अपनी गतिविधियों के दौरान, कई उद्यम अपने कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्राओं पर भेजते हैं। ऐसा लगता है कि कुछ भी जटिल नहीं है - बस कर्मचारी काम पर चला गया और उससे लौट आया। लेकिन इस तरह की एक साधारण घटना के लिए भी एक बहुत बड़ी दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया की आवश्यकता होती है।
ज़रूरी
- - यात्रा प्रमाण पत्र
- - सेवा असाइनमेंट
- - व्यापार यात्रा आदेश
- - अग्रिम रिपोर्ट
- - प्रदर्शन किए गए कार्य पर रिपोर्ट
निर्देश
चरण 1
कर्मचारी की यात्रा के उद्देश्य और समय का विवरण देते हुए कर्मचारी के लिए एक कार्य असाइनमेंट पूरा करें। आमतौर पर, ऐसा कार्य संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा तैयार किया जाता है जिसमें कर्मचारी व्यापार यात्रा पर जाता है। फिर उद्यम के प्रमुख के साथ इस नौकरी के असाइनमेंट पर हस्ताक्षर करें, क्योंकि यह वह है जो इस व्यापार यात्रा की समीचीनता पर बाद में निर्णय लेता है।
चरण 2
एक कर्मचारी यात्रा आदेश तैयार करें। ऐसा आदेश आमतौर पर उद्यम के प्रमुख द्वारा संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा प्रस्तुत नौकरी असाइनमेंट के आधार पर जारी किया जाता है। व्यापार यात्रा पर जाने वाले कर्मचारी को हस्ताक्षर के साथ इस आदेश से परिचित कराएं।
चरण 3
बिजनेस ट्रिप ऑर्डर के आधार पर कर्मचारी के लिए बिजनेस ट्रिप सर्टिफिकेट जारी करें। यह प्रमाणपत्र कर्मचारी के गंतव्य स्थान पर आने का समय और वहां से उसके जाने के समय को दर्शाता है। इन अंकों के अनुसार, कर्मचारी के लौटने के बाद, एक व्यापार यात्रा पर बिताए गए उसके वास्तविक समय की गणना की जाती है और यात्रा भत्ते की गणना की जाती है।
चरण 4
यात्रा खर्च के लिए कर्मचारी को अग्रिम दें। इस तरह के खर्चों में प्रति दिन का भुगतान, यात्रा, आवास किराए पर लेना आदि शामिल हैं। कर्मचारी को व्यापार यात्रा पर होने के प्रत्येक दिन के साथ-साथ यात्रा पर बिताए गए सभी दिनों के लिए दैनिक खर्चों का भुगतान किया जाता है। यदि किसी कर्मचारी को देश के भीतर व्यापार यात्रा पर भेजा जाता है, तो इस तरह के अग्रिम का भुगतान राष्ट्रीय मुद्रा में किया जाता है, और यदि विदेश में है, तो उस देश की मुद्रा में जहां वह यात्रा कर रहा है।
चरण 5
व्यावसायिक यात्रा से कर्मचारी की वापसी के परिणामों के आधार पर, प्रदर्शन किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट तैयार करें। यह रिपोर्ट यात्रा के दौरान कर्मचारी द्वारा किए गए कार्य की मात्रा को दर्शाती है, और दैनिक निर्वाह भत्ता सहित यात्रा के लिए वास्तविक खर्च भी दिखाती है। इस तरह की रिपोर्ट के साथ मूल दस्तावेज संलग्न होते हैं, जैसे: यात्रा के लिए टिकट, होटल के भुगतान की रसीदें आदि। फिर, अग्रिम के रूप में कर्मचारी को दी गई राशि की तुलना में, लागतों की पुनर्गणना की जाती है: अधिशेष धन वापस ले लिया जाता है या अधिक खर्च वापस कर दिया जाता है। कर्मचारी को हस्ताक्षर के खिलाफ किए गए कार्य पर रिपोर्ट के डेटा से खुद को परिचित करना चाहिए।
