माल की स्वीकृति एक खेप नोट या एक वेबिल द्वारा तैयार की जाती है, जिसे एक एकीकृत रूप में तैयार किया जाता है। निर्दिष्ट दस्तावेज़ में अनिवार्य विवरण होना चाहिए, क्योंकि यह आपूर्तिकर्ता और खरीदार की ओर से दायित्वों की पूर्ति की पुष्टि करता है।
आपूर्ति समझौता आमतौर पर लंबे समय तक संपन्न होता है, इसके निष्पादन की प्रक्रिया में, आपूर्तिकर्ता और खरीदार के बीच संबंध अन्य दस्तावेजों द्वारा तैयार किए जाते हैं जो आदेशित मात्रा और सीमा में माल की वास्तविक डिलीवरी और प्राप्ति की पुष्टि करते हैं। ऐसा दस्तावेज़ एक कंसाइनमेंट नोट या कंसाइनमेंट नोट है, जो एक एकीकृत रूप में तैयार किया जाता है, जो आपूर्तिकर्ता और खरीदार के अधिकृत प्रतिनिधियों द्वारा हस्ताक्षरित होता है। साथ ही, यह दस्तावेज़ न केवल नागरिक कानून अनुबंध के तहत दायित्वों की पूर्ति की पुष्टि करता है, बल्कि कर और लेखा उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जाने वाले प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में भी कार्य करता है।
खेप नोट पर क्या विवरण दर्शाया जाना चाहिए?
वेबिल में नंबर, तैयारी की तारीख, पूरा नाम और विवरण शामिल होना चाहिए जो आपको आपूर्तिकर्ता, खरीदार की पहचान करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, खेप नोट माल के नाम को इंगित करता है, यदि संभव हो तो, एक संक्षिप्त विवरण दिया गया है। साथ ही, इस दस्तावेज़ के तहत वितरित माल की कुल मात्रा, मूल्य प्रति यूनिट और कुल लागत, मूल्य वर्धित कर (निर्दिष्ट कर के भुगतानकर्ताओं के लिए) को ध्यान में रखते हुए दर्ज की जाती है। वेबिल एक दो तरफा दस्तावेज है जो आपूर्तिकर्ता और खरीदार द्वारा हस्ताक्षरित होता है, जो उनके गोल मुहरों द्वारा प्रमाणित होता है। संपन्न आपूर्ति समझौते की शर्तों के आधार पर, मात्रा में संभावित विसंगतियां, आपूर्ति की गई और इनवॉइस में घोषित माल की सीमा को पार्टियों द्वारा प्रत्येक सुधार के आश्वासन के साथ सीधे इस दस्तावेज़ में चिह्नित किया जा सकता है या एक अलग अधिनियम में दर्ज किया जा सकता है।
एक खेप नोट कैसे तैयार किया जाता है?
प्रतियों की आवश्यक संख्या में वेबिल को आपूर्तिकर्ता के प्रतिनिधि द्वारा माल के साथ वितरित किया जाता है। खरीदार की ओर से माल की स्वीकृति उसके अधिकृत प्रतिनिधि द्वारा की जाती है, जिसके पास एक वैध पावर ऑफ अटॉर्नी और एक पहचान दस्तावेज होना चाहिए। माल के शिपमेंट के बाद, खरीदार का प्रतिनिधि एक दृश्य जांच करता है, मात्रा की गणना करता है, और पैकेज की अखंडता का मूल्यांकन करता है। चालान में निर्दिष्ट जानकारी के साथ वास्तविक मात्रा, वर्गीकरण, माल की गुणवत्ता की तुलना के साथ-साथ जांच की जाती है। दावों और सुधारों की अनुपस्थिति में, खरीदार का प्रतिनिधि चालान की सभी प्रतियों पर हस्ताक्षर करता है, उन्हें संगठन की मुहर के साथ प्रमाणित करता है। आपूर्तिकर्ता का प्रतिनिधि इस दस्तावेज़ की अपनी प्रति लेता है, यदि आवश्यक हो, तो इसे खरीदार के प्रतिनिधि की मुख्तारनामा संलग्न करता है।
