विभिन्न दस्तावेजों के लेखांकन, संचलन और भंडारण के लिए, कार्मिक सेवाएं आदेशों, छुट्टियों, बयानों और संदर्भों की पुस्तकों का उपयोग करती हैं। पंजीकरण लॉग आंतरिक उपयोग के लिए दस्तावेज हैं और संगठन के कार्मिक विभाग में संग्रहीत हैं, और एक विशेष रूप से नियुक्त व्यक्ति इन दस्तावेजों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार है।
अनुदेश
चरण 1
मंत्रालय द्वारा अनुमोदित ऑर्डर लॉग फॉर्म का उपयोग करें या स्वयं एक डिज़ाइन करें। हैवीवेट सामग्री से कवर बनाएं। शीट के केंद्र में संगठन का नाम और पुस्तक का शीर्षक लिखें। नीचे लॉगिंग के लिए प्रारंभ और समाप्ति तिथियों को इंगित करें। पीछे के कवर पर, दस्तावेज़ को संग्रहीत करने और भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के बारे में जानकारी को प्रतिबिंबित करें: कर्मचारी की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर इंगित करें।
चरण दो
सुनिश्चित करें कि पृष्ठों के साथ छेड़छाड़ नहीं की जा सकती या पत्रिका से हटाया नहीं जा सकता। पुस्तक के पन्नों को नंबर और फीता। अंतिम पृष्ठ पर, मोम या मैस्टिक सील लगाएं, कार्मिक विभाग के प्रमुख या संगठन के प्रमुख को प्रमाणन के लिए तैयार टेम्पलेट प्रदान करें। नोट करें: इस लॉग बुक में _ शीट नंबर, लेस, सीलबंद हैं। निदेशक: _ (हस्ताक्षर, हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन)। दिनांक: _ (दिन, माह, वर्ष) ।
चरण 3
प्रविष्टियों को लॉग करने के लिए एक सुविधाजनक पृष्ठ अभिविन्यास (परिदृश्य, चित्र) चुनें। यदि वांछित है, तो निम्नलिखित कॉलम वाली तालिका व्यवस्थित करें:
- रिकॉर्ड की क्रम संख्या;
- प्रवेश की तिथि;
- आदेश की क्रम संख्या;
- आदेश पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर;
- आदेश का सारांश।
यदि आप सारणीबद्ध दृश्य से सहज नहीं हैं, तो अभिलेखों को निःशुल्क रूप में रखें। मुख्य बात यह है कि आदेशों के अनुमोदन की तारीखों के अनुसार अंक आवंटित करने के क्रम का पालन करना और लेखांकन पुस्तक में उपरोक्त जानकारी को प्रतिबिंबित करना।
चरण 4
अपनी ऑर्डर लॉग प्रविष्टियों को नीली, काली या बैंगनी स्याही से रिकॉर्ड करें। पहले बनाए गए निशानों को मिटाने, मिटाने और हटाने की अनुमति न दें। यदि आपको परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो सही किए गए पाठ को एक पंक्ति से काट दें ताकि आप इसे अभी भी पढ़ सकें। उसी कॉलम या लाइन में, एक नई सही प्रविष्टि करें। कृपया हस्ताक्षर करें और परिवर्तन की तिथि इंगित करें। यदि त्रुटि को ठीक करना संभव नहीं है (उदाहरण के लिए, यदि कोई खाली स्थान नहीं है), तो नीचे एक नया रिकॉर्ड बनाएं, और अप्रचलित जानकारी के आगे, "रिकॉर्ड अमान्य है" बॉक्स को चेक करें।
चरण 5
जब आप लॉग लॉग करना बंद करते हैं, तो लॉग बुक के फ्रंट कवर पर लॉग की समाप्ति तिथि नोट करें।
