एक कर्मचारी जिसे यात्रा खर्च, इन्वेंट्री आइटम की खरीद या अन्य जरूरतों के लिए पैसा मिला है, उसे अपने उद्यम के लेखा विभाग को उसके द्वारा खर्च की गई राशि की रिपोर्ट करनी चाहिए। ऐसा करने के लिए, उसे एक अग्रिम रिपोर्ट (एकीकृत फॉर्म नंबर एओ-1) भरने की जरूरत है और इसके साथ उन सभी दस्तावेजों को संलग्न करना होगा जो किए गए खर्चों की पुष्टि करते हैं।
अनुदेश
चरण 1
एक व्यय रिपोर्ट भरना सामने से शुरू होता है। शीर्ष पंक्ति पर अपने संगठन का नाम दर्ज करें। रिपोर्ट की तारीख इंगित करें, जबकि संख्या को इंगित करने की आवश्यकता नहीं है, यह फ़ील्ड एकाउंटेंट द्वारा भरा जाएगा। नीचे, उस संरचनात्मक इकाई को इंगित करें जिससे आप संबंधित हैं, आपका उपनाम और आद्याक्षर, साथ ही साथ आपकी स्थिति। अग्रिम का उद्देश्य लिखें, उदाहरण के लिए, "यात्रा व्यय", "घरेलू ज़रूरतें", आदि।
बाएं कॉलम में, नई अग्रिम प्राप्त करने से पहले आपके पास जवाबदेह निधियों की शेष राशि को इंगित करें (या अधिक व्यय, यदि कोई हो)। नीचे, रिपोर्ट के तहत प्राप्त राशि (या कई राशियाँ यदि वे कैशियर और बैंक दोनों के माध्यम से प्राप्त हुई थीं) को इंगित करें। आपको सब-रिपोर्ट प्राप्त हुई कुल राशि के साथ "कुल प्राप्त" लाइन को पूरा करें।
चरण दो
उसके बाद, आपको पीछे की ओर एक अग्रिम रिपोर्ट भरनी होगी। उन सभी दस्तावेजों की सूची बनाएं जिनके साथ आप किए गए सभी खर्चों की पुष्टि करने जा रहे हैं, प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए पहले से छठे तक कॉलम भरकर।
दस्तावेज़ का क्रमांक दर्ज करें। कृपया दस्तावेज़ पर ही दिनांक और संख्या शामिल करें। दस्तावेज़ का नाम दर्ज करें (उदाहरण के लिए, बिक्री रसीद, बिक्री रसीद, रसीद, आदि)। दस्तावेज़ में इंगित राशि (रूबल या मुद्रा में) इंगित करें। सभी राशियों को जोड़ें और परिणाम को "कुल" लाइन पर लिखें। अपने हस्ताक्षर और उसकी प्रतिलेख नीचे रखें।
चरण 3
फिर सामने वाले को फिर से भरने के लिए वापस जाएं। पीछे की ओर "कुल" लाइन पर आपके द्वारा दर्शाई गई राशि से "प्रयुक्त" लाइन भरें। आपके द्वारा छोड़ी गई शेष राशि (या अधिक व्यय) की राशि दर्ज करें। अग्रिम रिपोर्ट के साथ संलग्न दस्तावेजों की संख्या नीचे दर्ज करें, और इन दस्तावेजों की कुल शीटों की संख्या भी इंगित करें।
चरण 4
आपको अन्य सभी पंक्तियों को भरने की आवश्यकता नहीं है, वे एकाउंटेंट और कैशियर द्वारा भरे जाएंगे (यदि आप कैशियर को शेष राशि वापस कर देते हैं)।
लेखा विभाग को रिपोर्ट जमा करने के बाद, लेखाकार आपको एक रसीद देने के लिए बाध्य होगा, जिसे रखना होगा। इस रसीद की मदद से, आप हमेशा पुष्टि कर सकते हैं कि आपने जारी किए गए फंड के लिए रिपोर्ट कर दी है, अगर कोई गलतफहमी है।
