नामकरण उन सभी मामलों की एक सूची है जो संग्रह बनाते हैं और सिस्टम में लाए गए किसी विशेष संगठन में नए खोले जाते हैं। यह मामले के सूचकांक, नाम, इसके भंडारण की स्थापित शर्तों को इंगित करना चाहिए।
नामकरण की किस्में
कार्यालय के काम में, तीन मुख्य प्रकार के नामकरण होते हैं: मानक, अनुमानित और व्यक्तिगत। मानक संघीय कानून द्वारा स्थापित किया गया है और उसी प्रकार के संगठनों में नामकरण तैयार करने के लिए एक मॉडल के रूप में कार्य करता है। अनुमानित नामकरण में कड़ाई से सामान्यीकृत मामलों की संख्या शामिल नहीं है। इसमें उनकी अनुक्रमणिका के साथ खोलने के लिए अनुशंसित मामलों की एक सूची है। उपरोक्त प्रकार के नामकरण राज्य और नगरपालिका संगठनों और संस्थानों में तैयार किए जाते हैं। निजी संगठनों के कर्मचारी वैधानिक दस्तावेजों, रिपोर्टिंग के प्रकार, कार्य योजनाओं आदि के आधार पर। व्यक्तिगत मामलों की सूची तैयार की जा रही है। इसमें उद्यम के गठित मामलों की पूरी मात्रा शामिल है।
नामकरण को संकलित करने की प्रक्रिया
हर साल पुराने के आधार पर मामलों का एक नया नामकरण तैयार किया जाता है। इसके अलावा, सभी दस्तावेज संशोधन के अधीन हैं। नामकरण का एक महत्वपूर्ण घटक मामले का शेल्फ जीवन है। इस आधार पर, अस्थायी, दीर्घकालिक और स्थायी भंडारण के मामलों को प्रतिष्ठित किया जाता है। अस्थायी भंडारण फ़ाइलों की अवधि दस वर्ष से कम है, दीर्घकालिक भंडारण दस वर्ष से अधिक है। समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों के संबंध में, एक सूची तैयार की जाती है, जो स्पष्ट रूप से प्रदान किए गए मामलों में दस्तावेज़ की क्रम संख्या, नाम, निर्माण का वर्ष, चादरों की संख्या और अन्य जानकारी को इंगित करती है। इन्वेंट्री तैयार होने के बाद, ये दस्तावेज़ नष्ट होने के अधीन हैं।
संरचनात्मक रूप से, नामकरण वर्गों, उपखंडों द्वारा दर्शाया जाता है। हालाँकि, यह विभाजन सरकारी संगठनों और संस्थानों के लिए विशिष्ट है। निजी संगठनों में, यह विभाजन सशर्त है और सत्ता और अधीनता के संबंध को प्रतिबिंबित करने के बजाय उनकी गतिविधियों के मुख्य क्षेत्रों पर प्रकाश डालता है।
नामकरण तालिका में पाँच स्तंभ होते हैं: पहले में मामले का सूचकांक होता है, दूसरा - मामले का नाम, तीसरा - पृष्ठों की संख्या (चालू वर्ष के अंत में इंगित), चौथा - भंडारण अवधि नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित, पांचवां - मामले के उद्घाटन के संबंध में नोट्स, विनाश के उद्देश्य के लिए सूची में शामिल करना, आदि।
नामकरण में शामिल दीर्घकालिक और स्थायी भंडारण का मामला दो सौ पचास पृष्ठों से अधिक नहीं होना चाहिए। यदि गांवों की संख्या मानक से अधिक है, तो मामले को दो या अधिक में विभाजित करने की सलाह दी जाती है।
मामलों के संकलित नामकरण को अभिलेखागार विभाग के साथ सहमत होना चाहिए और संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।
