बैठक, बैठक या बैठक में लिए गए महत्वपूर्ण निर्णयों को मिनटों में दर्ज किया जाना चाहिए ताकि उन्हें निष्पादन के लिए लिया जा सके। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ के रूप और सामग्री दोनों पर बहुत ध्यान देते हुए, प्रोटोकॉल को सही ढंग से तैयार करना सबसे पहले आवश्यक है। एक रूप न होने के बावजूद यहाँ कुछ ख़ासियतें हैं।
निर्देश
चरण 1
कागज या कंपनी के लेटरहेड की A4 शीट (आंतरिक दस्तावेजों के लिए) तैयार करें। यह आपको मैन्युअल रूप से (संगठन का नाम, पता, आदि) पूर्ण विवरण दर्ज करने से बचाएगा। शीट के ऊपरी केंद्र में, तुरंत "मिनट" नाम लिखें, और उसके नीचे, छोटे प्रिंट में, संक्षेप में सार का वर्णन करें - बैठक का मुख्य विषय। घटना की तारीख और स्थान का संकेत दें। अब अनिवार्य परिचयात्मक भाग भरना शुरू करें, जो बैठक में भाग लेने वालों की सूची से संबंधित है जो सामान्य निर्णय लेने में सीधे शामिल हैं।
चरण 2
शुरुआत में, अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक और नेता की स्थिति (बैठक के अध्यक्ष) लिखें। उसी प्रारूप में, बैठक के कार्यवृत्त लेने वाले सचिव के विवरण का नाम दें। इसके अलावा, "उपस्थित" अनुभाग में, बैठक में भाग लेने वाले सभी लोगों की सूची बनाएं (पूरा नाम, पद)। बड़ी संख्या में प्रतिभागियों के मामले में, जिनकी सूची पृष्ठ पर फिट नहीं होगी, एक अलग दस्तावेज़ में पूरी सूची संलग्न करते हुए, उनकी कुल संख्या का संकेत दें। "परिशिष्ट" खंड में प्रोटोकॉल के अंत में इसका लिंक बनाना न भूलें। मिनटों में "एजेंडा" अनुभाग को अगले ब्लॉक के रूप में रखें। यहां, एक क्रमांकित सूची में, इस बैठक के सभी मुद्दों को सूचीबद्ध करें।
चरण 3
एजेंडा में निर्दिष्ट आदेश के अनुसार प्रोटोकॉल की सामग्री को सख्ती से भरें। प्रत्येक अनुच्छेद में तीन खंड होने चाहिए। जिनमें से पहले ("सुनी") में, रिपोर्टों के ग्रंथ दें और नाम और आद्याक्षर, साथ ही साथ वक्ताओं की स्थिति को इंगित करना सुनिश्चित करें। "वक्ताओं" अनुभाग में, इसी तरह के प्रारूप में, बैठक में अन्य प्रतिभागियों को इंगित करें जिन्होंने चर्चा के दौरान फर्श लिया था। "निर्णयित" शीर्षक वाले अगले खंड में, सुनवाई के दौरान लिए गए निर्णयों को सूचीबद्ध करें, "खिलाफ", "के लिए" या "निरस्त" किए गए वोटों की संख्या को इंगित करें। इसके बाद बैठक के अध्यक्ष और सचिव के हस्ताक्षर करें।
