बड़े संगठनों में, अधिकांश आगंतुक आमतौर पर सचिवालय से आवश्यक जानकारी प्राप्त करते हैं। सहायक प्रबंधक संचार की क्या छाप छोड़ेगा? क्या ग्राहक फिर से कॉल करना चाहेगा? क्या दिलचस्पी दिखानेवाले व्यक्ति को उनके सवालों के व्यापक जवाब मिलेंगे? सचिव के सकारात्मक गुणों में विश्वास रखने के लिए, आपको पहली बैठक के लिए जिम्मेदारी से तैयारी करने और एक साक्षात्कार को सक्षम रूप से व्यवस्थित करने और आयोजित करने की आवश्यकता है।
अनुदेश
चरण 1
सचिव कंपनी का चेहरा है। सबसे पहले, आवेदक की उपस्थिति का मूल्यांकन करें। आखिरकार, यह बिना कारण नहीं है कि वे कहते हैं कि उनके कपड़ों से उनका स्वागत किया जाता है, लेकिन उनके दिमाग से उनका बचाव होता है। एक सचिव कितना साफ-सुथरा और स्वागत करने वाला दिखता है, वह आपके लिए आवश्यक अनुबंध प्राप्त करने या आगामी वार्ताओं पर बातचीत करने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय कर सकता है। यदि आपकी अपनी "छवि" है, तो अपने अंतर्ज्ञान को सुनने का प्रयास करें। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति की स्थिति में स्वीकृति देते हैं जो आपके आंतरिक अंतर्विरोधों का कारण बनता है, तो शायद उसके साथ काम करना मुश्किल होगा, क्योंकि सचिव न केवल कंपनी का चेहरा है, बल्कि प्रबंधक का दाहिना हाथ भी है। हालांकि, किसी ऐसे व्यक्ति को तुरंत स्वीकार न करें जो आपको एक उज्ज्वल, सुंदर उपस्थिति से प्रसन्न करेगा। एक सुंदर तस्वीर जल्दी से उबाऊ हो सकती है, और कागजात असंबद्ध रहेंगे।
चरण दो
बातचीत के दौरान, ध्यान से सुनें: सचिव ग्राहकों के साथ संवाद करेगा, टेलीफोन पर बातचीत करेगा और पत्र लिखेगा। उनका भाषण सक्षम, अंत सुसंगत और लहजा उदार होना चाहिए। भाषण में तथाकथित परजीवी शब्दों की उपस्थिति पर विशेष ध्यान दें। यदि आवेदक का एकालाप अनावश्यक "तो इसका मतलब है," "ऐसा बोलने के लिए," "उह," "ठीक है," से भरा है, तो आप व्यावसायिक सेटिंग में इन अभिव्यक्तियों की अनुपस्थिति को प्राप्त करने की संभावना नहीं रखते हैं। शब्दजाल और कठबोली का उपयोग अस्वीकार्य माना जाता है, जब तक कि आप स्वयं बातचीत को अनौपचारिक पाठ्यक्रम लेने की अनुमति नहीं देते।
चरण 3
सचिव को श्रुतलेख टाइप करने के लिए कहें। इसलिए आप एक साथ तीन महत्वपूर्ण गुणों की जांच करें: मुद्रण गति, लेखन साक्षरता और पर्सनल कंप्यूटर कौशल। जानबूझकर शैलीगत गलतियाँ करें और आवेदक की प्रतिक्रिया का निरीक्षण करें। यदि वह विनम्रता से किसी वाक्यांश के निर्माण का सबसे उपयुक्त तरीका सुझाता है, तो इसे अपने आप में "प्लस" के साथ चिह्नित करें।
चरण 4
सचिव के रिज्यूमे का ध्यानपूर्वक अध्ययन करें। पिछली नौकरियों पर ध्यान दें, आवेदक से छोड़ने के कारणों के बारे में पूछें। एक विनम्र और तेज-तर्रार व्यक्ति कभी भी किसी पूर्व नेता के बारे में निष्पक्ष रूप से नहीं बोलेगा, टीम पर "कीचड़ फेंकेगा" या अपनी गलतियों के बारे में बात नहीं करेगा। सबसे स्वीकार्य उत्तर जो आप सुन सकते हैं वह वेतन अपेक्षाओं में बेमेल है। फिर से शुरू के पाठ में और वार्ताकार की कहानी में मुख्य शब्दों को हाइलाइट करें: समय की पाबंदी, व्यवस्था, तनाव प्रतिरोध, सामाजिकता, राजनीति। याद रखें कि सचिव अक्सर संगठन के विभिन्न विभागों के बीच की कड़ी होता है, प्रबंधक की मनोदशा और पूरे कार्यालय में आराम, मैत्रीपूर्ण वातावरण और व्यवस्था दोनों उसके पेशेवर और व्यक्तिगत गुणों पर निर्भर कर सकते हैं।
