आउटबाउंड दस्तावेज़ आधिकारिक पत्र हैं जो संगठन तीसरे पक्ष के पते (आपूर्तिकर्ताओं, उपभोक्ताओं, नियामक अधिकारियों, आदि) या अन्य शहरों के सहयोगियों को भेजता है। एक नियम के रूप में, दो कर्मचारी इस पत्राचार को संभालने की जिम्मेदारी साझा करते हैं: संकलक और क्लर्क। पहला पाठ तैयार करने और उस पर सहमत होने के लिए जिम्मेदार है। दूसरा पत्र को पंजीकृत करता है, मूल को उसके गंतव्य तक भेजता है और एक सेवा प्रति संग्रहीत करता है।
ज़रूरी
- - कंपनी का फॉर्म;
- - कंप्यूटर जिस पर टेक्स्ट एडिटर स्थापित है;
- - आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के पंजीकरण की लॉगबुक।
अनुदेश
चरण 1
यदि आप एक कंपाइलर हैं
एक मसौदा दस्तावेज तैयार करें। आउटगोइंग पत्र सक्रिय और उत्तरदायी हो सकते हैं। पहले मामले में, आप किसी अन्य संगठन या किसी विशिष्ट व्यक्ति के साथ किसी आधिकारिक मुद्दे पर पत्राचार शुरू (आरंभ) करते हैं। प्रतिक्रिया पत्र में प्राप्त अनुरोध के अनुरूप जानकारी होनी चाहिए।
चरण दो
पत्र को अपने संगठन के लेटरहेड पर दो प्रतियों में प्रिंट करें। सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ का ऊपरी भाग, तथाकथित "हेडर", सही ढंग से स्वरूपित है। कंपनी के विवरण के अलावा, प्रपत्र पर दाईं ओर स्थित है, इसमें प्राप्तकर्ता का डेटा और पत्र का शीर्षलेख शामिल है।
चरण 3
ऊपरी बाएँ कोने में, उस व्यक्ति का शीर्षक, आद्याक्षर और उपनाम टाइप करें, जिसके लिए दस्तावेज़ का इरादा है, किसी संगठन या व्यक्ति का पता। जानकारी निर्दिष्ट करने की प्रक्रिया बिल्कुल समान होनी चाहिए, उदाहरण के लिए:
"एलएलसी के जनरल डायरेक्टर के लिए" वोल्ना"
आई. आई. सिदोरोव
राबोचाया सेंट, 37, कार्यालय चौदह, सेराटोव, 109235 ।
चरण 4
दाईं ओर, अपने संगठन के विवरण के तहत, पत्र का शीर्षक रखें। यह संक्षिप्त होना चाहिए, स्पष्ट रूप से पाठ की सामग्री को दर्शाता है। उदाहरण के लिए: "एक इमारत की स्वच्छता की स्थिति का अनुसूचित निरीक्षण करने पर" या "बड़ी मरम्मत की आवश्यकता वाले घरों के बारे में जानकारी प्रदान करने पर।"
चरण 5
मुख्य पाठ को संबोधित करने वाले को संबोधित करते हुए शुरू करें और उस कारण को निर्दिष्ट करें जिसके लिए यह पत्र उसे भेजा गया है। उदाहरण के लिए: “प्रिय इवान इवानोविच! हम आपको 14 जनवरी, 2011 को किराए के भवन की स्वच्छता की स्थिति के निर्धारित निरीक्षण के बारे में सूचित करते हैं”।
चरण 6
यदि आउटगोइंग दस्तावेज़ में अनुलग्नक हैं, तो उन्हें मुख्य पाठ के बाद सूचीबद्ध करें, उदाहरण के लिए: "3 पृष्ठों पर अनुलग्नक। 1 कॉपी में।" पाठ के अंतिम पृष्ठ के बिल्कुल नीचे, दस्तावेज़ के प्रवर्तक को इंगित किया जाना चाहिए। एक नियम के रूप में, पत्र का लेखक अपना अंतिम नाम, आद्याक्षर और काम का फोन मुख्य फ़ॉन्ट से छोटा टाइप करता है।
चरण 7
किसी भी दिशा में अपने संगठन के निर्णयकर्ताओं के साथ पत्र की जाँच करें। उदाहरण के लिए, धन के व्यय से संबंधित दस्तावेजों को एक एकाउंटेंट द्वारा अनुमोदित किया जाता है, और कर कार्यालय से अनुरोध के उत्तर पर एक वकील द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। संगठन के कर्मचारी जो पत्र को मंजूरी देते हैं, अपने व्यक्तिगत हस्ताक्षर पाठ के अंत में दूसरी प्रति पर हेड के वीजा के लिए जगह के नीचे एक प्रतिलेख के साथ डालते हैं। आवश्यक अनुमोदन प्राप्त करने के बाद, संगठन के प्रमुख द्वारा आउटगोइंग दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।
चरण 8
क्लर्क को सहमत और हस्ताक्षरित दस्तावेज जमा करें। यदि आप एक प्रति रखना चाहते हैं, तो एक अतिरिक्त प्रति प्रिंट करें। क्लर्क को उस पर एक आउटगोइंग नंबर डालने के लिए कहें।
चरण 9
अगर आप क्लर्क हैं
प्रवर्तक के निवर्तमान पत्र को स्वीकार करें। मुख्य विवरण, अनुमोदन वीज़ा, निर्माता के बारे में जानकारी और प्रबंधक के हस्ताक्षर की उपलब्धता और शुद्धता की जाँच करें। पत्र में संलग्नक की उपस्थिति पर ध्यान दें।
चरण 10
आउटगोइंग मेल लॉग में दस्तावेज़ के बारे में जानकारी रिकॉर्ड करें। यदि आपका संगठन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच कर चुका है, तो डेटाबेस को बनाए रखने के निर्देशों के अनुसार आगे बढ़ें। पारंपरिक पेपर लॉगबुक के लिए कोई सख्त पंजीकरण नियम नहीं हैं। हालाँकि, व्यवहार में, निम्न स्तंभों वाली तालिका का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है:
- तारीख;
- आउटगोइंग दस्तावेज़ की संख्या;
- पता करने वाला;
- सारांश (शीर्षक);
- दस्तावेज़ के प्रवर्तक;
- ध्यान दें।
चरण 11
आउटगोइंग नंबर निम्नानुसार बनता है। सबसे पहले, उस फ़ोल्डर की स्टॉक सूची संख्या निर्दिष्ट करें जहां आउटगोइंग संदेशों की प्रतियां संग्रहीत हैं। किसी विशेष अक्षर का क्रमांक डैश या स्लैश के माध्यम से लिखें। आपको मिलेगा: "01-14-256" या "01-14/256", जहां 01-14 केस नंबर है, 256 दस्तावेज़ संख्या है।
चरण 12
फॉर्म की स्पेशल लाइन में आउटगोइंग नंबर डालें। उत्तर पत्र के लिए, आने वाले दस्तावेज़ की संख्या भी इंगित करना सुनिश्चित करें जिसके साथ यह जुड़ा हुआ है। पत्र की पहली प्रति (बिना अनुमोदन वीजा के) एक लिफाफे में सील करें और इसे प्राप्तकर्ता को भेजें। दस्तावेज़ की एक प्रति उपयुक्त फ़ाइल फ़ोल्डर में दर्ज करें।
