधित है जिस हद तक पीआर-सेवा मीडिया का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करती है। जैसे ही पीआर-प्रबंधक के संगठन की गतिविधियों के करीब एक विषय पर एक नया लेख दिखाई देता है, उसे प्रेस डोजियर में शामिल किया जाना चाहिए। आपको वीडियो कहानियों, लेखक के कॉलम, आधिकारिक ब्लॉगर्स के रिकॉर्ड और अन्य जानकारी के साथ भी करना चाहिए।
प्रेस डोजियर तक पहुंच
यदि एक लंबी अवधि में एक प्रेस डोजियर बनता है, तो अक्सर, खुले स्रोतों से जानकारी के अलावा, एक तथाकथित अंदरूनी सूत्र दिखाई देता है। अंदरूनी जानकारी को आमतौर पर अनौपचारिक स्रोतों से प्राप्त जानकारी कहा जाता है जिसकी अभी तक सार्वजनिक रूप से पुष्टि नहीं की गई है। संगठनों के आधिकारिक प्रतिनिधि इस तरह की जानकारी को लंबे समय तक "कोई टिप्पणी नहीं" की स्थिति में रख सकते हैं, इसलिए, एक बार प्रेस डोजियर में, पीआर प्रबंधक को तीसरे पक्ष के लिए संग्रह तक पहुंच को प्रतिबंधित करने की आवश्यकता को याद रखना चाहिए।
प्रेस डोजियर तक पहुंच को प्रतिबंधित करने के लिए एक और प्रोत्साहन व्यक्तिगत डेटा है, जिसे अक्सर व्यक्तियों के बारे में जानकारी के साथ पूरक किया जाता है।संगठन के अन्य कर्मचारियों, अन्य संगठनों के पीआर-विशेषज्ञों और अन्य इच्छुक पार्टियों से संपर्क करते समय इसे याद रखना महत्वपूर्ण है। प्रेस डोजियर मुख्य रूप से संगठन के आंतरिक उपयोग के लिए विकसित किया गया है।
यह सूचना रिसाव को रोकने के लिए अतिरिक्त सुरक्षा प्रणालियों को स्थापित करने की आवश्यकता की भी व्याख्या करता है। कागज सामग्री को फ़ोल्डरों में एकत्र करना महत्वपूर्ण है, जिसकी पहुंच सख्ती से सीमित होनी चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस जनसंपर्क विभाग के कर्मचारियों के अनुरोध पर - संगठन के प्रबंधन के लिए उपलब्ध होना चाहिए, लेकिन कॉर्पोरेट जानकारी की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए बंद होना चाहिए।
