दस्तावेजों को काम करने और तैयार करने की प्रक्रिया में, उनके अनुमोदन को एक महत्वपूर्ण भूमिका सौंपी जाती है, जो आंतरिक हो सकती है, जहां दस्तावेजों को संगठन के विभागों द्वारा स्वयं या बाहरी, अन्य संस्थानों द्वारा दस्तावेजों के अनुमोदन से जुड़ा होता है। कानूनी रूप से सही ढंग से सहमत दस्तावेज़ कानूनों, मानदंडों और नियमों द्वारा प्रदान की गई कार्रवाई करने का अधिकार देता है। अनुमोदन प्रक्रिया को पारित करने वाले दस्तावेज़ों को सील कर दिया जाता है या मुहर लगा दी जाती है।
अनुदेश
चरण 1
एक संगठन के कर्मचारी के रूप में कार्य करना, जिसकी जिम्मेदारियों में दस्तावेजों की आंतरिक और बाहरी स्वीकृति शामिल है, उनके अनुमोदन के लिए कंपनी के कौन से विभाग जिम्मेदार हैं, इसके बारे में स्पष्ट जानकारी होना आवश्यक है।
चरण दो
उन दस्तावेजों की एक सूची बनाएं जिन्हें काम की पूरी अवधि के दौरान अनुमोदित करने की आवश्यकता होगी। उनके समर्थन के लिए जिम्मेदार विभागों के बारे में स्पष्ट रहें। एक तालिका बनाएं जो अनिवार्य अनुमोदन के अधीन दस्तावेजों के प्रकार, इस कार्य को करने के लिए जिम्मेदार विभागों, पदों, उपनामों, नाम, कर्मचारियों के संरक्षक, उनके फोन और ई-मेल पते को इंगित करेगी।
चरण 3
उस दस्तावेज़ पर निर्णय लें जिसे अनुमोदित करने की आवश्यकता है। जिस क्रम में आप अपने संगठन के विभागों से संपर्क करते हैं, उसे दर्शाते हुए एक योजना बनाएं। दस्तावेज़ के समर्थन के लिए जिम्मेदार कंपनी के सभी डिवीजनों के प्रत्येक कर्मचारी के साथ बात करके काम पूरा करने की समय सीमा का पता लगाएं।
चरण 4
दस्तावेज़ के अनुमोदन की शर्तों पर पूरा ध्यान दें, विभाग के किसी कर्मचारी द्वारा इसमें किए गए किसी भी परिवर्तन का तुरंत जवाब दें। यदि आपको दस्तावेज़ में किए गए संपादन के बारे में कोई संदेह है, तो सभी बारीकियों को स्पष्ट करते हुए, संगठन के विशेषज्ञों से परामर्श करना सुनिश्चित करें। यह भविष्य में अनुमोदन समय को कम करने में मदद करेगा और आपको कानूनी रूप से दस्तावेज़ को सही ढंग से तैयार करने की अनुमति देगा।
चरण 5
संगठन के प्रत्येक विभाग में, अनुमोदन प्रक्रिया को पारित करने के बाद, दस्तावेज़ पर वीज़ा लगाया जाता है। यह कर्मचारी की स्थिति, नाम और हस्ताक्षर के संकेत के साथ एक विभाग टिकट या "स्वीकृत" टिकट हो सकता है। सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ के अनुमोदन के लिए जिम्मेदार प्रत्येक कर्मचारी उस पर सही हस्ताक्षर करता है। अन्यथा, इस पर संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर नहीं होंगे।
चरण 6
दस्तावेज़ का समर्थन करने के लिए अंतिम लिंक उद्यम का प्रमुख है। दस्तावेज़ को कानूनी रूप से केवल तभी माना जाता है जब प्रबंधन, सभी विभागों के कर्मचारियों, उद्यम की मुहर या मुहर द्वारा हस्ताक्षरित हो।
चरण 7
जब विभिन्न संस्थानों द्वारा उनके अनुमोदन की आवश्यकता वाले दस्तावेजों का बाहरी समन्वय, उन संगठनों की सूची देखें, जिनके लिए आपको आवेदन करना है। समन्वय में शामिल विभागों, उनके कर्मचारियों के बारे में विस्तृत जानकारी प्राप्त करें। दस्तावेजों की आवश्यक सूची निर्दिष्ट करते हुए उन्हें कॉल करें या एक ई-मेल भेजें। बैठक के समय पर सहमत हों।
चरण 8
दस्तावेजों के बाहरी अनुमोदन में शामिल संस्था के कर्मचारी के लिए अनुमोदन के समय और परिवर्तन करने की प्रक्रिया से संबंधित मुद्दों की एक सूची तैयार करें। सहमत होने वाले दस्तावेजों की सूची का संकेत देते हुए, निर्धारित प्रपत्र में एक आधिकारिक बयान दें। दस्तावेजों के अनुमोदन के समय और उनके निष्पादन की शुद्धता को नियंत्रित करें।
