एक आदेश महान व्यावहारिक महत्व का एक दस्तावेज है। यह कुछ विशिष्ट कार्रवाई को इंगित करता है: एक कर्मचारी को काम पर रखना और निकालना, अनुशासनात्मक कार्रवाई, नई तकनीक को पेश करने की आवश्यकता, और बहुत कुछ। क्लर्क को इस प्रकार के दस्तावेजों के भंडारण और सही को जल्दी से खोजने की क्षमता सुनिश्चित करनी चाहिए। इसके लिए प्रत्येक आदेश को एक विशिष्ट पहचान संख्या दी जाती है।
ज़रूरी
- - आदेश;
- - कार्यपंजी;
- - कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर निर्देश;
- - 2 या 3 फोल्डर।
अनुदेश
चरण 1
आदेशों के लिए पंजीकरण प्रपत्र कानून द्वारा कड़ाई से विनियमित नहीं है। 27 नवंबर, 2000 को रोसारखिव द्वारा प्रकाशित एक मानक निर्देश है, जिसमें कहा गया है कि कर्मियों द्वारा आदेशों की संख्या और मुख्य गतिविधि को एक कैलेंडर वर्ष के भीतर अलग से किया जाना चाहिए। अगर आप किसी छोटी फर्म में काम करते हैं, जहां सचिव भी क्लर्क का काम करता है, तो 3 फोल्डर और 3 रजिस्ट्रेशन जर्नल शुरू करें।
चरण दो
कार्यालय के काम के लिए निर्देश तैयार करें। इसमें केवल कुछ आइटम शामिल हो सकते हैं। इंगित करें कि कौन से ऑर्डर 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाने चाहिए, और कौन से - 75। लिखें कि आपके उद्यम के ऑर्डर किस सरणी में विभाजित हैं और आपने उन्हें कैसे नामित करने का निर्णय लिया। मुख्य गतिविधि के आदेश आमतौर पर अनुक्रमिक संख्या के साथ गिने जाते हैं, और कर्मियों के आदेश - एक संख्या और एक पत्र के साथ। उदाहरण के लिए, संख्या "ऑर्डर नंबर 2-एल / एस" या "ऑर्डर नंबर 2-के" जैसी दिख सकती है। विभिन्न शेल्फ लाइफ वाले दस्तावेज़ों के लिए अलग-अलग पदनामों के बारे में सोचें। उदाहरण के लिए, अल्पकालिक को कर्मियों के रूप में और दीर्घकालिक को कर्मियों के रूप में चिह्नित किया जा सकता है।
चरण 3
कर्मियों द्वारा ऑर्डर को शेल्फ लाइफ द्वारा 2 भागों में विभाजित करें। नियमित या शैक्षिक अवकाश, अल्पकालिक व्यापार यात्रा, प्रोत्साहन और अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के प्रावधान पर दस्तावेज़ 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं। रोजगार, स्थानांतरण, बर्खास्तगी, लंबी व्यावसायिक यात्राओं और लंबी छुट्टियों के लिए किसी अन्य फ़ोल्डर में फ़ाइल आदेश। बाइंडर्स के कवर पर फोल्डर का नाम और एक्सपायरी डेट लिखें। मुख्य गतिविधि के लिए अलग से ऑर्डर भरें
चरण 4
बड़ी फर्मों में, विभिन्न सेवाओं द्वारा आदेश जारी किए जाते हैं। मुख्य गतिविधि के लिए प्रलेखन, एक नियम के रूप में, सचिव द्वारा, और कर्मियों के लिए - कार्मिक विभाग द्वारा रखा जाता है। तदनुसार, प्रत्येक का अपना फ़ोल्डर और अपनी लेखा पुस्तकें होती हैं। एचआर विशेषज्ञ के लिए 2 किताबें और 2 फोल्डर शुरू करना पर्याप्त है, दस्तावेजों को प्रतिधारण अवधि के अनुसार विभाजित करना। हालांकि, बहुत बड़े दस्तावेज़ प्रवाह के साथ, प्रत्येक फ़ोल्डर को अक्सर ऑर्डर के प्रकार के अनुसार विभाजित किया जाता है। यदि आपके उद्यम ने एक अलग भंडारण प्रणाली को अपनाया है, तो अभी भी एक सामान्य सरणी के भीतर क्रम में क्रमांकित करें और उन्हें एक जर्नल में पंजीकृत करें।
चरण 5
मुख्य गतिविधि के आदेश न केवल पूरी कंपनी पर लागू हो सकते हैं, बल्कि व्यक्तिगत डिवीजनों पर भी लागू हो सकते हैं। प्रत्येक विभाग या विभाग के लिए कोड विकसित करें। यह एक अक्षर या संख्या हो सकती है। यह मत भूलो कि मुख्य गतिविधि के लिए आदेशों का पदनाम उस से भिन्न होना चाहिए जो आपकी कंपनी के कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में स्वीकार किया जाता है। इस मामले में, नंबरिंग "मुख्य गतिविधि" की सामान्य सरणी के भीतर जाती है।
