कार्यालय में सचिव प्रेषण कार्य भी करता है। यह उसके माध्यम से है कि प्राथमिक संपर्क और आधिकारिक टेलीफोन संचार किया जाता है। आपकी कंपनी का पहला प्रभाव इस बात पर निर्भर करता है कि जो व्यक्ति आपसे संपर्क करता है वह इस बात पर निर्भर करता है कि सचिव कितने सक्षम और पेशेवर रूप से फोन पर संवाद करता है। इसलिए, कॉल का जवाब देने के लिए, सचिव को व्यावसायिक शिष्टाचार जानने की जरूरत है।
अनुदेश
चरण 1
हमेशा अपनी भावनाओं और मूड पर नियंत्रण रखें। आप कितने भी मज़ेदार या दुखी क्यों न हों, फ़ोन उठाते हुए, आपको समझदार और व्यवसायी होना चाहिए। आपका लहजा सम, शांत और परोपकारी होना चाहिए। यदि आप संपर्क करने की जल्दी में हैं और सांस से बाहर हैं, तो अभिवादन करने से पहले कुछ गहरी सांसें लें और सांस छोड़ें ताकि आपकी सांस सामान्य हो जाए।
चरण दो
जब आपको कोई कॉल आए, तो हमेशा पहले बातचीत शुरू करें, इस बात की प्रतीक्षा किए बिना कि हैंडसेट का दूसरा छोर आपको क्या बताता है। यह एक मानक परिचय और अभिवादन होना चाहिए। नमस्ते कहें और उस कंपनी का नाम बताएं जिसे आपके वार्ताकार ने बुलाया है। इस घटना में कि उसने अपना परिचय नहीं दिया, माफी माँगें, पूछें कि आप किससे बात कर रहे हैं।
चरण 3
उन मुद्दों और कार्यों के बारे में जानें जो आपकी कंपनी के विभागों द्वारा किए जाते हैं और ग्राहकों और ग्राहकों से आने वाली कॉलों को सही ढंग से अग्रेषित करने के लिए विशिष्ट विशेषज्ञों द्वारा हल किए जाते हैं। कॉल ट्रांसफर करते समय, उस विशेषज्ञ का नाम और उपनाम बताएं जिसके साथ आप अपने टेलीफोन वार्ताकार को जोड़ रहे हैं। जिस कर्मचारी को आपने कॉल स्विच किया है, उसे कॉल करने वाले का नाम और उस प्रश्न के बारे में बताएं जिस पर उसने आवेदन किया था। आपको एक सलाहकार के कार्यों को नहीं करना चाहिए, भले ही आप इसे अच्छी तरह से कर सकें, व्यक्ति को उन विशेषज्ञों के साथ अपने मुद्दों को हल करने दें जो ऐसा करने के लिए अधिकृत हैं।
चरण 4
यदि ऐसे प्रश्न उठते हैं तो आप पृष्ठभूमि की जानकारी प्रदान कर सकते हैं: आपकी कंपनी का पूरा नाम, अंतिम नाम, निदेशक का पहला नाम और संरक्षक, उनके प्रतिनिधि और विभाग प्रमुख, कार्यालय का पता। निदेशक के साथ उन व्यक्तियों की एक अलग सूची बनाएं और सहमत हों जिनके लिए वह हमेशा स्वतंत्र रहेगा।
चरण 5
कॉल लॉग रखना सुनिश्चित करें। जो कुछ भी आपको बताने के लिए कहा गया है, उसे लिख लें, स्मृति पर भरोसा न करें, ताकि महत्वपूर्ण कुछ भी न भूलें। सभी जानकारी उन लोगों तक पहुंचाई जानी चाहिए जिनके लिए यह अभिप्रेत था। कंपनी का नाम या अंतिम नाम और कॉल करने वाले व्यक्ति का पहला नाम निर्दिष्ट करें, उस फ़ोन नंबर को लिखें जिसे आप वापस कॉल कर सकते हैं, कॉल की तिथि और समय।
