विशेष दस्तावेज बनाए रखना एक उद्यम के कार्मिक विभाग का एक अभिन्न अंग है। वहीं, प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक व्यक्तिगत फाइल अनिवार्य है। भविष्य में, व्यक्तिगत फ़ाइलों को विशेष फ़ोल्डरों में संग्रहीत किया जाता है।
ज़रूरी
- - कर्मचारी के व्यक्तिगत दस्तावेज;
- - दस्तावेजों की सूची;
- - एक व्यक्तिगत फ़ाइल के लिए एक फ़ोल्डर।
अनुदेश
चरण 1
एक कर्मचारी को काम पर रखने के तुरंत बाद एक व्यक्तिगत फाइल दर्ज करना शुरू करें मामला दर्ज करने के लिए कोई एकीकृत प्रपत्र नहीं है, इसलिए आप इसे स्वयं विकसित कर सकते हैं। यदि आवश्यक हो तो कर्मचारी के पासपोर्ट, सेवानिवृत्ति बीमा प्रमाण पत्र, टीआईएन प्रमाणपत्र और अन्य व्यक्तिगत दस्तावेजों की प्रतियां बनाएं, जैसे कि चिकित्सा प्रमाण पत्र और चालक का लाइसेंस।
चरण दो
अपनी व्यक्तिगत फ़ाइल के लिए एक कवर डिज़ाइन करें। घटक दस्तावेजों के अनुसार अपने संगठन का नाम इंगित करें, मामले की क्रम संख्या और इसकी तैयारी की तारीख डालें। आप कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध की अवधि भी लिख सकते हैं। बर्खास्तगी, स्थानांतरण आदि के बारे में नोट्स के लिए जगह छोड़ें। कवर के केंद्र में, कर्मचारी का अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक, उसकी स्थिति को पूरा रखें।
चरण 3
व्यक्तिगत फ़ाइल के पहले पृष्ठ में कर्मचारी के उपलब्ध दस्तावेजों की एक सूची होनी चाहिए। इन्वेंट्री को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संकलित करना सबसे अच्छा है। अधिकृत कर्मचारी का नाम और सूची की तारीख शामिल करना सुनिश्चित करें। उपलब्ध दस्तावेजों के बारे में जानकारी एक तालिका के रूप में रखी जा सकती है, उनमें से प्रत्येक की संख्या को नोट करते हुए और आवश्यक नोट्स बना सकते हैं। सूची के निचले भाग में संकलक और उस कर्मचारी के हस्ताक्षर होने चाहिए जिसके लिए व्यक्तिगत फ़ाइल संकलित की जा रही है। सूची के बाद मौजूदा दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न करें। इसके बाद वर्कफ़्लो से संबंधित सभी कागजात होते हैं, उदाहरण के लिए, एक छुट्टी आदेश, रोजगार अनुबंध में बदलाव पर समझौते आदि।
चरण 4
अपनी व्यक्तिगत फाइल को आर्काइव फोल्डर में फाइल करें। इन दस्तावेजों को डेटा तक सीमित पहुंच के तहत कंपनी के कार्मिक विशेषज्ञ या निदेशक द्वारा रखा जाना चाहिए। कर्मचारी प्रबंधक के साथ समझौते और व्यक्तिगत रसीद के तहत व्यक्तिगत फाइल में कोई भी दस्तावेज प्राप्त कर सकते हैं। जब किसी कर्मचारी को बर्खास्त या स्थानांतरित किया जाता है, तो व्यक्तिगत फ़ाइल को कंपनी के पूर्व कर्मचारियों के बारे में एक विशेष संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
