नियोक्ता कई तरीकों से अपने कर्मचारियों के अवकाश कार्यक्रम से परिचित हो सकता है। अक्सर, कार्मिक सेवाएं एक विशेष परिचित पत्र जारी करती हैं या दस्तावेज़ में ही अंतिम कॉलम भरती हैं।
किसी भी नियोक्ता की जिम्मेदारियों में से एक स्थानीय कृत्यों के साथ कर्मचारियों का समय पर परिचित होना है जो कंपनी में जारी किए जाते हैं और सीधे उनकी गतिविधियों से संबंधित होते हैं। इस दायित्व को पूरा करने में विफलता से प्रशासनिक दायित्व हो सकता है, साथ ही कर्मचारियों के साथ संबंधों में अतिरिक्त समस्याएं पैदा हो सकती हैं। यही कारण है कि उद्यमों के प्रबंधक और कार्मिक सेवाएं श्रमिकों को हस्ताक्षर के खिलाफ ऐसे दस्तावेजों से परिचित कराते हैं, जो श्रम कानून में भी निहित हैं। निर्दिष्ट प्रकार के स्थानीय कृत्यों में से एक कर्मचारी अवकाश कार्यक्रम है, जिसके लिए दो विधियों का उपयोग किया जा सकता है: एक अलग परिचित पत्र तैयार करना या सीधे शेड्यूल पर ही कर्मचारी हस्ताक्षर एकत्र करना।
एक कर्मचारी परिचित पत्र तैयार करना
एक परिचित पत्रक नामक एक अलग दस्तावेज़ बनाना कर्मचारियों को अवकाश कार्यक्रम के बारे में जानकारी संप्रेषित करने का एक सार्वभौमिक तरीका है। इस प्रकार की अधिसूचना अधिकांश संगठनों द्वारा उपयोग की जाती है, और परिचित पत्र का मुख्य कार्य कर्मचारियों से लिखित पुष्टि प्राप्त करना है कि उन्होंने दस्तावेज़ पढ़ा है। यही कारण है कि इस दस्तावेज़ को किसी भी रूप में तैयार किया जा सकता है, लेकिन इसमें संबंधित कैलेंडर वर्ष के लिए छुट्टी कार्यक्रम का विवरण, साथ ही कर्मचारियों के नाम और उनके व्यक्तिगत हस्ताक्षर एकत्र करने चाहिए। उपनाम और हस्ताक्षर आमतौर पर एक तालिका के रूप में रखे जाते हैं, जो स्थानीय कृत्यों से परिचित होने की प्रक्रिया के संगठन को सरल बनाता है।
अवकाश अनुसूची पर कर्मचारियों के हस्ताक्षर एकत्रित करना
कुछ मानव संसाधन विभाग इस दस्तावेज़ पर सीधे छुट्टी कार्यक्रम से परिचित होने के बारे में कर्मचारियों के हस्ताक्षर एकत्र करना पसंद करते हैं। छुट्टी अनुसूची का रूप एकीकृत है, हालांकि, कर्मचारी को सूचित करने के उद्देश्य से, इस दस्तावेज़ के अंतिम लावारिस कॉलम, जिसे "नोट" कहा जाता है, अक्सर उपयोग किया जाता है। चूंकि अनुसूची में प्रत्येक कर्मचारी के सभी डेटा, साथ ही इस स्थानीय अधिनियम में अगले कैलेंडर वर्ष में उसकी छुट्टी की शुरुआत और समाप्ति तिथियां पहले ही अलग-अलग पंक्तियों में विभाजित हो चुकी हैं, संबंधित के अंतिम कॉलम में व्यक्तिगत हस्ताक्षर लाइन स्वचालित रूप से इस तथ्य की पुष्टि करती है कि कर्मचारी दस्तावेज़ से परिचित है। सूचनाओं को संप्रेषित करने का यह तरीका कहीं भी निषिद्ध नहीं है, लेकिन इसका उपयोग अपेक्षाकृत कम ही किया जाता है।
