एक रचनात्मक व्यावसायिक संवाद के निर्माण की विशेषताएं उस स्थिति पर निर्भर करती हैं जिसमें यह होता है और आपके लिए निर्धारित लक्ष्य। किसी भी मामले में, आपको वार्ताकार के प्रश्नों और उत्तरों के बारे में सोचने की जरूरत है, और इससे भी अधिक अंकेक्षक के लिए, अग्रिम में।
अनुदेश
चरण 1
आजकल, लेखा परीक्षकों का अप्रत्याशित होना अत्यंत दुर्लभ है। अक्सर, वे अपनी यात्रा की अग्रिम सूचना देते हैं या यहां तक कि आगमन का कार्यक्रम भी रखते हैं - साप्ताहिक या मासिक। यह जानते हुए कि चेक कब आएगा, सभी आवश्यक कागजात पहले से तैयार कर एक अलग फाइल में रख दें।
चरण दो
तैयार दस्तावेजों के माध्यम से पलटें। उनमें संदिग्ध स्थानों पर ध्यान दें। वे लेखा परीक्षकों से भी सवाल उठा सकते हैं। दस्तावेज़ों को पहले से फिर से करें या सोचें कि आप वास्तव में क्या उत्तर देंगे। सभी तर्कों को एक कागज के टुकड़े पर लिख लें, उन्हें अतिरिक्त जानकारी प्रदान करें।
चरण 3
जब ऑडिटर आता है, तो पूछें कि उसे किस तरह की मदद चाहिए। आपको स्टेशनरी की आवश्यकता हो सकती है - कागज, कलम। या इंटरनेट एक्सेस वाला कंप्यूटर। विनम्रता और विनम्रता से बोलें। आप और वह दोनों अपने आधिकारिक कर्तव्यों का पालन करते हैं, जहां भावनाओं के लिए कोई जगह नहीं है।
चरण 4
ऑडिटर से पूछें कि क्या आपकी उपस्थिति की आवश्यकता है। शायद वह इसे अपने दम पर कर सकता है। जाते समय, अपना संपर्क फोन नंबर - मोबाइल और काम छोड़ना सुनिश्चित करें, ताकि ऑडिटर हमेशा आपसे संपर्क कर सके।
चरण 5
यदि अंकेक्षक के पास प्रश्न हैं, तो विषय से विचलित हुए बिना उनका स्पष्ट उत्तर दें। किसी को अतिश्योक्तिपूर्ण विवरण की आवश्यकता नहीं है। इसके अलावा, अतिरिक्त जानकारी एक नए चेक को ट्रिगर कर सकती है, जो लंबे समय तक खिंचेगा।
चरण 6
अंकेक्षक से बात करते समय, उसके द्वारा पूछे गए प्रश्नों पर ध्यान दें। उसे किस चीज में ज्यादा दिलचस्पी है और क्या संदेह पैदा करता है। प्राप्त जानकारी के आधार पर अपनी अगली यात्रा के लिए दस्तावेज तैयार करें।
चरण 7
यदि आप अंकेक्षक के प्रश्न का उत्तर देने में असमर्थ हैं, तो अपने पर्यवेक्षक से संपर्क करें। या जानकारी तैयार करने के लिए समय मांगें। किसी भी स्थिति में आपको अंकेक्षक को "मुझे नहीं पता" कहना चाहिए। यह आपकी क्षमता के बारे में अनिश्चितता पैदा कर सकता है।
चरण 8
बातचीत में, उदाहरण के लिए, उत्पादन से संबंधित विशिष्ट शब्दों का उपयोग न करने का प्रयास करें, जो लेखा परीक्षक से परिचित नहीं हो सकते हैं। या उन्हें तुरंत डीकोड करें।
चरण 9
शांत और मददगार बने रहें और सवालों के स्पष्ट जवाब दें। तब आप एक रचनात्मक संवाद का निर्माण करेंगे और भविष्य के लिए परोपकारी पारस्परिक रूप से लाभकारी संबंधों की नींव बनाएंगे।
