किसी भी प्रबंधक या विक्रेता के काम में एक वाणिज्यिक प्रस्ताव एक महत्वपूर्ण और प्रभावी उपकरण है। इसे संकलित करते समय, एक स्पष्ट संरचना का पालन करना और इस दस्तावेज़ के डिजाइन के लिए विशिष्ट आवश्यकताओं को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है।
एक लिखित बिक्री प्रस्ताव किसी भी प्रबंधक या विक्रेता के दिन-प्रतिदिन के व्यवसाय का एक अभिन्न अंग है। ये दस्तावेज़, एक नियम के रूप में, उन ग्राहकों के लिए तैयार किए जाते हैं, जिन्होंने पहले से ही किसी विशेष उत्पाद या सेवा को खरीदने में रुचि व्यक्त की है, जो बेचे जा रहे उत्पाद के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं। एक सही ढंग से तैयार किया गया प्रस्ताव व्यावसायिक गतिविधियों की दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि करने में मदद करेगा, जबकि इसे लिखने में विशिष्ट गलतियाँ संभावित ग्राहकों और भागीदारों की संख्या को काफी कम कर सकती हैं। इस घटना का कारण एक संभावित खरीदार, एक ग्राहक को उसके साथ व्यक्तिगत संपर्क के बिना प्रभावित करने की कठिनाई में निहित है।
वाणिज्यिक प्रस्ताव संरचना
वाणिज्यिक प्रस्ताव की संरचना में निम्नलिखित घटक तत्वों को प्रतिष्ठित किया जाना चाहिए:
1) शीर्षक, कंपनी का लोगो - लेटरहेड, जो दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर रखा गया है;
2) पंजीकरण संख्या और पता भाग - इस ब्लॉक में प्रस्ताव की तिथि और निवर्तमान संख्या दर्ज की जाती है, इसके प्रेषक और पताकर्ता को इंगित किया जाता है;
3) अपील और कारण का उल्लेख - इस संरचनात्मक भाग में संभावित भागीदारों के लिए एक सम्मानजनक अपील, पिछले संपर्कों की याद दिलाना या माल की खरीद पर बातचीत, सेवाओं का आदेश देना शामिल है;
4) ग्राहक की जरूरतों का संक्षिप्त विवरण (उसके साथ पिछले संपर्कों के आधार पर), उत्पाद खरीदने की उसकी आवश्यकता का औचित्य;
5) प्रस्ताव स्वयं, संक्षेप में, स्पष्ट रूप से, व्यावसायिक शैली में प्रस्तुत किए गए हैं (यदि विस्तृत स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, तो आवेदनों के लिंक बनाए जाते हैं);
6) संलग्न दस्तावेजों की एक सूची, जो विस्तृत स्पष्टीकरण, विनिर्देश, गणना प्रदान कर सकती है;
7) ग्राहक के खर्चों की राशि उसके अपेक्षित लाभों के विवरण के साथ और उस अवधि के दौरान जिसके दौरान प्रस्ताव मान्य है;
8) बेचने वाली कंपनी के लाभों का संक्षिप्त विवरण और अगले संपर्क की तिथि की नियुक्ति;
9) अंतिम विवरण - तिथि और हस्ताक्षर।
प्रस्ताव डिजाइन की विशेषताएं
ग्राहक न केवल ऑफ़र की सामग्री से, बल्कि इसके डिज़ाइन से भी प्रभावित होता है। पाठ को छोटे और मध्यम पैराग्राफ में तोड़ने, औचित्य का उपयोग करने और एक से अधिक पृष्ठ होने पर संख्या पृष्ठों की सिफारिश की जाती है। लेखन के लिए, मानक आकार के फ़ॉन्ट का उपयोग करना बेहतर है, जोर, इटैलिक का अधिक उपयोग न करें, क्योंकि यह धारणा को जटिल बनाता है। यदि प्रस्ताव में कई पृष्ठ हैं, तो उन पर पाठ को समान रूप से वितरित करने की अनुशंसा की जाती है।
