सही कागजी कार्रवाई सही कागजी कार्रवाई का एक अभिन्न अंग है। कार्यालय के काम की वर्तमान स्थिति ऐसी है कि दस्तावेजों को संभालने की सभी सूक्ष्मताओं में पूरी तरह से महारत हासिल करने के लिए, विशेष पाठ्यक्रमों को पूरा करने की आवश्यकता होती है, जबकि दस्तावेजों को कई अलग-अलग प्रकारों में विभाजित किया जाता है।
अनुदेश
चरण 1
कार्यालय का काम, उदाहरण के लिए, एक उद्यम का कार्मिक विभाग, लेखांकन और प्रबंधन से काफी भिन्न हो सकता है।
इस प्रकार, उद्यम के प्रत्येक विभाग का अपना प्रलेखन कारोबार होता है, और, तदनुसार, ऐसे दस्तावेजों का पंजीकरण पंजीकरण और लेखांकन के लिए विशेष नियमों के साथ प्रस्तुत किया जाता है।
चरण दो
लेखा प्रणाली को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि कंपनी के दस्तावेजों का हिस्सा स्वीकृत GOST के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए, और जो हिस्सा मुक्त संचलन में है वह कंपनी के प्रबंधन के विवेक पर तैयार किया गया है।
चरण 3
उद्यम द्वारा प्राप्त सभी दस्तावेज आने वाले पत्राचार की एक विशेष पत्रिका में पंजीकृत हैं, एक निश्चित संख्या (सीरियल नंबर) को दस्तावेज़ को सौंपा गया है, फिर इसे उद्यम के प्रबंधन को संबोधित किया जाता है, जो इसके आगे के भाग्य का फैसला करता है। यदि दस्तावेज़ में विशिष्ट आवश्यकताएं हैं, किसी भी सूचनात्मक प्रकृति का है, तो इसे किसी विशिष्ट व्यक्ति को या तो निष्पादन के लिए या सूचना के लिए एक प्रमुख वीजा के साथ भेजा जाता है। यदि निष्पादन आवश्यक है, तो प्रमुख, दस्तावेज़ का समर्थन करके, इसके निष्पादन के लिए एक समय सीमा निर्धारित करने का अधिकार रखता है, लेकिन दस्तावेज़ द्वारा निर्धारित से कम नहीं। ठेकेदार इसकी प्राप्ति के लिए आने वाले पत्राचार के जर्नल में दस्तावेज़ और संकेत प्राप्त करता है।
चरण 4
आउटगोइंग दस्तावेज़ भी एक सीरियल नंबर के असाइनमेंट के साथ आउटगोइंग दस्तावेज़ों की एक विशेष पत्रिका में दर्ज किए जाते हैं।
चरण 5
एक नियम के रूप में, सभी दस्तावेज आंतरिक संचलन के दस्तावेजों और बाहरी संचलन के दस्तावेजों में विभाजित हैं, इसलिए, उत्पादन में, आने वाले दस्तावेजों के लिए दो पंजीकरण पत्रिकाओं और आउटगोइंग दस्तावेजों के लिए दो दर्ज किए जाते हैं।
चरण 6
इस तरह की एक लेखा प्रणाली आपको उद्यम के बाहर और उसके अंदर दस्तावेजों के पारित होने को नियंत्रित करने के साथ-साथ निष्पादन की जांच करने की अनुमति देती है।
चरण 7
उद्यम की गतिविधियों से संबंधित दस्तावेज, उदाहरण के लिए, कर्मियों के लिए आदेश, सामान्य आदेश अलग से पंजीकृत और दर्ज किए जाते हैं। सामान्य तौर पर, कई बड़े उद्यम विशिष्ट विभागों और सेवाओं से संबंधित दस्तावेजों के अलग-अलग लेखांकन की एक प्रणाली का अभ्यास करते हैं, खासकर जब प्रत्येक विभाग में कार्यालय के काम में एक संबंधित व्यक्ति शामिल होता है।
