दस्तावेज़ों के उचित भंडारण से सही अनुबंध खोजने में आने वाली समस्याओं से बचा जा सकेगा। प्रतिभूतियों को दाखिल करने में थोड़ा समय बिताने के बाद, आप सुनिश्चित होंगे कि आवश्यक हमेशा सुरक्षित और स्वस्थ रहेंगे।
निर्देश
चरण 1
आपको जिस दस्तावेज़ की आवश्यकता है उसे आसानी से ढूंढने के लिए, एक लेखा पुस्तक बनाएं। अनुबंध को एक संख्या दें और इसे इस नोटबुक में दर्ज करें। सीरियल नंबर के अलावा, अनुबंध समाप्त होने की तारीख लिखें। जर्नल में लाइन इस तरह दिखनी चाहिए: 1. अनुबंध संख्या 987DL दिनांक 23.03.2010। साथ में, नोटों में, अनुबंध के सार को इंगित करें, यदि संग्रह की कॉर्पोरेट शैली द्वारा आवश्यक हो।
चरण 2
प्रत्येक कानूनी इकाई के लिए बनाएं, यदि संगठन में उनमें से कई हैं, तो दस्तावेजों का अपना रजिस्टर। उन्हें निरूपित करने के लिए पारंपरिक प्रतीकों का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए, एलएलसी "फनी पिक्चर्स" के अनुबंधों को 987ВК के रूप में दर्ज करें। और OJSC "मुर्ज़िल्का" के अनुबंध 987M को चिह्नित करते हैं। भ्रम से बचने के लिए सख्ती से नंबर असाइन करें।
चरण 3
अनुमोदन के सभी चरणों से गुजरने के बाद ही अनुबंध को एक फ़ोल्डर में दर्ज करें, दोनों पक्षों के सामान्य निदेशकों द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं, और सभी मुहरें लगाई गई हैं। अपने दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखने के लिए हार्डकवर बाइंडर्स चुनें। प्रत्येक कानूनी इकाई के लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाएँ।
चरण 4
बाइंडर में अनुबंध डालने के लिए, शीट्स को जोड़ने वाली पेपर क्लिप को ध्यान से हटा दें। एक छेद पंच के साथ नए छेद पंच करें। दस्तावेज़ को एक फ़ोल्डर में डालें और इसे धातु के टेंड्रिल्स से सुरक्षित करें। एक खाली ए4 शीट से एक अनुबंध को दूसरे से अलग करें।
चरण 5
दस्तावेजों को संग्रहित करने का एक और तरीका है। पारदर्शी फाइलों का एक सेट खरीदें। प्रत्येक अनुबंध को एक अलग कवर में रखें और इसे एक फ़ोल्डर में सुरक्षित करें।
चरण 6
एक फ़ोल्डर में बहुत सारे अनुबंध न डालें - चादरें झुर्रीदार हो सकती हैं। बाइंडर आसानी से बंद हो जाना चाहिए ताकि कागज बाहर न झांके।
चरण 7
दस्तावेजों के साथ फ़ोल्डरों को संग्रहीत करने के लिए रैक पर एक अलग शेल्फ सेट करें। बाइंडर के अंत में, उस वर्ष और कानूनी इकाई को इंगित करें जिसके लिए अनुबंध तैयार किए गए हैं। इस तरह, यदि आवश्यक हो, तो आप जल्दी से अपनी ज़रूरत के अनुबंध पा सकते हैं।
चरण 8
तीन से चार साल पहले समाप्त हुए दस्तावेजों के साथ फ़ोल्डर रखने की कोई आवश्यकता नहीं है। उन्हें तंग गत्ते के बक्से में रखें, वर्ष और कानूनी इकाई पर हस्ताक्षर करें जो अनुबंध का मालिक है। पैकेज को गोदाम में भेजें। एक सूखा भंडारण क्षेत्र खोजें। नमी प्रतिभूतियों को मार सकती है।
