किसी भी संगठन में, एक छोटा सा भी, कई अलग-अलग आदेश और आदेश जारी और संग्रहीत किए जाते हैं। यदि वे सभी पंजीकृत हैं और एक चीज में दर्ज हैं, तो देर-सबेर यह भ्रम की स्थिति पैदा करेगा। और निरीक्षण निकायों के प्रतिनिधियों को इस तरह के रिकॉर्ड रखने की मंजूरी की संभावना नहीं है।
अनुदेश
चरण 1
उद्यम में जारी किए गए आदेशों को सही ढंग से विभाजित करने के लिए, आपको निम्नलिखित दस्तावेजों द्वारा निर्देशित होने की आवश्यकता है:
- Rosarkhiv द्वारा अनुमोदित "संगठन की गतिविधियों में उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण समय का संकेत";
- कार्यालय के काम के लिए निर्देश (शासी निकाय द्वारा विकसित)।
इन दस्तावेजों के आधार पर, प्रत्येक उद्यम में मामलों का एक नामकरण विकसित किया जाना चाहिए। इसके आधार पर, आदेश, निर्देश और अन्य दस्तावेजों को विभाजित किया जाता है।
उद्यम के आकार और इसकी संरचना के आधार पर, मामलों के विकसित नामकरण को पत्र कोड के संकेत के साथ विभागों में विभाजित किया जा सकता है, या यह सामान्य हो सकता है।
किसी भी मामले में, उद्यम के सभी आदेशों को सशर्त रूप से मुख्य और आर्थिक गतिविधियों और कर्मियों के लिए आदेशों में विभाजित किया जाता है।
चरण दो
मुख्य और आर्थिक गतिविधियों के आदेश, एक नियम के रूप में, सचिव द्वारा रखे जाते हैं (जब तक कि अन्यथा एक अलग आदेश में निर्दिष्ट नहीं किया जाता है)। वह इन आदेशों को पंजीकृत करने, संग्रहीत करने और संग्रहीत करने के लिए भी जिम्मेदार है।
भंडारण समय के संदर्भ में दस्तावेज़ भिन्न होते हैं। उद्यम की मुख्य गतिविधि के लिए आदेश (संगठनात्मक संरचना के लिए, स्टाफिंग टेबल के अनुमोदन के लिए, इसमें परिवर्तन करने के लिए, आदि) में भंडारण लाइनें हैं - लगातार। कैलेंडर वर्ष के अंत में, उन्हें उद्यम के संग्रह को सौंप दिया जाता है।
आर्थिक और परिचालन संबंधी मुद्दों पर आदेश 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं। उन्हें बिना किसी पत्र के लगातार क्रमांकित किया जाता है। यदि उद्यम में जारी किए गए आदेशों की मात्रा बड़ी है, तो वर्ष के दौरान उन्हें वॉल्यूम में विभाजित किया जाता है। भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद, उन्हें संबंधित अधिनियम के पंजीकरण के साथ नष्ट कर दिया जाता है।
चरण 3
कर्मियों के लिए आदेश उद्यम के कार्मिक प्रबंधन विभाग में तैयार और संग्रहीत किए जाते हैं। वे शेल्फ जीवन में भी भिन्न होते हैं।
एक अलग मामला 75 साल की भंडारण अवधि के साथ प्रवेश, बर्खास्तगी और स्थानांतरण के आदेश हैं। उपनाम बदलने के आदेश, लंबी अवधि की व्यापार यात्रा, कर्मचारियों के दीर्घकालिक अस्थायी स्थानांतरण आदि भी यहां दायर किए जाते हैं। ये दस्तावेज जर्नल में पंजीकृत हैं, निरंतर संख्या और अक्षर हैं (अक्सर "एलएस", "के") वर्ष के अंत में, ऐसे आदेशों को पंजीकरण लॉग के साथ एक फ़ोल्डर में सिल दिया जाता है और संग्रह को सौंप दिया जाता है।
चरण 4
छुट्टियों के आदेश (नियमित, बिना वेतन, आदि), अल्पकालिक व्यापार यात्राएं और स्थानान्तरण एक अलग फाइल में तैयार किए जाते हैं, उन्हें 5 साल तक संग्रहीत किया जाता है। ऑर्डर नंबरिंग में एक अक्षर जोड़ा जाता है (उदाहरण के लिए, "ओ" या डिपार्टमेंट कोड)।
संग्रहण के आदेशों की संग्रहण अवधि समान होती है. हालांकि, उन्हें अलग से स्टोर करने की सिफारिश की जाती है, जैसे उनके साथ विश्लेषण सामग्री (व्याख्यात्मक नोट्स, मिनट, अधिसूचनाएं और ट्रेड यूनियन कमेटी के निर्णय आदि) हैं।
भंडारण अवधि समाप्त होने पर, ये आदेश नष्ट हो जाते हैं।
चरण 5
पदोन्नति आदेशों को अलग से रखने की भी सिफारिश की जाती है (भंडारण अवधि - 75 वर्ष)। एक अलग मामले में, अपने स्वयं के उद्यम और उनके वरिष्ठ दोनों के प्रचार के लिए आदेश दायर किए जाते हैं। मामला बनते ही आर्काइव में दर्ज हो जाता है।
