दस्तावेजों का उचित भंडारण कार्यालय के काम का एक महत्वपूर्ण तत्व है। संग्रह में कागजात भेजने से पहले, उन्हें फ्लैश किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आपको मामलों को संग्रहित करने के बुनियादी नियमों को जानना चाहिए।
यह आवश्यक है
- - अवल;
- - सुई;
- - कठोर धागा;
- - गोंद।
अनुदेश
चरण 1
एक ब्लैक लेड पेंसिल का उपयोग करके सभी शीटों को नंबर दें। नंबर ऊपरी दाएं कोने में रखा गया है। सबसे पुराने से शुरू करते हुए, दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में रखें। यदि संलग्न दस्तावेजों के साथ लिफाफे हैं, तो आपको लिफाफे को नंबर देना होगा, और फिर उसमें प्रत्येक दस्तावेज।
चरण दो
सभी पेपर क्लिप और अन्य धातु भागों को हटा दें। यदि आपके दस्तावेज़ में फाइलिंग मार्जिन नहीं है, तो उसमें कागज का एक टुकड़ा चिपका दें। चारों पंक्चरों को आधार बनाकर और कार्डबोर्ड कवर में रखकर सिलाई के लिए सभी कागज़ात तैयार कर लें।
चरण 3
दस्तावेजों के बंडलों को एक क्लैंप के साथ जकड़ा जाना चाहिए, एक अवल के साथ छेदा जाना चाहिए या दस्तावेजों को सिलाई करने के लिए एक विशेष उपकरण के साथ ड्रिल किया जाना चाहिए। क्लैंप को हटाए बिना, मोटे धागे, सुतली या टेप का उपयोग करके कागजों को एक लंबी सुई से सीवे।
चरण 4
सही सिलाई के लिए, सुई को पीछे की तरफ से उस छेद में पास करना आवश्यक है जो एक पंक्ति में दूसरा है, सुई को पीछे की तरफ से गुजारें और दूसरे छेद पर फिर से लौट आएं। उसके बाद, सुई को सामने की तरफ लाया जाना चाहिए और दूसरे छेद को सिलना चाहिए, लेकिन पहले से ही ऊपर से। धागे को पीछे से बाहर निकाला जाता है, और इसके दोनों सिरों को इस तरह से लगाया जाता है कि धागे की पूंछ को कागज (ट्रेसिंग पेपर) से सील किया जा सके।
चरण 5
धागे से चिपके कागज पर संगठन की मुहर लगाई जाती है, और अधिकारी (निदेशक, मुख्य लेखाकार) भी हस्ताक्षर करते हैं। कार्डबोर्ड कवर पर, दस्तावेजों की एक सूची चिपकाई जाती है, जो एक बंडल में दर्ज की जाती हैं। यह संगठन के नाम और इसकी संरचनात्मक इकाई को इंगित करना चाहिए, तारीख डालनी चाहिए, दस्तावेजों की भंडारण अवधि और अभिलेखीय कोड को इंगित करना चाहिए, यदि यह आपके संगठन में अपनाया गया है।
