एक व्याख्यात्मक नोट एक कर्मचारी द्वारा एक अधिकारी को स्थानांतरण के लिए तैयार किया गया एक दस्तावेज है, जिसे आवश्यकताओं के अनुपालन न करने, समय सीमा का पालन न करने या अन्य उल्लंघनों के कारणों की व्याख्या करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। दस्तावेज़ को एक साधारण लिखित रूप में तैयार किया जा सकता है, क्योंकि इसका निष्पादन रूसी संघ के कानून द्वारा विनियमित नहीं है। एक सही ढंग से लिखा गया नोट कर्मचारी को प्रबंधन को स्थिति की व्याख्या करने, विशिष्ट तथ्यों को इंगित करने और घटना के वास्तविक कारणों का नाम देकर अनुशासनात्मक कार्रवाई से बचने में मदद करेगा।
अनुदेश
चरण 1
दस्तावेज़ के परिचयात्मक भाग में पता करने वाले के विवरण (संगठन का नाम, अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक और प्रबंधक की स्थिति जिसे व्याख्यात्मक पत्र संबोधित किया गया है) का विवरण दर्शाता है, उन्हें ऊपरी दाएं कोने में रखकर ए4 शीट।
शीर्षक "व्याख्यात्मक नोट" लिखें, तैयारी की तारीख और आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह के लिए पंजीकरण नियमों के अनुसार स्थापित आने वाली संख्या को इंगित करें। शीर्षक के तहत, नोट की सामग्री को स्पष्ट करें, यह कहते हुए कि दिए गए व्याख्यात्मक नोट में क्या चर्चा की जाएगी। यह तथ्य या घटना होगी जिसके कारण इस दस्तावेज़ को तैयार किया गया।
चरण दो
दस्तावेज़ के मुख्य भाग में, जो हुआ उसके कारणों का वर्णन करें, वर्तमान स्थिति की व्याख्या करें और इन उल्लंघनों के वास्तविक कारणों को इंगित करें। यहां, उन निष्कर्षों को बताएं जो यह समझाने के लिए पर्याप्त आधार प्रतीत होते हैं कि क्या हुआ था। और फिर उपरोक्त कारणों से, या उल्लंघन करने वाले अन्य कर्मचारियों को शामिल करने के लिए आपको दायित्व से मुक्त करने का अनुरोध करें।
चरण 3
अंतिम भाग में, उन सभी दस्तावेजों को सूचीबद्ध करें जिन्हें आप साक्ष्य के रूप में प्रस्तुत करने के लिए आवश्यक समझते हैं, और व्याख्यात्मक नोट के साथ संलग्न दस्तावेजों के रूप में संलग्न करें। अब नोट की तारीख और संकलक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर को एक प्रतिलेख (नाम और शीर्षक) के साथ रखें।
