प्रत्येक उद्यम अनुबंध (श्रम, आपूर्ति, माल की खरीद) का समापन करता है। एक नियम के रूप में, उन्हें अभिलेखागार में संग्रहीत किया जाता है। इन दस्तावेजों का उपयोग करने की सुविधा के लिए, साथ ही उनके नुकसान के कारण को समाप्त करने के लिए, उन्हें दर्ज किया जाता है। एक विशेष पत्रिका की स्थापना की जाती है, जिसमें अनुबंधों का विवरण, उनके लिए अतिरिक्त समझौते दर्ज किए जाते हैं, और उनके आंदोलन का कालक्रम भी स्थापित किया जाता है।
यह आवश्यक है
- - कागज के रूप में अनुबंधों के लेखांकन के लिए जर्नल;
- - अनुबंधों के लेखांकन के लिए सॉफ्टवेयर उत्पाद;
- - कंपनी के दस्तावेज।
अनुदेश
चरण 1
अनुबंधों के लेखांकन पर दस्तावेज़ के लिए कोई एकीकृत रूप नहीं है। लेकिन आप इसे स्वयं विकसित कर सकते हैं या अनुबंधों के बारे में जानकारी संग्रहीत करने के लिए डिज़ाइन किया गया एक विशेष सॉफ़्टवेयर उत्पाद खरीद सकते हैं। लेकिन पहला विकल्प मुफ़्त है, अगर आपको अतिरिक्त लागतों की ज़रूरत नहीं है तो वहीं रुकें।
चरण दो
अनुबंध लेखा जर्नल के शीर्षक पृष्ठ पर दस्तावेज़ का नाम लिखें। कृपया अपनी कंपनी का नाम दर्ज करें। यदि कंपनी काफी बड़ी है, तो प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए एक अलग पत्रिका रखने की सलाह दी जाती है। ऐसे में विभाग का नाम लिखें। दस्तावेज़ दर्ज करने की तिथि, व्यक्तिगत डेटा, पत्रिका रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति दर्ज करें। एक नियम के रूप में, यह एक कार्मिक अधिकारी है जो कर्मियों के साथ अनुबंध तैयार करता है, कानूनी विभाग का एक कर्मचारी जो समकक्षों के साथ अनुबंध रखने में लगा हुआ है।
चरण 3
अनुबंध लेखा जर्नल के शीर्षक पृष्ठ पर दस्तावेज़ का नाम लिखें। कृपया अपनी कंपनी का नाम दर्ज करें। यदि कंपनी काफी बड़ी है, तो प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए एक अलग पत्रिका रखने की सलाह दी जाती है। ऐसे में विभाग का नाम लिखें। दस्तावेज़ दर्ज करने की तिथि, व्यक्तिगत डेटा, पत्रिका रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति दर्ज करें। एक नियम के रूप में, यह एक कार्मिक अधिकारी है जो कर्मियों के साथ अनुबंध तैयार करता है, कानूनी विभाग का एक कर्मचारी जो समकक्षों के साथ अनुबंध रखने में लगा हुआ है।
चरण 4
स्प्रैडशीट का उपयोग करके आठ ग्राफ़ बनाएं। कागज पर प्रिंट करें। पत्रिका के पहले कॉलम में, अनुबंध की क्रम संख्या दर्ज करें, दूसरे में - निष्कर्ष पर इसे सौंपे गए दस्तावेज़ की संख्या। अनुबंध लेखा पत्रिका के तीसरे और चौथे कॉलम में, दस्तावेज़ की आरंभ तिथि, समाप्ति तिथि लिखें। पांचवें कॉलम में, अनुबंध के विषय को इंगित करें। उदाहरण के लिए, घटकों की आपूर्ति के लिए।
चरण 5
छठे कॉलम में, प्रतिपक्ष (आपूर्तिकर्ता, खरीदार), कर्मचारी (कर्मचारियों के साथ रोजगार अनुबंधों को ध्यान में रखते हुए) का नाम दर्ज करें। पत्रिका के सातवें कॉलम में, लिखें कि अनुबंध किस फ़ोल्डर में स्थित है (एक नियम के रूप में, फ़ोल्डर्स को अभिलेखागार में एक नंबर सौंपा गया है), फ़ोल्डर का स्थान इंगित करें। आठवें कॉलम में, दस्तावेजों के भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर (उसके अंतिम नाम, आद्याक्षर को इंगित करते हुए) चिपकाएं। एक कर्मचारी को बदलते समय, अनुबंधों को स्थानांतरित करने का एक अधिनियम तैयार करें, उनके लेखांकन के लिए एक पत्रिका।
चरण 6
यदि आपको अनुबंधों का मैन्युअल रूप से ट्रैक रखने में असुविधा होती है, तो सॉफ़्टवेयर उत्पाद के विकास का आदेश दें या तैयार प्रोग्राम खरीदें। इसमें कुछ पैसे खर्च हो सकते हैं, लेकिन इलेक्ट्रॉनिक रूप में ऐसी पत्रिका के कुछ फायदे हैं। उदाहरण के लिए, अनुबंध पंजीकृत करते समय, आप कंप्यूटर पर किसी दस्तावेज़ का पथ निर्दिष्ट कर सकते हैं।
