सभी संगठनों के पास कार्मिक दस्तावेज हैं। कर्मचारियों के साथ श्रम संबंधों को विनियमित करने के लिए उनका निष्कर्ष निकाला गया है। कोई भी संशोधन इस दस्तावेज़ीकरण की जाँच से शुरू होता है, इसलिए इसे सही ढंग से प्रारूपित करना बहुत महत्वपूर्ण है।
निर्देश
चरण 1
मुख्य बात यह है कि किसी भी कार्मिक दस्तावेज को तैयार करते समय विभिन्न कानूनों, निर्देशों और अन्य नियामक दस्तावेजों द्वारा निर्देशित किया जाना है। किसी भी नियम का उल्लंघन विभिन्न प्रतिबंधों की ओर जाता है।
चरण 2
संगठन के प्रमुख द्वारा आदेश के प्रकाशन के बाद दस्तावेज तैयार किए जाते हैं। कर्मचारी के सभी व्यक्तिगत दस्तावेजों के आधार पर फॉर्म भरे जाते हैं, उदाहरण के लिए, एक रोजगार अनुबंध।
चरण 3
काम पर रखते समय, एक कैडर कर्मचारी को सभी दस्तावेजों की प्रतियां निकालनी चाहिए और उन्हें कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में दर्ज करना चाहिए। भविष्य में, आप इस फ़ोल्डर में दस्तावेज़ भी संलग्न कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, एक अवकाश आवेदन। यह कहा जाना चाहिए कि निजी फर्मों के लिए व्यक्तिगत फाइल रखना आवश्यक नहीं है।
चरण 4
आपको व्यक्तिगत फाइल में उपलब्ध सभी दस्तावेजों की एक सूची भी बनानी चाहिए, जो कालानुक्रमिक क्रम में होनी चाहिए और क्रम संख्या होनी चाहिए।
चरण 5
व्यक्तिगत फाइलों में सभी परिवर्तन स्वयं कर्मचारी के आवेदन से और संलग्न प्रतियों के अनुसार किए जाते हैं, उदाहरण के लिए, उपनाम में परिवर्तन के मामले में - विवाह का प्रमाण पत्र (विघटन)। उसी समय, पुराने दस्तावेजों को पुनर्नवीनीकरण नहीं किया जा सकता है, उन्हें कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में रहना चाहिए।
चरण 6
व्यक्तिगत फ़ाइल के कवर पर, कर्मचारी के बारे में जानकारी इंगित की जाती है, अर्थात्: उपनाम, नाम, संरक्षक और व्यक्तिगत फ़ाइल का क्रमांक। फिर वह व्यक्तिगत मामलों के एक विशेष रजिस्टर में पंजीकृत है।
चरण 7
याद रखें कि व्यक्तिगत फाइलों के साथ-साथ कर्मचारी दस्तावेजों को सुरक्षित या अन्य सुरक्षित स्थान पर रखा जाना चाहिए। इसके लिए जिम्मेदारी कार्मिक कर्मचारियों द्वारा वहन की जानी चाहिए जिन्हें प्रमुख के आदेश से नियुक्त किया जाता है।
चरण 8
यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि व्यक्तिगत फाइलें स्वयं कर्मचारियों को हस्तांतरित नहीं की जाती हैं, और उनका अध्ययन केवल एक जिम्मेदार व्यक्ति की उपस्थिति में किया जा सकता है।
