हर दिन किसी भी संगठन में - एक राज्य संस्थान में, एक बड़े या छोटे उद्यम में, एक व्यक्तिगत उद्यमी में - उन तथ्यों को प्रमाणित करने की आवश्यकता होती है जिनके लिए मुद्रण की आवश्यकता होती है। अक्सर, ये तथ्य विभिन्न दस्तावेजों पर धन या अधिकारियों के हस्ताक्षर (उनकी प्रामाणिकता) की पुष्टि से जुड़े होते हैं। वहीं, ऐसे दस्तावेज हैं जिन पर स्टांप इंप्रेशन की जरूरत नहीं है।
प्रत्येक कानूनी इकाई की एक मुहर होनी चाहिए। यह मानदंड कानून में निहित है। एलएलसी, सीजेएससी, ओजेएससी और अन्य संगठनों को एक गोल मुहर का उपयोग करना चाहिए, जिसकी छाप में रूसी में उद्यम का पूरा कंपनी नाम और इसके क्षेत्रीय स्थान के स्थान का लिंक शामिल है। कंपनी का नाम एक विदेशी भाषा में भी इंगित किया जा सकता है। GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" के अनुसार, दस्तावेज़ विवरण की सूची में मुहर छाप दिखाई देती है। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ "(03.03.2003 को अपनाया गया)। उसी समय, सील, उदाहरण के लिए, बैंक के कागजात, नकद प्राप्तियों, शिपिंग दस्तावेजों आदि के अपवाद के साथ, कई प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के अनिवार्य विवरण की सूची में शामिल नहीं है। अनुबंध को एक के साथ सील किया जाना चाहिए। मुहर, यदि यह अनुबंध में ही निर्धारित है। शर्त या यदि दो अक्षर "एमपी" ("मुहर का स्थान") फॉर्म पर इंगित किए गए हैं। वही पूर्ण कार्य (सेवाओं) के कृत्यों पर लागू होता है। एक मुहर का उपयोग अटॉर्नी की शक्ति पर भी प्रदान किया जाता है, जो संगठन द्वारा एक कर्मचारी को दिया जाता है (यह स्थिति रूसी संघ के नागरिक संहिता - अनुच्छेद 185 के खंड 5 में निर्दिष्ट है)। किसी के लिए कोई आवश्यकता नहीं है वित्तीय विवरणों के कुछ रूपों में मुहर (रूस के वित्त मंत्रालय के आदेश के प्रावधान दिनांक 22.07.2003 एन 67 एन और 02.07.2010 एन 66 एन से), हालांकि, रूस के वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 15.10.2009 के अनुसार एन १०४एन और ०५.०५.२००८ एन ५४एन से, कर घोषणाओं के फॉर्म (वैट, आयकर और अन्य के लिए) को सील किया जाना चाहिए। सबसे महत्वपूर्ण कर्मियों के दस्तावेजों के लिए संगठन की मुहर के साथ अनिवार्य प्रमाणीकरण प्रदान किया जाता है: कार्य पुस्तिका का पहला पृष्ठ, एक यात्रा प्रमाण पत्र (फॉर्म नंबर टी -10), एक निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध के तहत काम की स्वीकृति का एक अधिनियम (फॉर्म नंबर टी-73)। रूसी संघ के श्रम संहिता (अनुच्छेद 57) में, एक रोजगार अनुबंध पर मुहर की आवश्यकता नहीं है, लेकिन व्यवहार में, आमतौर पर एक मुहर लगाई जाती है। इस तथ्य को देखते हुए कि ऐसे कई दस्तावेज हैं जिनके लिए कोई नहीं है एक मुहर की उपस्थिति या अनुपस्थिति पर स्पष्ट निर्णय, एक संगठन को अपना स्वयं का आदेश विकसित करना चाहिए (स्थिति, निर्देश), जिसमें दस्तावेजों की एक सूची पंजीकृत करना आवश्यक है जिसके लिए मुहर द्वारा प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है। उनमें से एक अनुमानित सूची प्रलेखन प्रबंधन के लिए राज्य प्रणाली - 1988, 1991 में सूचीबद्ध है। विकल्प इस प्रकार हो सकते हैं: - कार्य (कार्य प्रदर्शन, विशेषज्ञता, राइट-ऑफ, वस्तुओं की स्वीकृति, आदि); - खपत दर (उदाहरण के लिए, कीमती धातुओं के लिए); - मुहरों के छापों के नमूने, साथ ही उन कर्मचारियों के हस्ताक्षर के नमूने जिन्हें वित्तीय और आर्थिक संचालन करने का अधिकार दिया गया है; - गारंटी पत्र; - के प्रबंधन और संरचनाओं के साथ पत्राचार विभिन्न सरकारी निकायों (उदाहरण के लिए, कर सेवा, अतिरिक्त-बजटीय निधि आदि के साथ। संगठन के प्रत्येक अलग-अलग विभाजन के लिए सील को एक नहीं, बल्कि कई (इस तथ्य का दस्तावेजीकरण करके) बनाया जा सकता है। प्रत्येक मुहर का अपना विशिष्ट उद्देश्य होगा - पास के लिए, दस्तावेजों के लिए, चालान के लिए। दस्तावेज़ पर मुहर को उस शीट के स्थान पर रखा जाना चाहिए जहां प्रोप "एमपी" ("मुहर का स्थान") स्थित है। यदि यह नहीं है, तो मुहर लगाई जाती है ताकि छाप शब्द के हिस्से को ओवरलैप कर दे - दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का पदनाम। इस मामले में, हस्ताक्षर स्पष्ट रूप से अलग होना चाहिए, जैसे मुहर छाप से सभी जानकारी।
