जब बहुत सारे दस्तावेज़ जमा हो जाते हैं, और वे एक ही ढेर में होते हैं, तो यह पता लगाना मुश्किल हो सकता है कि कौन किसको संदर्भित करता है। सही दस्तावेज़ ढूँढना और भी कठिन है। इस समस्या को हल करने के लिए, आपको अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। वर्णित विधि न केवल कागज पर दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के लिए उपयुक्त है, यह इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों पर काफी लागू है, निश्चित रूप से, मामूली मान्यताओं के साथ।
अनुदेश
चरण 1
अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करना आसान है, भले ही वे बहुत अधिक हों। उपलब्ध सभी दस्तावेजों के माध्यम से जाएं और उन श्रेणियों की सूची बनाएं जिनके द्वारा आप उन्हें क्रमबद्ध करेंगे। निर्धारित करें कि क्या इस सूची में उपश्रेणियाँ होंगी। उदाहरण के लिए, अनुबंधों की सामान्य श्रेणी में, सेवाओं के प्रावधान के लिए आपूर्ति के लिए अनुबंधों को अलग किया जा सकता है। आदेशों के बीच, कंपनी की गतिविधियों और कर्मियों के आदेशों से संबंधित सामान्य आदेशों को उजागर करें।
चरण दो
एक बार श्रेणियों की सूची पूरी हो जाने के बाद, निर्धारित करें कि आप दस्तावेज़ों को कैसे और कहाँ रखेंगे। कार्यालय की आपूर्ति (फ़ोल्डर, फ़ाइलें, रंगीन स्टिकर) खरीदने की लागत प्रबंधन के साथ सहमत हैं, क्योंकि दस्तावेजों को छांटना और वितरित करना अधिक सुखद है यदि आपको पुराने ढहते फ़ोल्डरों के साथ खिलवाड़ नहीं करना है।
चरण 3
आपके द्वारा संकलित सूची के अनुसार उपलब्ध दस्तावेजों को क्रमबद्ध करें। उन्हें अलग-अलग ढेर में रखें। यदि आवश्यक हो, तो उन पर पेंसिल से लिखें या स्टिकर चिपका दें (ताकि छँटाई प्रक्रिया के दौरान भ्रमित न हों)।
चरण 4
मूल्यांकन करें कि क्या एक श्रेणी (उपश्रेणी) के दस्तावेज़ फ़ोल्डर में फिट होंगे और उन्हें फ़ाइल करें। दस्तावेजों को उनकी तैयारी की तारीख के अनुसार व्यवस्थित करना बेहतर है। एक नियम के रूप में, रोज़मर्रा के काम में, दस्तावेज़ बनाए जाते ही दर्ज किए जाते हैं, सबसे हाल के दस्तावेज़ शीर्ष पर होते हैं। मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय, क्रम बदल जाता है (सबसे ऊपर सबसे पुराना दस्तावेज़ है, सबसे नीचे - निर्माण की तारीख तक नवीनतम)।
चरण 5
यदि आप एक ही फ़ोल्डर में अलग-अलग वर्षों के दस्तावेज़ दाखिल कर रहे हैं, तो रंगीन स्टिकर या बड़ी शीट के साथ एक वर्ष को दूसरे वर्ष से नेत्रहीन रूप से अलग करें। इस तरह के बुकमार्क भविष्य में वांछित दस्तावेज़ को ढूंढना बहुत आसान बनाते हैं।
चरण 6
अगले दस्तावेज़ के लिए एक अनुलग्नक बनाएं।
चरण 7
यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेजों के साथ सभी फ़ोल्डरों का एक रजिस्टर तैयार करें, जिसमें प्रत्येक फ़ोल्डर की सामग्री, इसके निर्माण की तारीख और रखरखाव की समाप्ति, भंडारण स्थान, और इसी तरह का संकेत हो। फ़ोल्डरों को व्यवस्थित करें ताकि उनका उपयोग करना सुविधाजनक हो और आपको एक टन बेकार कागज के माध्यम से उन्हें "तोड़ना" न पड़े।
