आपको तत्काल एक दस्तावेज़ की आवश्यकता है, लेकिन आपको याद नहीं है कि आपने इसे कहाँ रखा है? अपने कार्यालय के जीवन में आदेश लाओ, सब कुछ क्रमांकित फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करें - इससे आपका काम आसान हो जाएगा।
हम कागजों में चीजों को क्रम में रखते हैं
यदि कुछ दस्तावेज़ हैं और वे आवेदन के एक क्षेत्र से संबंधित हैं, तो उन्हें सभी को एक ही स्थान पर रखने की आवश्यकता है, अधिमानतः एक फ़ोल्डर में। लेकिन, एक नियम के रूप में, एक फ़ोल्डर पर्याप्त नहीं है, उनमें से कई होने चाहिए। उदाहरण के लिए, एक कंपनी के घटक दस्तावेजों के साथ एक फ़ोल्डर, पत्रों के लिए, आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुबंध के लिए, आदि।
उद्यम के विस्तार के साथ, फ़ोल्डरों की संख्या बढ़ जाती है। आपको उनके लिए एक नहीं, बल्कि कई अलमारियों की आवश्यकता हो सकती है। और फिर कर्मचारी प्रकट होते हैं जिनके पास अपना स्वयं का दस्तावेज़ प्रवाह और उनके फ़ोल्डर होंगे। यही है, आदेश का पहला नियम विषयगत फ़ोल्डरों में दस्तावेजों का वितरण है, जो एक शेल्फ पर होना चाहिए।
अब उद्योग क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर ट्रे का उत्पादन करता है। वे बहुत व्यावहारिक हैं, कम जगह लेते हैं, मेज पर अच्छी तरह से फिट होते हैं और नए फर्नीचर की खरीद की आवश्यकता के बिना सभी बुनियादी और अक्सर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों को हाथ में रखना संभव बनाते हैं।
रजिस्ट्री
यदि कई दस्तावेज हैं, तो आप उनके लिए या कई के लिए एक विशेष रजिस्टर (पंजीकरण पत्रिका) बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के लॉग। उनमें पंजीकरण की तारीख और आने वाली (आउटगोइंग) दस्तावेज़ संख्या, इसकी संक्षिप्त सामग्री और / या नाम और दस्तावेज़ कहाँ भेजा जाता है (किस विभाग को, किस अधिकारी को सौंपा गया था, इसे किस फ़ोल्डर में रखा गया है, आदि) शामिल हैं।)
भाग या सभी फ़ोल्डरों के लिए, यदि कई दस्तावेज़ और कई समान फ़ोल्डर (अर्थ के भीतर) हैं, तो आपको प्रत्येक फ़ोल्डर में दस्तावेज़ों के एक रजिस्टर की आवश्यकता हो सकती है, अर्थात, उनकी एक सूची, जो नेस्टेड है या किसी तरह संलग्न है फ़ोल्डर के बीच में। प्रत्येक दस्तावेज़ को एक नंबर सौंपा जा सकता है (यदि वह पहले नहीं था) या अपना खुद का दें। फिर आपको सभी दस्तावेज़ों को पलटने की आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन बस उनकी सूची देखें, और फिर आवश्यक संख्या लें।
दस्तावेज़ों को उपयुक्त फ़ोल्डरों, ट्रे और अलमारियों में रखें, उन्हें समय पर शुरू करें, और आपको सब कुछ जल्दी और आसानी से मिल जाएगा।
कार्यस्थल को साफ रखना
कार्यस्थल को क्रम में रखना चाहिए। अपनी टेबल को रोजाना या हर कुछ दिनों में कम से कम एक बार साफ करने की कोशिश करें। आप आवश्यक दस्तावेजों को मेज पर छोड़ सकते हैं, बाकी को फ़ोल्डरों में, ट्रे और अलमारियों पर रख सकते हैं, और यदि आपने उन्हें किसी से लिया है, तो उन्हें वापस कर दें। यदि आप इसे देते हैं, तो यह अच्छी तरह से याद रखना बेहतर है कि इसे किसने लिखा है या लिखा भी है।
और अंत में। एक व्यक्ति जिसके दस्तावेज हमेशा जगह में होते हैं, आसानी से मिल जाते हैं और समय पर लाए जाते हैं, हमेशा अधिकारियों के साथ अच्छी स्थिति में होते हैं। हम आप सभी के दिल से यह कामना करते हैं।
