व्यावसायिक शिष्टाचार का तात्पर्य लिखित पत्राचार की सही तैयारी से है। और यदि व्यावसायिक पत्रों के टेम्प्लेट और हेडर काफी मानक तरीके से तैयार किए जाते हैं, तो पत्राचार में हस्ताक्षर पर पर्याप्त ध्यान नहीं दिया जाता है। आपके संदेश को सही ढंग से समझने के लिए, व्यावसायिक पत्र में कानूनी बल है, व्यावसायिक पत्र के अंत में अधिकारी को सही ढंग से और सही ढंग से प्रस्तुत करना आवश्यक है।
अनुदेश
चरण 1
आधिकारिक पत्रों को एक विशेष फॉर्म पर मुद्रित किया जाना चाहिए जो मानक को पूरा करता हो। कागज की शीट के शीर्ष पर स्थायी तत्व होने चाहिए: लेटर हेड (भेजने वाली कंपनी का पूरा और संक्षिप्त नाम, उसका डाक और कानूनी पता, फोन और फैक्स नंबर, वेबसाइट), फिर मुख्य पाठ इस प्रकार है, नीचे - प्रभारी व्यक्ति के हस्ताक्षर।
चरण दो
हस्ताक्षर फ़ील्ड निचले बाएँ कोने में सीधे व्यावसायिक पत्र के पाठ के नीचे स्थित है। हस्ताक्षर के लिए लाइन से पहले, पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक और पूरे नाम की प्रतिलिपि का संकेत दें। इस तथ्य के कारण कि व्यावसायिक पत्र हमेशा संस्थानों के लेटरहेड पर तैयार किए जाते हैं, हस्ताक्षर में संगठन का नाम स्वयं इंगित न करें। उदाहरण के लिए: टीवी और रेडियो कंपनी के जनरल डायरेक्टर, सिग्नेचर … ए.पी. सिदोरोव ।
चरण 3
कभी-कभी व्यावसायिक पत्रों के तहत दो या दो से अधिक हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है यदि पहले हस्ताक्षर की वैधता की पुष्टि करने की आवश्यकता होती है या विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों में (वित्तीय और क्रेडिट मुद्दों पर पत्र भी मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होना चाहिए) उद्यम)। पद की वरिष्ठता के अनुरूप क्रम में एक के नीचे एक हस्ताक्षर सख्ती से रखें - उच्चतम से निम्नतम तक, उदाहरण के लिए: विभाग के निदेशक, हस्ताक्षर … पी.वी. Troparion
मुख्य लेखाकार, हस्ताक्षर … TS सोबैंको।
चरण 4
यदि पत्र पर समान/समान पदों को धारण करने वाले कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखें, उदाहरण के लिए: वित्त विभाग के प्रमुख, हस्ताक्षर… पी.ओ. इवानोव, मानव संसाधन प्रमुख, हस्ताक्षर … के.ओ. पेट्रोव।
चरण 5
यदि, व्यापार पत्र पर हस्ताक्षर करने के समय, कोई अधिकारी नहीं है जिसके हस्ताक्षर के लिए मसौदा फॉर्म पर जगह तैयार की गई है, तो दस्तावेज़ को अपने डिप्टी के रूप में कार्य करने वाले व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर करने का अधिकार है। उस व्यक्ति की वास्तविक स्थिति को इंगित करें जिसका हस्ताक्षर पत्र ("अभिनय" या "उप") और उसके उपनाम में होगा। आप पूर्वसर्ग "के लिए" या स्थिति के सामने फ़ॉरवर्ड स्लैश का उपयोग करके व्यावसायिक पत्रों पर हस्ताक्षर नहीं कर सकते।
चरण 6
व्यावसायिक पत्रों की सभी प्रतियां, दोनों भेजी गई और संगठनों की फाइलों में दाखिल करने के लिए शेष, इन अधिकारियों के मूल हस्ताक्षर होने चाहिए। दस्तावेज़ पर मूल हस्ताक्षर (और एक व्यावसायिक पत्र एक कानूनी दस्तावेज़ है) इसे प्रमाणित करने का मुख्य तरीका है। यदि किसी आधिकारिक पत्र पर एक भी हस्ताक्षर नहीं है, तो इसका कोई कानूनी बल नहीं है।
