पाठ के डिजाइन के लिए विभिन्न संस्थानों ने अपनी आवश्यकताओं को विकसित किया है, लेकिन बुनियादी नियम हैं जो सभी के लिए समान हैं। उनका उपयोग शैक्षणिक संस्थानों में डिप्लोमा और अन्य कार्यों के साथ-साथ आधिकारिक दस्तावेज तैयार करते समय किया जाता है।
आधिकारिक दस्तावेजों में, मानक फ़ॉन्ट प्रकार और आकार (टाइम्स न्यू रोमन या एरियल, आकार - 14) का उपयोग करना बेहतर होता है।
रिक्त स्थान महत्वहीन लगते हैं, लेकिन यदि वे सही स्थानों पर हैं, तो पाठ अच्छा दिखता है और अर्थ स्पष्ट होता है। पीरियड्स, कॉमा और अन्य विराम चिह्नों से पहले रिक्त स्थान का उपयोग न करें। लेकिन उन्हें उनके बाद रखा जाना तय है।
माप की किसी भी इकाई से अंक को अलग करने के लिए रिक्त स्थान का उपयोग करें, चाहे वह टन हो, सेंटीमीटर हो, प्रतिशत चिह्न (%) हो या डिग्री चिह्न हो।
डैश और हाइफ़न अक्सर भ्रमित होते हैं। तो, एक हाइफ़न (लघु चिह्न, ऋण) दो संख्याओं (उदाहरण के लिए, 2-3) के बीच में रखा जाता है, साथ ही जब किसी शब्द के भागों को अलग करते हैं (क्योंकि, कोई भी)। एक संकेत और एक हाइफ़न के बीच रिक्त स्थान का कभी भी उपयोग नहीं किया जाता है।
एक वाक्य में शब्दों के बीच एक डैश (लंबा) रखा जाता है, उदाहरण के लिए, "यह" शब्द के पहले या इसके बजाय। डैश को शब्दों से रिक्त स्थान द्वारा अलग किया जाता है।
सामान्य शब्द संक्षिप्ताक्षर हैं जैसे सेमी, किमी, किग्रा, आदि। यदि यह वाक्य का अंत नहीं है, तो निश्चित रूप से, उनके बाद डॉट्स लगाने की आवश्यकता नहीं है।
किसी भी दस्तावेज़ के बाईं ओर मार्जिन बाकी की तुलना में बड़ा होना चाहिए, क्योंकि यह बाईं ओर है कि दस्तावेज़ एक फ़ोल्डर में दर्ज किए जाते हैं।
रेड लाइन इंडेंटेशन और हाइफ़नेशन की हमेशा आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन उनके साथ टेक्स्ट अधिक सुंदर और साफ-सुथरा दिखेगा, इसमें नेविगेट करना आसान है।
शीर्षकों को बड़े अक्षरों में या बड़े अक्षरों में सेट करना बेहतर है, इससे दस्तावेज़ आकर्षक भी बन जाएगा।
