एक व्याख्यात्मक नोट आधिकारिक उपयोग के लिए एक सूचना दस्तावेज है, जिसे एक अधीनस्थ द्वारा तैयार किया जाता है और तत्काल पर्यवेक्षक को संबोधित किया जाता है। एक नियम के रूप में, व्याख्यात्मक नोटों में कर्मचारी के कार्य की व्याख्या करने वाली तथ्यात्मक जानकारी होती है जो श्रम अनुशासन के विपरीत होती है। इसलिए, एक कर्मचारी जो बीमारी के कारण काम पर नहीं आता है, उसे प्रबंधक को एक संबंधित नोट तैयार करना चाहिए।
अनुदेश
चरण 1
एक व्याख्यात्मक नोट की रचना करते समय, ध्यान रखें कि इसका पाठ मनमाना हो सकता है, लेकिन सामान्य डिजाइन को आम तौर पर स्वीकृत मानक का पालन करना चाहिए। कंपनी के लेखा विभाग से जांचें कि क्या संगठन के पास ऐसे दस्तावेजों के लिए कोई विशेष आवश्यकता है। पूछें कि क्या आपको नोट को पंजीकृत करने की आवश्यकता होगी।
चरण दो
ए 4 प्रारूप की एक सफेद शीट पर (यदि कंपनी के पास एक व्याख्यात्मक नोट के लिए एक मानक रूप है, तो इसका उपयोग करें) हेडर (शीर्षक) में हाथ से लिखें या लिखें, प्रबंधक की स्थिति और पूरा नाम जिसे व्याख्यात्मक पत्र संबोधित किया गया है, उसी प्रारूप में नीचे अपना डेटा दर्ज करें। शीट के बीच में, दस्तावेज़ का नाम लिखें: व्याख्यात्मक नोट, फिर मुख्य भाग को भरने के लिए आगे बढ़ें।
चरण 3
नोट के पहले भाग में मामले के तथ्यात्मक घटक का उल्लेख करें, अर्थात् ऐसी और ऐसी संख्या (या ऐसे और ऐसे से ऐसे और ऐसे) के कार्यस्थल में अनुपस्थिति। दूसरे भाग में, श्रम अनुशासन के उल्लंघन के कारण का वर्णन करें: डॉक्टर के पास जाना, घर पर एम्बुलेंस को बुलाना, अस्पताल में भर्ती होना, और इसी तरह। रोग का नाम बताएं। नैतिक मानकों के अनुसार, आपको विवरण में जाने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन सामान्य नाम मौजूद होना चाहिए, उदाहरण के लिए: वायरल संक्रमण, जठरांत्र संबंधी मार्ग की पुरानी बीमारी, ऑटोइम्यून रोग, कैंसर।
चरण 4
बीमारी के अंत में नोट करें कि आपके शब्दों (बीमारी की छुट्टी) के दस्तावेजी साक्ष्य संलग्न हैं। यदि कार्यस्थल से अनुपस्थिति का कारण बच्चे की बीमारी थी, तो उसकी बीमारी की छुट्टी को व्याख्यात्मक नोट के साथ संलग्न करें। इस घटना में कि आवश्यक दस्तावेज हाथ में नहीं है, बीमार छुट्टी की अनुपस्थिति के कारण का वर्णन करें और उस तारीख को इंगित करें जब यह शीट लेखा विभाग को प्रस्तुत की जाएगी। नोट पर एक नंबर और एक हस्तलिखित हस्ताक्षर शामिल करें, भले ही टेक्स्ट कंप्यूटर पर ही टाइप किया गया हो। सचिव को नोट दिखाएं, जहां उसे एक पंजीकरण संख्या सौंपी जाएगी।
