बैठकें व्यावसायिक जीवन का एक अनिवार्य तत्व हैं। यह निगरानी, प्रबंधन के उद्देश्यों को निर्धारित करने और प्रतिक्रिया को लागू करने का एक उपकरण है। बैठक में, रिपोर्ट बनाई जाती है और वर्तमान मामलों की जानकारी दी जाती है। इसके प्रतिभागियों को एक-दूसरे के साथ बातचीत करने और अंततः सौंपे गए कार्यों को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक निर्णय लेने का अवसर मिलता है।
अनुदेश
चरण 1
बैठक के उद्देश्य को परिभाषित करें। इसके प्रतिभागी एक साथ मिल सकते हैं, उदाहरण के लिए, विचारों का प्रारंभिक आदान-प्रदान करने के लिए, मामलों की स्थिति पर एक रिपोर्ट सुनने के लिए, किसी भी मुद्दे को हल करने के लिए सिफारिशें तैयार करने या इन मुद्दों को स्वीकार करने के लिए। बैठक का विषय बैठक में प्रत्येक प्रतिभागी के लिए रुचि का होना चाहिए।
चरण दो
मीटिंग का एजेंडा बनाएं। इसमें, उन प्रश्नों की एक सूची इंगित करें जिन्हें इस दौरान सुनने और चर्चा करने की आवश्यकता है। केवल उन मुद्दों पर चर्चा की जानी चाहिए जिन्हें कार्य क्रम में हल नहीं किया जा सकता है। बैठक का प्रारंभिक एजेंडा सभी प्रतिभागियों को भेजें और बैठक के विषय और एजेंडे पर उनकी इच्छाओं और टिप्पणियों को सुनें। व्यक्त इच्छाओं को ध्यान में रखते हुए एजेंडे को समायोजित करें।
चरण 3
बैठक का स्थान, समय और तरीका तय करें। एजेंडा पर प्रत्येक आइटम के लिए स्पीकर और फोकल पॉइंट निर्दिष्ट करें। प्रस्तुतकर्ताओं को अपने सार अग्रिम में जमा करने के लिए कहें। बैठक का कार्यक्रम निर्धारित करें, प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा के लिए आवंटित समय का संकेत दें। प्रत्येक प्रतिभागी को अंतिम बैठक का एजेंडा और एजेंडा भेजें।
चरण 4
यदि आवश्यक हो, तो प्रतिभागियों को बैठक में प्रस्तुत की जाने वाली रिपोर्टों के सार तत्व, लिए जाने वाले मसौदा निर्णय, सूचना नोट्स और विश्लेषणात्मक सामग्री भेजें।
चरण 5
इस सवाल पर विचार करें कि संघर्ष की स्थितियों की संभावना को कम से कम करने के लिए बैठक में प्रतिभागियों को कैसे बैठाया जाए। मनोवैज्ञानिकों ने देखा है कि जो लोग एक-दूसरे के आमने-सामने बैठते हैं, वे अक्सर संघर्षों और विवादों में पड़ जाते हैं, कम अक्सर वे जो एक-दूसरे के बगल में बैठते हैं। इस कारक पर विचार करें।
चरण 6
एक अध्यक्ष की पहचान करें जो बैठक का संचालन करने में सक्षम होगा ताकि सभी मुद्दों को इष्टतम तरीके से और कम से कम समय में हल किया जा सके। ऐसा करने के लिए, उसे बैठक में प्रत्येक प्रतिभागी से रचनात्मक निर्णय लेना चाहिए और चर्चा को व्यवसायिक बनाना चाहिए।
चरण 7
बैठक के कार्यक्रम के क्रियान्वयन का सख्त आदेश सुनिश्चित करें और यह काफी सफल होगा और इसमें लिए गए निर्णय प्रभावी होंगे।
