कवर लेटर लिखने के कुछ नियम हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए। सभी प्रकार के अक्षरों के लिए कोई सार्वभौमिक टेम्पलेट नहीं है। हालांकि, सामान्य शैली की आवश्यकताओं का पालन करते हुए, आप सक्षम कागज बना सकते हैं।
निर्देश
चरण 1
दस्तावेजों के पैकेज को भेजने के लिए अक्सर एक कवर लेटर का उपयोग किया जाता है। इसे कड़ाई से औपचारिक व्यावसायिक शैली में तैयार किया गया है। किसी विशिष्ट व्यक्ति या संगठन को संबोधित। यदि प्रेषक एक कानूनी इकाई है, तो कवर लेटर संगठन के लेटरहेड पर होना चाहिए। पत्र के मुख्य भाग में निवर्तमान तिथि, पंजीकरण संख्या (आउटगोइंग जर्नल के अनुसार निर्दिष्ट), संगठन या पताकर्ता का नाम (पूरा उपनाम, नाम और संरक्षक का संकेत दिया जाना चाहिए) को इंगित करना चाहिए। संबोधित करने वाले को शब्दों से शुरू होना चाहिए प्रिय … - और फिर नाम और संरक्षक … कवर पत्र के पाठ में एक शीर्षक, सामान्य पाठ होना चाहिए, जिसमें पत्र से जुड़े दस्तावेजों की एक सूची, एक हस्ताक्षर शामिल है। यदि कवर पत्र का प्रेषक एक कानूनी इकाई है, तो मुहर और ठेकेदार के बारे में जानकारी (उपनाम और आद्याक्षर, संपर्क फोन नंबर) आवश्यक हैं।
चरण 2
कोई भी फाइल, पत्र, चित्र भेजते समय एक कवर पत्र को इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी संकलित किया जा सकता है। इस मामले में, कठिन बिंदुओं को स्पष्ट करने, समय सीमा इंगित करने या कुछ जोड़ने के लिए एक कवर लेटर तैयार किया जाता है। आवेदनों से अलग फाइल में भेजा गया।
इस तरह के कवर लेटर का शीर्षक मुख्य प्रश्न का उत्तर देना चाहिए - "किस बारे में?" उदाहरण के लिए, खरीद के बारे में, एक सम्मेलन के बारे में, आदि।
चरण 3
आप निम्नलिखित वाक्यांशों के साथ कवर पत्र का पाठ शुरू कर सकते हैं: "अनुबंध संख्या 1 दिनांक 00.000.00 की शर्तों के संबंध में, हम आपको दस्तावेजों का एक पैकेज भेज रहे हैं …"; "हम आपको सत्यापन सामग्री भेज रहे हैं …" इत्यादि।
