दस्तावेजों को व्यवस्थित करने और अभिलेखागार बनाने के लिए कई संगठनों की सख्त आवश्यकताएं हैं। मामलों की सुरक्षा सुनिश्चित करना और उन्हें चुभती आँखों से अलग करना आवश्यक है। कंपनी का कोई भी क्लर्क फाइलों को फ्लैश करने में सक्षम होना चाहिए, और इसे श्रमसाध्य और बेहद सटीक रूप से करना चाहिए।
ज़रूरी
- - नौकरी का विवरण
- - स्टेशनरी awl या बुकबाइंडिंग मशीन
- - सुतली या मजबूत धागा
- - सिलाई की सुई
- - स्टेशनरी गोंद
- - सफ़ेद कागज
- - कैंची
- - शासक
- - कलम
- - सील (यदि आवश्यक हो तो सीलिंग मोम)
अनुदेश
चरण 1
आपको अपने कार्य विवरण के अनुसार मामलों को फ्लैश करना होगा। वैसे भी, सभी कंपनियों में यह काम सामान्य सिद्धांतों के अनुसार किया जाता है। सबसे पहले, आपको प्रत्येक दस्तावेज़ को क्रम में रखने की आवश्यकता है। कागजों से सभी पेपर क्लिप, धातु के स्टेपल और सेफ्टी पिन निकालना याद रखें।
चरण दो
मामले को सिलाई करना शुरू करें ताकि चादरें फिर स्वतंत्र रूप से पढ़ी जा सकें। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ों के बाएं हाशिये के केंद्र में एक लिपिक अवल के साथ चार ऊर्ध्वाधर छेद बनाएं। छिद्रों के बीच की दूरी कम से कम तीन सेंटीमीटर होनी चाहिए। A-4 दस्तावेज़ों को सिलाई और बाँधने के लिए एक विशेष डेस्कटॉप मशीन का उपयोग करना सुविधाजनक है। इसकी मदद से, आवश्यक फ़ोल्डर बनाना मुश्किल नहीं होगा - यह तुरंत कागज के ढेर के माध्यम से 10 सेमी मोटी तक ड्रिल कर सकता है।
चरण 3
दस्तावेजों को रखने के लिए एक विशेष सिलाई सुई का उपयोग करें, साथ ही बैंक सुतली या मजबूत नायलॉन के धागे। अंतिम उपाय के रूप में, आप साधारण धागे को कई बार मोड़ सकते हैं। आमतौर पर, दस्तावेज़ों को एक पंक्ति में दो बार सिला जाता है ताकि चादरें अधिक सुरक्षित रूप से जुड़ी हों। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि मामला एक शाश्वत संग्रह के लिए तैयार किया जा रहा है।
चरण 4
ढीले सिरों को धागे या सुतली पर लगभग 6 सेमी छोड़ दें। उन्हें अंतिम दस्तावेज़ के गलत तरफ केंद्र छेद के माध्यम से खींचना होगा और एक गाँठ में कसकर बांधना होगा।
चरण 5
लिपिक गोंद के साथ एक सर्कल (लगभग 4 सेमी व्यास) या एक वर्ग (4 बाय 5 सेमी) के साथ गाँठ और धागे के सिरों को गोंद करें। आकृति को मोटे श्वेत पत्र से काटा जाना चाहिए।
चरण 6
सील को इस तरह रखें कि वह पेपर लेबल को आंशिक रूप से ओवरलैप करे और एक किनारा स्टेपल केस की आखिरी शीट को ओवरलैप करे। आप इस जगह को सीलिंग वैक्स से भी भर सकते हैं।
चरण 7
तब तक प्रतीक्षा करें जब तक गोंद पूरी तरह से सूख न जाए। फिर, सीधे मुहर के नीचे, फ़ाइल में शीट्स की संख्या इंगित करें और अधिकारी के हस्ताक्षर करें। एक पृष्ठांकन पत्र जोड़ें और पृष्ठांकन की तिथि इंगित करें। कई शीटों से दस्तावेजों की प्रतियां भी दाखिल की जाती हैं, जबकि हस्ताक्षर, तिथि और शिलालेख "कॉपी सही है" के साथ एक मुहर लगाना आवश्यक है।
चरण 8
अस्थायी भंडारण के लिए केस को पेपरबैक में और स्थायी संग्रह के दस्तावेज़ों को हार्डकवर में बाँधें। सिलना मामले पर समय सीमा का संकेत दें।
