मीडिया के साथ बातचीत के लिए इकाई हमेशा शुरू में संगठन के संगठनात्मक ढांचे में शामिल नहीं होती है। मीडिया स्पेस में काम करने की तत्परता संगठन के विकास के साथ आती है। ऐसे मामलों में, किराए के प्रेस सचिव को प्रेस सेवा को खरोंच से व्यवस्थित करना चाहिए और इसके व्यवस्थित कार्य को स्थापित करना चाहिए।
यदि संगठन ने पहले कभी मीडिया के क्षेत्र में काम नहीं किया है, तो प्रेस सेवा के नव नियुक्त क्यूरेटर को निम्नलिखित क्षेत्रों में गंभीर प्रशिक्षण से गुजरना होगा:
- प्रमुख वक्ताओं का चयन;
- मीडिया में प्रकाशन के लिए उपयुक्त जानकारी प्रदान करने के लिए संरचनात्मक इकाइयों के साथ काम स्थापित करना;
- प्रेस सेवा के तकनीकी उपकरण और पहली मीडिया योजना
प्रबंधन से मीडिया तक
निर्दिष्ट बिंदुओं में से प्रत्येक को पूरी तरह से लागू होने में काफी समय लग सकता है। हालांकि, अगर हम प्राथमिकताओं के बारे में बात करते हैं, तो मुख्य बात संगठन के प्रमुख वक्ताओं की खोज होनी चाहिए। मीडिया को आकर्षित करने और उन्हें संगठन में न केवल एक विज्ञापनदाता, बल्कि एक मुखबिर के रूप में देखने के लिए, संगठन के नेताओं के साथ काम करना आवश्यक होगा। उनमें से - क्षेत्रों में सामान्य निदेशक, प्रतिनियुक्ति के कार्यालय, विभागों और विभागों के प्रमुख। इन लोगों को स्पष्ट रूप से मीडिया के साथ संवाद करने की आवश्यकता को समझना चाहिए, प्रत्येक टिप्पणी के महत्व को समझना चाहिए और सामान्य रूप से इस क्षेत्र में व्यवस्थित कार्य करना चाहिए।
अक्सर, यहां तक कि मीडिया गतिविधि में सबसे अधिक रुचि रखने वाले, पत्रकारों के साथ संवाद करते समय वक्ता को अजीब और शर्मिंदगी महसूस होती है। इन बाधाओं को दूर करना प्रेस सेवा के क्यूरेटर का काम है। यह पहले से ही जाने-माने मीडिया हस्तियों की सर्वश्रेष्ठ सार्वजनिक उपस्थिति के उदाहरणों के साथ एक प्रेस डोजियर का प्रदर्शन करके किया जा सकता है।
आंतरिक मुखबिर
प्रबंधन के अलावा, सभी विभागों और विभागों के प्रमुखों को कंपनी के मीडिया लक्ष्यों और उद्देश्यों के बारे में सूचित किया जाना चाहिए। अगली बैठक के दौरान ऐसा करना बेहतर है, जिसके दौरान प्रबंधन को प्रेस सेवा को पूरी जानकारी प्रदान करने का कार्य निर्धारित करना चाहिए। टीम के सभी सदस्यों को यह समझना चाहिए कि यह जिम्मेदारी प्रेस सचिव की सनक नहीं है, बल्कि प्रबंधन का एक नया रणनीतिक कार्य है।
विभागों के साथ उत्पादक संपर्क स्थापित करने के लिए, जानकारी प्रदान करने की प्रतीक्षा किए बिना, अंदर से अपने काम में खुद को विसर्जित करने का प्रयास करना आवश्यक है। विभागों की त्रैमासिक रिपोर्ट, प्रबंधन और सीधे निष्पादकों के साथ संचार इसमें मदद करेगा। सभी के साथ मित्रता और नई जानकारी के लिए खुला रहना प्रेस सेवा के प्रभावी कार्य की कुंजी में से एक है।
कंपनी के कुछ हिस्सों के साथ काम करने की प्रक्रिया में, निरंतर आधार पर जानकारी प्रदान करना मुश्किल हो सकता है। अक्सर यह काम की सीधी रेखा में विभाग के विशेषज्ञों के रोजगार के कारण होता है। नाराजगी को छुपाना अनुत्पादक है कि सहकर्मी कंपनी के सूचनात्मक कार्यों को मुख्य जिम्मेदारियों से नीचे मानते हैं। इसलिए, एक निश्चित आवृत्ति के साथ सूचना प्रस्तुत करने के लिए आंतरिक नियम बनाने के मुद्दे को उठाना उचित है। और ताकि आंतरिक कॉर्पोरेट संबंध इससे पीड़ित न हों, प्रेस सचिव को इसके प्रसंस्करण के लिए सूचना तक सीधी पहुंच प्रदान करने के अनुरोध के साथ सीधे विभाग प्रबंधन से संपर्क करना चाहिए, ताकि विभाग के कर्मचारियों को काम से अधिभार न डालें। आमतौर पर, अधिकारी इन पहलों का स्वागत करते हैं।
प्रचार के लिए पहला कदम
आंतरिक तैयारी समाप्त होने के बाद, सार्वजनिक स्तर पर पहुंचने का चरण शुरू होता है। इसके लिए मास मीडिया के अध्ययन की आवश्यकता होगी, जो संभावित रूप से कंपनी के बारे में जानकारी प्रकाशित करने के लिए मीडिया प्लेटफॉर्म बन सकता है। सामरिक उद्देश्यों के आधार पर, प्रेस सचिव को विशेष प्रकाशनों तक सीमित नहीं होना चाहिए।संभावित सूचना भागीदारों में, स्थानीय, क्षेत्रीय और संघीय स्तर की समाचार एजेंसियों, टेलीविजन, रेडियो आदि को सुरक्षित रूप से शामिल किया जा सकता है।
उन प्लेटफार्मों को कम मत समझो, जो, हालांकि उनके पास मीडिया की स्थिति नहीं है, अक्सर दक्षता में अपने सूचना सहयोगियों से बेहतर प्रदर्शन करते हैं। ये सोशल नेटवर्क, सूचना साइटों आदि पर ब्लॉगर, समूह और समुदाय हैं।
बिचौलियों के बिना सोशल नेटवर्क पर कंपनी की गतिविधियों के बारे में सोचना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। इस कार्य को एक प्रेस सेंटर से बेहतर कोई नहीं कर सकता, जो कंपनी के काम को अंदर और बाहर जानता हो।
प्रारंभिक कार्य के समानांतर, प्रेस सचिव को कार्य के लिए आवश्यक तकनीकी साधनों की एक सूची तैयार करनी होगी। कार्यालय की आपूर्ति के मानक सेट के अलावा, यह एक कैमरा, एक वॉयस रिकॉर्डर, भंडारण सामग्री के लिए हार्ड ड्राइव है।
पहली मीडिया योजना - निकट भविष्य के लिए कंपनी की प्रकाशन रणनीति - इस उम्मीद के साथ तैयार की जानी चाहिए कि मीडिया पहले से अज्ञात स्रोत से जानकारी से सावधान रहेगा। यह पहली बार व्यावसायिक आधार पर बड़ी संख्या में प्रकाशनों की व्याख्या कर सकता है। अंतिम विवरण वरिष्ठ प्रबंधन के साथ सहमत होना चाहिए।
