बहुत से लोगों को, अपने कर्तव्य के कारण, लगातार किसी भी दस्तावेज को तैयार करना पड़ता है, और इस तरह के रिपोर्ट और सेवा नोट जैसे - कभी-कभी हर दिन भी। इसके बावजूद, प्रत्येक कर्मचारी सक्षम रूप से और सभी नियमों के अनुसार इस तरह के नोट को तैयार करने में सक्षम नहीं है, लेकिन यह अभी भी एक दस्तावेज है जिसकी अपनी अनिवार्य आवश्यकताएं हैं। नीचे आप आंतरिक और बाह्य ज्ञापन लिखने के निर्देश पा सकते हैं।
अनुदेश
चरण 1
एक आंतरिक ज्ञापन एक नोट है जो एक संरचनात्मक इकाई या संस्था के प्रमुख के लिए अभिप्रेत है। GOST द्वारा निर्धारित सभी विवरणों को दर्शाने वाले कागज की एक नियमित शीट पर एक आंतरिक नोट तैयार किया जाता है। इन विवरणों की सूची:
- उपखंड का नाम
- तारीख
- दस्तावेज़ के प्रकार
- शीर्षक
- नोट का रजिस्ट्रेशन नंबर
- सीधे नोट का पाठ
- पता करने वाला
- दस्तावेज़ के प्रवर्तक के हस्ताक्षर
एक बाहरी ज्ञापन एक ज्ञापन है जो एक वरिष्ठ अधिकारी के लिए अभिप्रेत है।
चरण दो
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेमो का टेक्स्ट टाइम्स न्यू रोमन फॉन्ट में टाइप करें, फॉन्ट साइज - 14, स्पेसिंग - 1, 5। नोट के ऊपरी बाएं कोने में, स्ट्रक्चरल यूनिट का नाम इंगित करें, यानी लेखक का नाम दस्तावेज़।
चरण 3
बड़े अक्षरों में "पेपर नोट" शीर्षक टाइप करें। इसे केंद्र में या बाईं ओर रखें।
चरण 4
एक पंक्ति में दिनांक और अनुक्रमणिका दर्ज करें। अरबी अंकों में तारीख बनाना सुनिश्चित करें; आप महीने को अक्षरों में लिख सकते हैं। एक आंतरिक ज्ञापन के लिए, दिनांक वह दिनांक है जब दस्तावेज़ बनाया गया और सबमिट किया गया था।
चरण 5
एक पंक्ति में दिनांक और अनुक्रमणिका दर्ज करें। अरबी अंकों में तारीख बनाना सुनिश्चित करें; आप महीने को अक्षरों में लिख सकते हैं। एक आंतरिक ज्ञापन के लिए, दिनांक वह दिनांक है जब दस्तावेज़ बनाया गया और सबमिट किया गया था।
चरण 6
आप आंतरिक ज्ञापन को एक शीर्षक के साथ दे सकते हैं जो ज्ञापन की सामग्री को प्रकट करता है। उदाहरण के लिए: "इवानोव आई.आई. के अनुवाद के बारे में। विभाग को ऐसे और ऐसे।"
चरण 7
नोट के पाठ को दो भागों में विभाजित करें। पहले भाग में, उन घटनाओं पर रिपोर्ट करें जिन्होंने आपको एक नोट लिखने के लिए प्रेरित किया, और दूसरे में - कुछ इच्छाएं, सिफारिशें और अनुरोध।
चरण 8
एक नोट में तीन भाग हो सकते हैं, इस मामले में पहला भाग घटनाओं का संदेश होगा, दूसरा - स्थिति का विश्लेषण, और तीसरा - सिफारिशें और इच्छाएं। आप मेमो को टेक्स्ट के रूप में, सारणीबद्ध रूप में या दोनों के संयोजन में प्रस्तुत कर सकते हैं।
चरण 9
ऐसा नोट भेजने से पहले उसे संगठन के मुखिया के हस्ताक्षर से प्रमाणित करें। नीचे लेखक संगठन का नाम दर्ज करें।
