काम की प्रक्रिया में, संगठनों के प्रमुखों को रिकॉर्ड रखना चाहिए। इसमें कार्मिक, लेखा और कर लेखांकन शामिल हैं। यह समझना आसान है कि इसका तात्पर्य काफी बड़ी मात्रा में प्रतिभूतियों और, तदनुसार, जानकारी से है। डेटा में भ्रम से बचने के लिए, दस्तावेज़ीकरण के रखरखाव की सही योजना बनाना आवश्यक है।
निर्देश
चरण 1
यदि संगठन बड़ा है, तो प्रत्येक साइट के लिए एक कर्मचारी को नियुक्त करने की सलाह दी जाती है। मान लीजिए कि कार्मिक दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए एक कर्मचारी की आवश्यकता होती है, लेखांकन के लिए दूसरे या कई की भी आवश्यकता होती है। नौकरी विवरण में, अपने राज्य में काम करने वाले प्रत्येक व्यक्ति की जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से बताएं। सबसे पहले, रिकॉर्ड रखने के तरीके पर एक खंड शामिल करें।
चरण 2
यदि आप पैसे बचाना चाहते हैं, तो आप स्वयं दस्तावेज़ीकरण रख सकते हैं। कार्मिक रिकॉर्ड के लिए, कई फ़ोल्डर और एक नोटबुक खरीदें। दस्तावेज़ों को समूहीकृत करने के लिए फ़ोल्डरों की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, आप उन कर्मचारियों के लिए एक फ़ोल्डर बना सकते हैं जो वर्तमान में संगठन में काम कर रहे हैं; संग्रह के लिए किसी अन्य फ़ोल्डर की आवश्यकता है। जानकारी ढूंढना आसान बनाने के लिए, डेटा को एक नोटबुक में लिख लें। मान लीजिए कि उन्होंने एक कर्मचारी को काम पर रखा है। नोटबुक में, उसके बारे में संक्षिप्त जानकारी लिखें, उस फ़ोल्डर को भी इंगित करें जिसमें आप अधिक विस्तृत डेटा पा सकते हैं।
चरण 3
अद्यतन दस्तावेज़ों के लिए बने रहना सुनिश्चित करें। प्रत्येक कर्मचारी के लिए, आपको एक व्यक्तिगत कार्ड जारी करना होगा, यहां काम के बारे में सभी जानकारी दर्ज करें। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी छुट्टी पर चला गया, यह जानकारी कार्ड पर लिखें। आपको मासिक एक टाइमशीट भी भरनी होगी।
चरण 4
लेखांकन अधिक जटिल और समय लेने वाला है। इसे संचालित करने के लिए, आपको विशेष ज्ञान की आवश्यकता है। कानून में बदलाव का पालन करना सुनिश्चित करें। दस्तावेज़ फ़ोल्डर में होने चाहिए ("अनुबंध", "बैंक", "कैश बुक", "इनवॉइस जारी", "इनवॉइस प्राप्त", "अग्रिम रिपोर्ट", आदि)। सभी दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए। आपको कुछ अभिलेखों को मुहर और हस्ताक्षर के साथ नंबर, सिलाई और प्रमाणित करना होगा। इस तरह के दस्तावेजों में एक कैश बुक, एक बिक्री बुक, खरीद और अन्य शामिल हैं।
