व्यावसायिक पत्रों के प्रकारों में से एक समाचार पत्र है। यह कंपनी के भागीदारों को संबोधित है और इसमें प्राप्तकर्ता की अधिसूचना वस्तु के बारे में व्यापक जानकारी होनी चाहिए। अक्सर ऐसा दस्तावेज़ एक प्रतिक्रिया पत्र होता है, इसके साथ सामग्री जुड़ी होती है, जिसमें प्राप्तकर्ता को दी गई जानकारी शामिल होती है।
यह आवश्यक है
- - उद्यम के दस्तावेज;
- - सूचना जो प्राप्तकर्ता को दी जानी चाहिए;
- - प्राप्तकर्ता का विवरण;
- - कार्यालय के काम के नियम।
अनुदेश
चरण 1
न्यूज़लेटर के ऊपरी बाएँ कोने में उस कंपनी का नाम होना चाहिए जो प्राप्तकर्ता को कुछ जानकारी देना चाहती है। कंपनी के स्थान का पूरा पता, संपर्क फोन नंबर दर्ज करें। यदि कंपनी के पास एक मोहर है, तो आपको इसे लगाना चाहिए, क्योंकि इसमें सभी आवश्यक विवरण होते हैं। पत्र की तारीख, उसकी आउटगोइंग संख्या का संकेत दें। एक नियम के रूप में, सूचना पत्र अनुरोध पत्र की प्रतिक्रिया है। ऐसे में आने वाले दस्तावेज़ की संख्या और तारीख लिखें।
चरण दो
ऊपरी दाएं कोने में प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी होनी चाहिए। यदि सूचना पत्र किसी निश्चित कंपनी के प्रमुख को संबोधित किया जाता है, तो उसकी व्यक्तिगत जानकारी, नौकरी का शीर्षक, कंपनी का नाम और उसके स्थान का पूरा पता ज़िप कोड के साथ इंगित करें।
चरण 3
समाचार पत्र का विषय दर्ज करें। उदाहरण के लिए, एक मीटिंग या एक नया उत्पाद लॉन्च। पत्र के मूल भाग में सूचना, सूचना होती है जिसे प्राप्तकर्ता को अवगत कराया जाना चाहिए। यह शब्दों से शुरू होना चाहिए: "हम आपको आपके ध्यान में लाते हैं …", "हम आपको इसके बारे में सूचित करते हैं …", "हम आपको इसके बारे में सूचित करते हैं …"। यह इस बात पर निर्भर करता है कि प्रतिक्रिया पत्र का उद्देश्य क्या है, जिसे दस्तावेज़ में संक्षेप में वर्णित किया जाना चाहिए और आवश्यक डेटा शामिल करना चाहिए।
चरण 4
एक नियम के रूप में, सामग्री को समाचार पत्र से जोड़ा जाना चाहिए। ये मूल्य सूची, फ़्लायर्स, अनुबंध और अन्य दस्तावेज़ हो सकते हैं। संलग्नक का नाम पत्र के अंत में, साथ ही संलग्न सामग्री की शीटों की संख्या को इंगित किया जाना चाहिए।
चरण 5
आपको न्यूज़लेटर को शब्दों के साथ समाप्त करने की आवश्यकता है: "आपका विश्वासपूर्वक …" और इसी तरह। अगला, एकमात्र कार्यकारी निकाय, उसके डिप्टी या क्लर्क की स्थिति, व्यक्तिगत डेटा दर्ज किया जाता है। सूचीबद्ध व्यक्तियों में से एक (इस पर निर्भर करता है कि कंपनी को व्यावसायिक पत्र लिखने और भेजने के लिए कौन अधिकृत है) अपना हस्ताक्षर करता है, अपने संपर्क फोन नंबर को इंगित करता है।
