बैठक किसी भी प्रबंधन प्रक्रिया की एक पारंपरिक विशेषता है। इस व्यावसायिक बैठक का महत्व, प्रकृति, तकनीकी स्तर, अवधि बैठक के विशिष्ट लक्ष्यों और शर्तों के आधार पर भिन्न हो सकती है। इसी समय, इस घटना की दो मुख्य विशिष्ट विशेषताएं हैं: बैठक में एक या किसी अन्य समस्या या कार्य पर चर्चा की जाती है, और परिणाम एक निश्चित निर्णय होना चाहिए। एक सफल बैठक के लिए एक स्पष्ट संगठन की आवश्यकता होती है।
निर्देश
चरण 1
बैठक बुलाने और प्रतिभागियों के एक विशिष्ट समूह को इसमें आमंत्रित करने से पहले, बैठक का उद्देश्य तैयार करें। अपने लिए स्पष्ट करें: यह किस निर्णय के साथ समाप्त होना चाहिए। परिणाम एक निश्चित अवधि के लिए कार्य योजना का अनुमोदन, वास्तविक आदेश के मसौदे का विकास, नेटवर्क शेड्यूल तैयार करना आदि हो सकता है।
चरण 2
यदि किसी बैठक में कोई समस्या हल हो जाती है, तो व्यावसायिक बैठक के उद्देश्य के लिए प्रश्नों के उत्तर देने की आवश्यकता होगी: क्यों, क्यों और कैसे। एक अपरिवर्तनीय नियम है: सहमत होने से पहले, आपको इस बात पर सहमत होना चाहिए कि क्या चर्चा की जाएगी। यह हो सकता है कि आधिकारिक बैठक में भाग लेने वाले खुद को यह सोचते हुए पाते हैं कि घोषित समस्या मौजूद नहीं है। विशेष बैठकें - विचारों को उत्पन्न करने (विकसित करने) के लिए। वे तथाकथित "विचार-मंथन" का रूप ले सकते हैं। ऐसी प्रक्रिया के लिए सेटिंग के लिए एक गैर-मानक, रचनात्मक की आवश्यकता होती है।
चरण 3
बैठक की तैयारी में एक महत्वपूर्ण चरण एजेंडा तैयार करना है। एक बैठक बेकार और अनुत्पादक हो सकती है यदि इसके सूचनात्मक और समस्याग्रस्त घटक काम नहीं करते हैं। इसलिए, बातचीत के विषय की सेटिंग पर स्पष्ट रूप से विचार करें। तुलना करें: "खुदरा नेटवर्क में उत्पाद ए की बिक्री बढ़ाने का सवाल" और "खुदरा नेटवर्क में उत्पाद ए की बिक्री बढ़ाने के लिए कार्रवाई पर सहमति।" पहले मामले में, चर्चा सामान्य रिपोर्ट में बदल सकती है, दूसरे में - पीड़ादायक समस्याओं के समाधान में।
चरण 4
बैठक का स्थान भी महत्वपूर्ण है। एक सही मनोवैज्ञानिक अवलोकन है: यदि चर्चा किसी नेता के कार्यालय में होती है, तो किसी विशेष समस्या को हल करने का उसका विचार स्पष्ट रूप से प्रभावशाली और अधिक बेहतर हो सकता है। कोई अन्य कमरा (सम्मेलन कक्ष, विशाल कमरा) सबसे अच्छा विकल्प हो सकता है। याद रखें: आरामदायक संचार का क्षेत्र लगभग एक मीटर दूर है। जब भी संभव हो, कुर्सियाँ लगाते समय इस बात का ध्यान रखें। गोल या अंडाकार टेबल मीटिंग के लिए अच्छे होते हैं। विशिष्ट परिस्थितियों में पीछे हटना और भी अधिक उपयुक्त हो सकता है, लेकिन यह बहुत महंगा विकल्प है।
चरण 5
बैठक के समय की योजना सोच-समझकर बनाएं। लंच ब्रेक से पहले या कार्य दिवस के अंत में इसे नियुक्त करना तर्कहीन है।सुबह का समय बेहतर है। यदि आप एक लंबी बैठक की योजना बना रहे हैं, तो ब्रेक लें या कॉफी ब्रेक लें (हर घंटे 5-10 मिनट)। यदि आपको एक सूचनात्मक बैठक आयोजित करने की आवश्यकता है, तो एक क्लासिक बैठक के बिना एक विकल्प संभव है, अर्थात। कुर्सियों के बिना।
चरण 6
संगठन के कर्मचारियों को अनुशासित करता है और कॉर्पोरेट संस्कृति का हिस्सा बन जाता है बैठकों का एक स्पष्ट कार्यक्रम: उन्हें सप्ताह के एक नियमित दिन और एक निश्चित समय पर (उदाहरण के लिए, शुक्रवार की सुबह) आयोजित करने की सिफारिश की जाती है।
चरण 7
गंभीर बैठकों में अक्सर स्पष्टता की आवश्यकता होती है: तालिकाओं, आरेखों का प्रदर्शन, वीडियो सामग्री दिखाना। इन जरूरतों के लिए एक व्हाइटबोर्ड, फ्लिप चार्ट, स्क्रीन होना वांछनीय है।
