किसी भी संगठन के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वह सभी दस्तावेजों को सही ढंग से भरें और सख्त रिकॉर्ड रखें। यह उद्यम के अच्छी तरह से समन्वित आंतरिक कार्य और बाहरी ऑडिट के सफल पारित होने दोनों के लिए आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यदि आपकी फर्म सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म का उपयोग करती है, तो आपको यह जानना होगा कि उनका सही तरीके से हिसाब कैसे किया जाए।
यह आवश्यक है
- - रिपोर्टिंग फॉर्म;
- - प्रपत्रों के पंजीकरण की पुस्तक।
अनुदेश
चरण 1
पता करें कि कौन से पेपर सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म (एसएसओ) से संबंधित हैं। एसआरएफ ऐसे दस्तावेज हैं जो कैश रजिस्टर रसीद के विकल्प के रूप में काम कर सकते हैं। इनमें टिकट, वाउचर, विभिन्न रसीदें आदि शामिल हैं। उन सभी का उपयोग किया जाना चाहिए और विशेष नियमों के अनुसार ध्यान में रखा जाना चाहिए।
चरण दो
एक लेटरहेड बुक बनाएं। इसमें पृष्ठ संख्या के साथ अलग-अलग शीट शामिल होनी चाहिए। पृष्ठों को धागे से बांधा जाना चाहिए, जिसे पुस्तक के पीछे चिपके कागज से सुरक्षित किया जाना चाहिए। संगठन की मुहर कागज पर होनी चाहिए, और इस तरह से कि मुहर की अखंडता का उल्लंघन किए बिना पुस्तक के नए और पुराने पन्नों को हटाना असंभव था। साथ ही, संगठन की मुहर के आगे जिम्मेदार कर्मचारी का नाम और हस्ताक्षर होना चाहिए। डेटा शीट को हटाने और बदलने से बचने के लिए, लेखांकन पुस्तक में पृष्ठों की संख्या भी इंगित की गई है।
चरण 3
पुस्तक को सही ढंग से भरें। इसमें सभी प्रकार की सख्त रिपोर्टिंग, साथ ही उनकी संख्या, श्रृंखला और नाम शामिल होने चाहिए। इस डेटा को तालिका के रूप में रिकॉर्ड करना सबसे अच्छा है। लेखांकन का एक आधिकारिक रूप से स्वीकृत रूप भी है, जिसे वित्त मंत्रालय के कई आदेशों से पता लगाया जा सकता है। लेकिन यह फॉर्म वैकल्पिक है। उदाहरण के लिए, आप संगठन के संचालन वातावरण के आधार पर दैनिक आधार पर या कम बार-बार प्रपत्रों की संख्या रिकॉर्ड कर सकते हैं। पुस्तक उपलब्ध प्रपत्रों की संख्या और उन्हें कैसे प्राप्त और भेजी गई थी, यह दर्शाती है। इस तरह के प्रत्येक कार्यक्रम को ऐसे दस्तावेज के भंडारण के लिए जिम्मेदार कर्मचारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है। उसके साथ एक विशेष दायित्व समझौता संपन्न किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ीकरण को स्थानांतरित करते समय, एक विशेष अधिनियम तैयार किया जाता है, जिसे आमतौर पर लेखांकन पुस्तक के साथ रखा जाता है।
चरण 4
समय-समय पर सख्त रिपोर्टिंग फॉर्मों का रिकॉर्ड रखें, किताब से जांच करते रहें। सूची के दौरान, एक सूची तैयार की जानी चाहिए, जिसे पुस्तक के साथ भी रखा जाना चाहिए।
