यदि आप एक व्यक्ति को नहीं, बल्कि अपनी कार्य टीम के कई सदस्यों को पत्र भेजना चाहते हैं, तो पत्र की सामग्री सामान्य से थोड़ी अलग होनी चाहिए। इसके अलावा, व्यापार पत्राचार के नियमों का पालन करना याद रखें।
अनुदेश
चरण 1
उन सहकर्मियों की सूची बनाएं जिन्हें आप अपनी मेलिंग सूची में शामिल करना चाहते हैं। जांचें कि क्या सभी अभिभाषक वर्तमान मुद्दे के लिए प्रासंगिक हैं। इसके विपरीत, आप किसी ऐसे व्यक्ति को छोड़ सकते हैं जिसे उसके पत्र से किसी चीज़ के बारे में सूचित किया जाना चाहिए। हितधारकों के सर्कल का अध्ययन करें। तय करें कि आप किस सहकर्मी को "पताकर्ता" फ़ील्ड में और कौन "सीसी" फ़ील्ड में रखेंगे। आमतौर पर, प्रत्यक्ष निष्पादक "एड्रेसी" कॉलम में लिखे जाते हैं, और जो प्रक्रिया को नियंत्रित करते हैं या अप्रत्यक्ष रूप से इसमें भाग लेते हैं, साथ ही साथ "कॉपी" फ़ील्ड में केवल एक इच्छुक कर्मचारी होते हैं।
चरण दो
प्राप्तकर्ता नामों को व्यवस्थित करने के तरीके के बारे में सोचें। यह आपके लिए बहुत आसान होगा यदि आपकी कंपनी के पास इस संबंध में विशिष्ट स्थापित नियम हैं। अन्यथा, उनका क्रम अलग-अलग तरीकों से निर्धारित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, उनके अंतिम नामों को वर्णानुक्रम में रखें। वरिष्ठता के सिद्धांत का उपयोग किया जा सकता है। कई प्राप्तकर्ताओं को संबोधित सचिव से कुछ पत्र ढूंढना बेहतर है और देखें कि वह इसे कैसे करता है। सबसे अधिक संभावना है, यह आपकी कंपनी का अनकहा मानक है।
चरण 3
संदेश के विषय को इंगित करें। इसे संक्षेप में इसकी सामग्री को प्रतिबिंबित करना चाहिए। उसके बाद, पत्र के मुख्य भाग पर जाएँ। व्यापार पत्राचार के नियमों का पालन करें। टीम को विनम्रता से नमस्ते कहें और विषय पर आगे बढ़ें।
चरण 4
केस पर ही लिखें। महत्वपूर्ण विवरणों को याद न करें, लेकिन "पानी" को भी पतला न करें। अपने सहयोगियों के समय की सराहना करें। यदि, अपने संदेश के सार को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आपको अन्य पत्राचार के बारे में पता होना चाहिए, तो पत्र के नीचे उद्धरण चिह्न लगाएं। अलविदा कहना न भूलें और काम पर सभी के लिए एक उत्पादक दिन की कामना करें।
