एजेंडा एक बैठक या बैठक का कंकाल है। यह इसमें है कि चर्चा के मुख्य विषय और चर्चा के मुख्य क्षेत्र निर्धारित किए जाते हैं। यह बैठक के क्रम को स्थापित करता है, एक पेशेवर बातचीत पर प्रतिभागियों का ध्यान केंद्रित करता है, चर्चा को विचारों के अराजक आदान-प्रदान में विकसित होने की अनुमति नहीं देता है।
अनुदेश
चरण 1
जैसे ही प्रबंधन ने बैठक की तारीख और विषय पर फैसला किया है, वैसे ही एजेंडा तैयार करना शुरू करें। एड़ी पर गर्म, आपके लिए इसके अंक तैयार करना आसान होगा। इसके अलावा, यदि प्रबंधक संशोधन करना चाहता है तो आपके पास पहले विकल्प को ठीक करने के लिए पर्याप्त समय होगा।
चरण दो
बैठक के विषय के प्रमुख और छोटे पहलुओं पर प्रकाश डालें। छोटे मुद्दों के साथ एजेंडा को ओवरलोड न करें जिन्हें नियमित आधार पर हल किया जा सकता है। सबसे अच्छा विकल्प 1-2 महत्वपूर्ण बिंदुओं को शामिल करना है, जिनमें से अधिकांश टीम की रुचि है, और बैठक के दौरान उत्पन्न होने वाले मुद्दों सहित कम महत्वपूर्ण मुद्दों के त्वरित समाधान के लिए समय छोड़ दें।
चरण 3
एजेंडा आइटम तैयार करें। अस्पष्ट या अस्पष्ट वाक्यों से बचें। अपने एजेंडे की वस्तुओं को यथासंभव विशिष्ट बनाएं। उन्हें पढ़ने के बाद, बैठक के प्रतिभागी को समस्या का सार और उसकी चर्चा के उद्देश्य को आसानी से समझना चाहिए। यदि आपको कोई कठिनाई है, तो किसी विशेषज्ञ की सहायता लें जो इस विषय पर मुख्य भाषण देगा।
चरण 4
प्रत्येक आइटम "के बारे में" या "के बारे में" पूर्वसर्ग के साथ शुरू होना चाहिए: "बिक्री विभाग की पहल पर एक सफाई दिवस आयोजित करने के लिए" या "विपणन विभाग और प्रेस सेवा के बीच कार्यों के पुनर्वितरण पर", आदि। यदि कोई नियामक दस्तावेज चर्चा के लिए लाया जाता है, तो खंड निम्नानुसार लग सकता है: "उद्यम के चार्टर के अनुमोदन पर" या "सचिवालय के कर्मचारियों के नौकरी विवरण में संशोधन पर", आदि। सूचनात्मक प्रश्नों के लिए जिन पर चर्चा की आवश्यकता नहीं है, कृपया कोष्ठक में या कोलन द्वारा अलग करके एक उपयुक्त स्पष्टीकरण प्रदान करें। उदाहरण के लिए, "पुस्तक प्रकाशन के आशाजनक क्षेत्रों पर: संगोष्ठी की व्यावसायिक यात्रा पर उप महा निदेशक की रिपोर्ट।"
चरण 5
अपने एजेंडे की संरचना करें। व्यवहार में, प्रश्नों को व्यवस्थित करने के दो तरीके हैं: सबसे महत्वपूर्ण से कम महत्वपूर्ण और छोटे से महत्वपूर्ण तक। प्रत्येक विकल्प के अपने सकारात्मक पहलू होते हैं। पहले मामले में, बैठक की शुरुआत में मुख्य मुद्दों पर विचार किया जाता है। कर्मचारी अधिक सक्रिय होते हैं, थकान का उन पर अभी कोई प्रभाव नहीं पड़ता है। लेकिन पहले प्रश्न की चर्चा लंबी खिंच सकती है, छोटी-छोटी, बल्कि महत्वपूर्ण समस्याओं को हल करने के लिए समय नहीं बचेगा। यदि बैठक कम महत्वपूर्ण बिंदुओं से शुरू होती है, तो कर्मचारी धीरे-धीरे ताल में शामिल हो जाते हैं और जब तक मुख्य मुद्दे की घोषणा नहीं की जाती है, तब तक वे रचनात्मक संवाद के लिए पूरी तरह से तैयार हो जाते हैं।
चरण 6
अपने संगठन की लिपिकीय आवश्यकताओं के अनुसार एजेंडा प्रिंट करें। चर्चा के लिए वास्तविक प्रश्नों के अलावा, बैठक की तारीख, समय, स्थान, मुख्य वक्ता, प्रतिभागियों और आमंत्रित विशेषज्ञों का संकेत दें। दस्तावेज़ को संगठन के प्रमुख के साथ अनुमोदित करें। आप मूल एजेंडा को बाद में बैठक के कार्यवृत्त में संलग्न करेंगे। स्वीकृत एजेंडे के आधार पर, कर्मचारियों के लिए एक समाचार पत्र या घोषणाएं तैयार करें।
