टेलीफोन संचार के लिए प्रत्येक कंपनी के अपने कॉर्पोरेट मानक हो सकते हैं। लेकिन, अलग-अलग, ज्यादातर महत्वहीन बारीकियों में भिन्नता, कुल मिलाकर वे व्यापार शिष्टाचार के आम तौर पर मान्यता प्राप्त मानदंडों में फिट होते हैं। टेलीफोन और किसी भी व्यावसायिक वार्ता के केंद्र में यह सेटिंग है कि आप उन्हें अपनी ओर से नहीं, बल्कि कंपनी की ओर से संचालित करते हैं।
यह आवश्यक है
नैतिक मानदंडों और कॉर्पोरेट मानकों का ज्ञान।
अनुदेश
चरण 1
कुछ कंपनियों में, इनकमिंग कॉल का जवाब देते समय नाम से अपना परिचय देने की प्रथा है। यह आमतौर पर कॉल सेंटर, सहायता सेवाओं और अन्य सेवा संरचनाओं के कर्मचारियों पर लागू होता है। लेकिन अक्सर कंपनी या विभाग का नाम लेना ही काफी होता है।
ग्राहक-उन्मुख कंपनियों का कॉर्पोरेट मानक अक्सर "मैं आपकी मदद कैसे कर सकता हूं?", "मैं कैसे उपयोगी हो सकता हूं?" जैसे प्रश्नों को अनिवार्य बनाता है। और जैसे। फिर, यह मुख्य रूप से सेवा विभागों पर लागू होता है।
चरण दो
यदि आप क्लाइंट को कॉल करते हैं, तो आपको अपना परिचय देना होगा। कंपनी के निर्देशों के आधार पर या व्यक्तिगत विवेक पर - कंपनी के नाम, पहचानकर्ताओं के बाकी सेट (नाम और उपनाम, स्थिति और अन्य, उदाहरण के लिए, ऑपरेटर नंबर) को आवाज देना आवश्यक है।
चरण 3
जब आपके पास से कॉल आए, तो पूछें कि क्या ग्राहक बात करने में सहज है। यदि नहीं, तो अधिक सुविधाजनक समय पर कॉल करने की व्यवस्था करें।
मामले का सार संक्षेप में बताएं, स्पष्ट रूप से, उपलब्ध प्रश्न पूछें, अपने प्रस्तावों को आवाज दें। उत्तरों को ध्यान से सुनें।
बातचीत के अंत में, यदि आपका प्रस्ताव क्लाइंट के लिए काम नहीं करता है, तो माफी मांगें। घटनाओं के सकारात्मक विकास के साथ बातचीत पर सहमत हों। जो भी हो, दूसरे व्यक्ति को उनके समय के लिए धन्यवाद दें।
चरण 4
यदि आप किसी ग्राहक की कॉल का उत्तर दे रहे हैं, तो ध्यान से सुनें कि वे क्या चाहते हैं। समस्या को अपने आप हल करें, यदि यह आपकी क्षमता में है, या इसे अपनी संबद्धता के अनुसार पुनर्निर्देशित करें।
चरण 5
यदि ग्राहक असभ्य, अपमानजनक, धमकी देने वाला है, तो यह उसे तरह से जवाब देने का कोई कारण नहीं है। अपने व्यवहार से, वह आपके लिए नहीं बल्कि अपने लिए इसे बदतर बनाता है। लेकिन कंपनी विवाद की स्थिति में हमेशा उसके खिलाफ इसका इस्तेमाल कर सकती है। आपका हथियार विनम्रता और समभाव है। वैसे, यह न केवल व्यापार वार्ता पर लागू होता है।
