कुछ कंपनियों के पास दशकों से दस्तावेज हैं। महत्वपूर्ण कागज़ात को झुर्रियों या खो जाने से बचाने के लिए, उन्हें हार्ड कार्डबोर्ड या प्लास्टिक से बने फ़ोल्डरों में दर्ज करने की आवश्यकता होती है। पहचान के लिए प्रत्येक अनुबंध को एक अलग नंबर दें।
अनुदेश
चरण 1
वांछित अनुबंध को खोजना आसान बनाने के लिए, रिकॉर्ड की एक पुस्तक रखें। दस्तावेज़ को एक संख्या दें और इसे इस पत्रिका में दर्ज करें। संख्या के अतिरिक्त, अनुबंध की तिथि दर्ज करें। जर्नल में प्रविष्टि इस तरह दिखनी चाहिए: 1. अनुबंध संख्या 123TP दिनांक 22.02.2011। नोट्स में, आप दस्तावेज़ीकरण की कॉर्पोरेट शैली द्वारा आवश्यक होने पर अनुबंध के सार को इंगित कर सकते हैं।
चरण दो
यदि कंपनी में कई कानूनी संस्थाएं हैं, तो प्रत्येक के लिए अनुबंधों की एक अलग पुस्तक बनाएं। अपने अंकन में पारंपरिक प्रतीकों का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए, Masha और Bears OJSC के अनुबंधों को 123MM के रूप में लिखें। और 123TP के साथ ZAO "थ्री लिटिल पिग्स" की प्रतिभूतियों को चिह्नित करें। भ्रम से बचने के लिए नंबर असाइन करें।
चरण 3
जब समझौते ने दोनों पक्षों के सामान्य निदेशकों द्वारा हस्ताक्षरित सभी अनुमोदन पारित कर दिए हैं, मुहर लगाई गई है, इसे एक फ़ोल्डर में दर्ज किया जा सकता है। हार्ड कवर वाले फोल्डर चुनें - वे दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करेंगे। प्रत्येक कानूनी इकाई को अपने स्वयं के फ़ोल्डर की आवश्यकता होती है।
चरण 4
चादरों से पहले। एक छेद पंच लें और नए छेदों को पंच करें। दस्तावेज़ को एक फ़ोल्डर में रखें और इसे विशेष एंटीना के साथ सुरक्षित करें। एक खाली ए4 शीट से एक अनुबंध को दूसरे से अलग करें।
चरण 5
आप दूसरे तरीके से भी अनुबंध दर्ज कर सकते हैं। इसके लिए पारदर्शी फाइलों की जरूरत होगी। प्रत्येक दस्तावेज़ को एक अलग फ़ाइल में रखें और एक फ़ोल्डर में पिन करें।
चरण 6
एक ही फोल्डर में बहुत सारे कॉन्ट्रैक्ट स्टोर न करें - वे झुर्रीदार हो सकते हैं। फ़ोल्डर को बंद करना आसान होना चाहिए, अलग-अलग शीट बाहर नहीं चिपकनी चाहिए।
चरण 7
अनुबंध वाले फ़ोल्डरों के भंडारण के लिए, कोठरी में एक अलग शेल्फ रखें। फ़ोल्डर पर, वर्ष और कानूनी इकाई जो दस्तावेज़ों का स्वामी है, लिखें। यह आपको जरूरत पड़ने पर जल्दी से सही कागजात खोजने की अनुमति देगा।
चरण 8
तीन साल पहले के अनुबंध वाले फोल्डर को हर समय रखने की जरूरत नहीं है। उन्हें कार्डबोर्ड बॉक्स में व्यवस्थित करें, उस वर्ष और कानूनी इकाई पर हस्ताक्षर करें जिसके लिए दस्तावेज़ जारी किए गए हैं। बक्से को गोदाम में भेजें। भंडारण के लिए सूखी जगह चुनें। नमी कागज के लिए हानिकारक है।
